› Projektablauf
Von der Anfrage bis zum laufenden Betrieb: der Ablauf für deine Praxis in acht Schritten
Digital Signage für Ärzte und Praxen von MULTIMEDIAFABRIK (Herrschaftswiesen 1, 6842 Koblach, Vorarlberg) ist ein Projekt mit klarem Ablauf und kein offener Prozess: Das Komplettsystem aus Standortanalyse mit Lichtmessung, Festpreis-Angebot, Lieferung, Montage, Content-Einrichtung, Schulung und Wartungsvertrag kommt aus einer Hand, umgesetzt vom Inhouse-Team im Bodensee- und Alpenraum.
Diese Seite zeigt die acht Schritte in der Reihenfolge, in der sie passieren, je Schritt was passiert, wer beteiligt ist und was du vorbereiten solltest.
Der Ablauf auf einen Blick
| Schritt | Was passiert | Wer ist beteiligt |
|---|---|---|
| 1. Erstgespräch | Bedarf klären, Einsatzorte und Ziele durchgehen | du und dein fester Ansprechpartner |
| 2. Standortanalyse | Lichtmessung, Blickachsen, Strom- und Netzwerkwege vor Ort | Technik-Team, jemand mit Schlüssel und Raumkenntnis |
| 3. Festpreis-Angebot | benannter Leistungsumfang, keine offenen Posten | wer in der Praxis entscheidet |
| 4. Content-Konzept | Vorlagen im Design der Praxis, erster Inhalts-Plan | Gestaltung bei uns, Praxisleitung bei dir |
| 5. Lieferung und Montage | montieren, anschließen, ausrichten, in Betrieb nehmen | Monteur-Team, bei Bedarf Elektrik und IT |
| 6. Content-Management | Flächen anlegen, Zeitsteuerung und Rollen einrichten | Technik bei uns, Hauptverantwortliche bei dir |
| 7. Schulung | Bedienung an den echten Flächen üben | alle, die künftig pflegen |
| 8. Wartungsvertrag | Überwachung, Updates, feste Reaktionszeit | wir im Hintergrund, du im Vordergrund |
Dahinter steht ein Team von 48 Personen mit eigenen Studios. Technik und Inhalte liegen deshalb nicht bei zwei Firmen.
Schritt 1: Erstgespräch und Bedarfsklärung
Was passiert: Wir gehen durch, was du erreichen willst und wo: Einsatzorte, die Frage nach einem Aufrufsystem und die ehrliche Frage, wer die Inhalte später betreut. Das dauert meist weniger als eine halbe Stunde.
Wer ist beteiligt: Du und dein fester Ansprechpartner. Gibt es eine IT-Zuständigkeit im Haus, hilft es, wenn diese Person vom Projekt weiß.
Was du vorbereiten solltest: Eine grobe Vorstellung von Anzahl und Orten, ein paar Handyfotos und die Antwort darauf, welches Problem zuerst gelöst werden soll. Meist ist das die Entlastung der Anmeldung.
Schritt 2: Standortanalyse mit Lichtmessung vor Ort
Was passiert: Das ist der wichtigste Schritt, weil er die Geräteklasse bestimmt. Wir messen das Umgebungslicht zu typischen Zeiten, prüfen die Blickachsen, sehen uns Wandaufbau und Tragfähigkeit an und klären die Wege für Strom und Netzwerk. Daraus ergibt sich, ob Indoor 320 cd/m² reicht, ob es High-Bright 500 cd/m² braucht oder ob im Freien die Outdoor-Klasse mit 2.500 cd/m² nötig ist.
Wer ist beteiligt: Unser Technik-Team und jemand von dir, der die Räume kennt und Türen öffnen kann.
Was du vorbereiten solltest: Zugang zu allen Räumen, möglichst ohne Publikumsverkehr, Hinweise auf Leitungen und falls vorhanden Grundrisse. Wird ohnehin umgebaut, sind Leerrohre jetzt einfacher als eine Kernbohrung später.
Schritt 3: Festpreis-Angebot
Was passiert: Du bekommst ein Festpreis-Angebot mit klar benanntem Leistungsumfang: welches Gerät in welcher Klasse an welchen Ort kommt, welche Halterungen und Terminals dazugehören und wie der Wartungsvertrag aussieht. Auch was nicht enthalten ist, steht benannt drin.
Wer ist beteiligt: Auf deiner Seite die Person, die entscheidet. In Gemeinschaftspraxen planen wir Abstimmungsrunden mehrerer Gesellschafter von Anfang an ein.
Was du vorbereiten solltest: Klarheit darüber, wer unterschreibt und welche interne Abstimmung nötig ist. Die Preislogik erklärt die Seite Kosten in der Praxis.
Schritt 4: Content-Konzept und Vorlagen
Was passiert: Wir bauen die Vorlagen im Design deiner Praxis: Farben, Schrift, Logo, Bildsprache, dazu die Grundstruktur des Loops und den ersten Inhalts-Plan fürs Jahr. Fehlen Fotos oder Bewegtbild, produzieren wir sie im eigenen Haus.
Wer ist beteiligt: Unsere Gestaltung und die Praxisleitung, weil fachliche Inhalte von dir kommen und freigegeben werden.
Was du vorbereiten solltest: Logo, Farbvorgaben, Fotos, Öffnungs- und Urlaubszeiten und die ersten Themen als Stichwortliste. Je früher das kommt, desto sicherer läuft die Fläche am Montagetag nicht leer. Was sich bewährt hat, steht auf der Seite Inhalts-Plan für die Praxis.
Schritt 5: Lieferung und Montage
Was passiert: Am vereinbarten Termin liefern und montieren wir: Halterung oder Stele, Verkabelung, Anschluss an Strom und Netzwerk, Ausrichtung des Bildes, Einstellung der Helligkeit, bei Außenflächen die Nachtabsenkung. Am Ende läuft die Fläche mit echten Inhalten, nicht mit einem Testbild.
Wer ist beteiligt: Unser Monteur-Team, bei Bedarf ein Elektriker und deine IT, wenn das Netzwerk eine Freigabe braucht.
Was du vorbereiten solltest: Freien Zugang zur Montagestelle und ein Zeitfenster außerhalb der Ordinationszeiten. Ist das Netzwerk gesichert, brauchen wir die Zugangsdaten am Termin.
Schritt 6: Einrichtung des Content-Managements
Was passiert: Alle Flächen werden angelegt, die Programme zugeordnet, die Zeitsteuerung hinterlegt und die Rollen gesetzt: wer darf ändern, wer gibt frei. Wiederkehrende Anlässe wie Urlaub oder Feiertagsdienste bereiten wir mit vor.
Wer ist beteiligt: Unsere Technik und die Person bei dir, die künftig hauptverantwortlich pflegt.
Was du vorbereiten solltest: Eine Entscheidung darüber, wer welche Rechte bekommt, und eine Liste der wiederkehrenden Termine im Praxisjahr.
Schritt 7: Schulung des Praxisteams
Was passiert: Wir zeigen die Bedienung im Browser an deinen echten Flächen: Inhalt tauschen, Zeitraum setzen, Vertretung einschalten, Status prüfen. Am Ende hat jede Person einmal selbst etwas geändert.
Wer ist beteiligt: Alle, die künftig pflegen, mindestens zwei Personen, damit bei Urlaub oder Personalwechsel nichts liegen bleibt.
Was du vorbereiten solltest: Nimm eine Person mehr mit, als du für nötig hältst, und leg die Schulung in eine ruhige Zeit. Eine konzentrierte halbe Stunde bringt mehr als zwei Stunden zwischen Tür und Angel.
Schritt 8: Wartungsvertrag und laufender Betrieb
Was passiert: Ab jetzt arbeitet das System, und wir arbeiten im Hintergrund. Die Flächen werden aus der Ferne überwacht, Updates laufen mit, im Störfall gilt eine feste Reaktionszeit. Auf Wunsch übernehmen wir die Inhalts-Pflege, du meldest nur die Anlässe.
Wer ist beteiligt: Unser Support-Team und deine Hauptverantwortliche in der Praxis.
Was du vorbereiten solltest: Zwei Gewohnheiten. Einen festen Rhythmus, in dem jemand die Inhalte ansieht, etwa monatlich. Und einen kurzen Draht zu uns, wenn etwas auffällt.
Zeitliche Orientierung ohne Versprechen
Wie lange ein Projekt dauert, hängt an drei Dingen: Verfügbarkeit der Geräte, Aufwand der Montage und Zulieferung deiner Inhalte. Verbindlich wird der Zeitrahmen im Angebot.
| Projekttyp | Was den Takt bestimmt |
|---|---|
| eine Fläche im Wartezimmer, Wand vorhanden | Gerätelieferung und ein Montagetermin |
| mehrere Flächen in einer Praxis | ein gemeinsamer Montagetag, Kabelwege vorher klären |
| Aufrufsystem mit Ticket-Terminal | Einrichtung der Aufruflogik und die Schulung am Ablauf |
| Leitsystem mit digitalen Türschildern | Anzahl der Türen und die Leitungsführung im Gang |
| Außenstele | Fundament, Verankerung und Elektro-Zuleitung sind der längste Posten |
| fixer Termin, etwa eine Eröffnung | Rückwärtsplanung mit Puffer, frühe Entscheidung nötig |
Der ehrlichste Rat: Wer früh entscheidet und Inhalte früh liefert, hat am Eröffnungstag eine laufende Fläche.
Häufige Fragen
Muss die Praxis für die Montage schließen?
Nein. Wir legen den Termin in ordinationsfreie Zeiten, je nach Praxis in den späten Nachmittag, einen sprechstundenfreien Vormittag oder einen Samstag. Bei Kernbohrungen planen wir Staubschutz und Reinigung mit ein, damit der Betrieb am nächsten Tag normal weiterläuft.
Wie lange dauert die Schulung des Praxisteams?
Für eine Fläche im Wartezimmer reicht meist eine gute halbe Stunde, weil die Bedienung im Browser läuft und mit Vorlagen arbeitet. Kommen Aufrufsystem oder Leitsystem dazu, üben wir den Ablauf im Betrieb mit. Eine Nachschulung für neue Kolleginnen und Kollegen gehört zur Betreuung.
Was passiert, wenn später eine Fläche dazukommt?
Sie wird ergänzt, nicht neu aufgesetzt. Wir prüfen den Ort mit derselben Lichtmessung und hängen die Fläche in vorhandene Programme und Rollen ein. Welche Ausbaustufe zu welchem Praxistyp passt, zeigt die Seite Praxistypen im Vergleich.
Kurz zusammengefasst
- Die Standortanalyse mit Lichtmessung bestimmt die Geräteklasse und ist der wichtigste Schritt.
- Deine wichtigste Zulieferung sind Logo, Design und erste Inhalte, möglichst früh.
- Bei der Schulung sollten mindestens zwei Personen dabei sein.
Zurück zur Übersicht: Digital Signage für Ärzte und Praxen.
Der Praxis-Guide für Digital Signage
- Aufruf ohne Namen: laufende Nummer plus Zimmer statt Klarnamen im Wartebereich
- Zonen mit eigenem Job: Wartezimmer, Empfang, Gang, Eingang und Außenbereich
- Geräteklasse nach Lichtmessung statt Fernseher, der im Sommer abschaltet
- Kauf statt Miete: die Anlage gehört der Praxis, Betrieb über getrennten Wartungsvertrag
Das passt dazu
Im Detail
Aus der Praxis
Wissen & Hintergrund
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir hören zu, denken mit und zeigen dir, was für dein Vorhaben wirklich Sinn ergibt.