› So läuft ein Eventvideo ab
So läuft ein Eventvideo ab, von der Anfrage über den Dreh bis zur Auslieferung
Ein Eventvideo der MULTIMEDIAFABRIK entsteht in sieben klaren Phasen, von der Anfrage über den Verwertungs-Workshop und den Multi-Cam-Dreh am Event-Tag bis zur Auslieferung der Formate je Kanal. Weil ein Event keinen zweiten Versuch erlaubt, steht der Festpreis vor dem Dreh und die Aufzeichnung läuft auf den Hauptkanälen redundant.
Das Ziel: Dein Event-Team weiß vor dem Tag genau, wann die Crew anreist, wo die Kameras stehen, welche Kernmomente abgedeckt werden und wer einen Same-Day-Cut freigeben darf. So diskutierst du nicht am Vorabend noch über Setup-Details.
Die sieben Phasen im Überblick
| Phase | Inhalt | Zeitrahmen |
|---|---|---|
| 1. Anfrage & Verwertungs-Workshop | Ziele, Kanäle, Kernmomente und Format-Mix klären, wofür, für wen, wie lang | 2 bis 5 Tage nach Anfrage |
| 2. Festpreis-Angebot & Konzept | Drehkonzept, Shotlist, Crew- und Technik-Plan, DSGVO- und Drohnen-Check | innerhalb weniger Tage |
| 3. Pre-Production | Ablauf-Abstimmung mit der Eventregie, Location-Begehung bei Bedarf, Einwilligungs-Logistik | bis spätestens 1 Woche vor Event |
| 4. Dreh am Event-Tag | Multi-Cam-Einsatz, Interviews, B-Roll, redundante Aufzeichnung | Event-Dauer, Halbtag bis mehrtägig |
| 5. Same-Day-Cuts (optional) | erste vertikale Social-Cuts noch am Event-Abend | Event-Abend |
| 6. Post-Production | Schnitt, Grading, Sound, Untertitel, Korrekturschleifen | Aftermovie in der Regel binnen 1 bis 3 Wochen |
| 7. Auslieferung & Verwertung | Formate je Kanal, Archiv-Master, Übergabe der Nutzungsrechte | nach Freigabe |
Phase 1: Anfrage & Verwertungs-Workshop
Im Verwertungs-Workshop klären wir nicht zuerst die Technik, sondern den Zweck. Wofür brauchst du das Material, für welche Kanäle, in welcher Länge? Daraus leitet sich alles Weitere ab, denn ein Aftermovie für den Website-Header braucht ein anderes Setup als eine Recap-Serie fürs LinkedIn-Vertriebsteam.
| Wir klären | Du bringst mit | Wir liefern |
|---|---|---|
| Verwertungszweck | Kanäle, Zielgruppe, Verwendung | Empfehlung Format-Mix |
| Event-Eckdaten | Datum, Location, Programm, Bühnen-Anzahl | Drehplan-Vorschlag, Crew-Skalierung |
| Output-Tiefe | nur Aftermovie oder plus Cuts und Mitschnitt | Asset-Matrix mit Cuts pro Kanal |
| Same-Day-Bedarf | brauchst du Cuts am Abend | Plan für den Editor vor Ort |
Phase 2: Festpreis-Angebot & Konzept
Aus dem Workshop wird ein produktionsfähiges Konzept: Drehkonzept, Shotlist nach Verwertungszweck, Crew- und Technik-Plan sowie der DSGVO- und Drohnen-Check. Erst danach steht der verbindliche Festpreis, vor dem Dreh, ohne offene Kostenrechnung.
Phase 3: Pre-Production
Wir stimmen den Drehplan mit deiner Eventregie ab und legen fest, welche Kernmomente abgedeckt werden, Keynote, Award, Networking, Produkt-Reveal. Bei Bedarf begehen wir die Location vorab. Die Einwilligungs-Logistik planen wir gemeinsam, sichtbarer Hinweis am Eingang bei großen Events, schriftliche Einwilligung bei gezielten Interviews.
Phase 4: Dreh am Event-Tag
Der Drehtag ist der sichtbarste Teil. Crew und Equipment hängen vom Paket ab, mit 2, 3, 4 oder mehr Kameras je nach Event-Größe. Setup erfolgt vor dem Eintreffen der Gäste, Kameras werden so positioniert, dass die Sicht der Gäste nicht behindert wird.
| Drehtag-Punkt | Inhalt |
|---|---|
| Anreise & Setup | Kamera-Positionen, Audio-Abgriff vom Mischpult, Test-Aufnahmen vor Gäste-Eintreffen |
| Live-Aufnahme | Bühnen-Total, Halbtotal, Detail, B-Roll und Atmosphäre, redundant aufgezeichnet |
| O-Ton-Interviews | Speaker und Gäste in einer ruhigen Interview-Ecke mit Shure- und Bose-Mikrofonie |
| Drohnen-Establisher (optional) | DJI Inspire 2 für Location und Ankunft, nur bei geklärter Bewilligung |
| Same-Day-Editor (optional) | Schnitt vor Ort für erste Cuts am Abend |
Phase 5: Same-Day-Cuts (optional)
Mit Same-Day-Option sitzt ein Editor vor Ort und liefert erste vertikale Social-Cuts noch am Event-Abend, auf Basis der doppelt abgesicherten Aufzeichnung. So triffst du das organische Reichweiten-Fenster der ersten Stunden. Der cinematische Hauptfilm folgt nach regulärer Post-Production.
Phase 6: Post-Production
Nach dem Event beginnt die Asset-Produktion: Sichtung, Schnitt, Color-Grading, Sound-Design und Untertitel. Die ersten Cuts bekommst du als Web-Preview für dein Feedback. Die definierte Anzahl Korrekturschleifen ist im Festpreis enthalten. Der Aftermovie ist in der Regel binnen ein bis drei Wochen fertig, abhängig von Länge und Korrekturschleifen.
Phase 7: Auslieferung & Verwertung
Die Auslieferung ist mehr als Files zuschicken. Du bekommst eine strukturierte Asset-Bibliothek mit allen Cuts, Untertitel-Dateien in den gewünschten Sprachen und den Archiv-Master. Aus diesem Master ziehen wir später bei Bedarf weitere Cuts, etwa neue Recruiting-Clips oder Sales-Snippets.
| Liefergegenstand | Format |
|---|---|
| Cinematic Aftermovie | 16:9-Hero-Master, web-optimiert |
| Social-Cut-Serie | 8 bis 15 Cuts in 9:16, optional 1:1 |
| Bühnen-/Keynote-Mitschnitt | 16:9, für interne Nutzung und Archiv |
| Untertitel-Dateien | in den gewünschten Sprachen |
| Archiv-Master | für spätere Re-Cuts aus demselben Event |
Was du intern parallel organisierst
| Interne Linie | Wer | Zeitfenster |
|---|---|---|
| Event-Programm-Finale | Eventmanagement | 2 bis 4 Wochen vor Event |
| Cast- und Speaker-Briefing | Marketing und Eventmanagement | 1 bis 2 Wochen vor Event |
| Same-Day-Freigabe-Pfad | Marketing-Lead | 1 Woche vor Event |
| Distribution-Plan | Marketing-Team | direkt nach dem Drehtag |
Quick-Reference
- Sieben Phasen: Anfrage, Festpreis-Angebot, Pre-Production, Dreh, Same-Day-Cuts, Post-Production, Auslieferung
- Verwertungs-Workshop klärt zuerst den Zweck, dann die Technik
- Festpreis steht vor dem Dreh, redundante Aufzeichnung als Standard
- Same-Day-Cuts gehen am Event-Abend live
- Aftermovie in der Regel binnen 1 bis 3 Wochen
- Archiv-Master erlaubt spätere Re-Cuts aus demselben Event
Eventvideos-Guide 2026
- Format-Mix nach Verwertungszweck, wann Aftermovie, Bühnen-Mitschnitt und Social-Cuts welche Aufgabe lösen
- Multi-Cam-Checkliste, wie viele Kameras dein Event braucht und warum redundante Aufzeichnung Standard ist
- Same-Day-Social-Planung, wie du das Reichweiten-Fenster der ersten 48 Stunden triffst
- DSGVO bei Events, Einwilligung am Eingang, Interview-Releases und die richtige Logistik in der Pre-Production
- Drohnen-Recht im Alpenraum, wann ein legaler Überflug über Gästen eine Austro-Control-Bewilligung braucht
Das passt dazu
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Aus der Praxis
Wissen & Hintergrund
Häufige Fragen
- Was unterscheidet ein Eventvideo von einem Imagefilm?
- Wie viele Kameras braucht mein Event?
- Bekomme ich vertikale Cuts für Instagram, LinkedIn und TikTok?
- Kann ich noch am Event-Abend erste Clips bekommen?
- Dürft ihr mit der Drohne über die Gäste fliegen?
- Wie ist das mit der DSGVO und den Gästen im Bild?
- Was passiert, wenn eine Kamera ausfällt?
- Was kostet ein Eventvideo?
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