Anwendungsfall

Verein: Fotos, Protokolle und Satzung in einer Sammlung für alle Mitglieder

Zwei Mitarbeitende sehen sich gemeinsam ein Video auf einem Laptop an

Ein Musikverein mit 70 aktiven Mitgliedern sammelt jedes Jahr Hunderte Fotos, dazu Protokolle, Programme und die Satzung. In der Streaming KI APP der MULTIMEDIAFABRIK liegt das alles an einem Ort, und die Mitglieder bekommen einen Link statt einer Mail mit sieben Anhängen.

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Ausgangslage

Ein typischer Ablauf, kein Kundenzitat: Die Fotos vom Frühjahrskonzert liegen auf dem Handy des Schriftführers, die vom Sommerfest in einem Ordner der Obfrau, die von der Ausrückung bei der Prozession in einer Chatgruppe. Das Protokoll der Hauptversammlung ging als Anhang an alle Mitglieder. Die Satzung hat der Kassier, in einer Fassung, von der niemand sicher weiß, ob die Änderung von vor zwei Jahren schon drin ist.

Bei jedem Wechsel im Vorstand wird es schlimmer. Wer aufhört, nimmt seine Ordner mit, meist ohne Absicht. Nach zehn Jahren fehlen die Fotos vom Jubiläum.

Wie der Verein die Streaming KI APP nutzt

Was	Ablage	Weitergabe
Fotos	Bilddatenbank mit Schlagwörtern nach Anlass und Jahr	Sammlung je Anlass, Download an
Satzung und Beitragsordnung (PDF)	eine Datei mit festem Link, Änderungen als neue Fassung	Link auf der Vereinsseite
Protokolle (PDF)	eine Datei je Versammlung	Sammlung “Protokolle” mit eigenem Link, nur an Mitglieder verschickt
Programme (PDF)	eine Datei je Konzert	Sammlung zum Anlass
Mitschnitte (Video)	kurze Videos vom Konzert	eingebettet auf der Vereinsseite
Anmeldeseite fürs Konzertessen	Webseiten-Link	in der Sammlung zum Anlass
Sponsorenmappe (PDF)	eine Datei, jährlich neue Fassung	Link an Sponsoren

Die Satzung ist das beste Beispiel für den festen Link. Beschließt die Hauptversammlung eine Änderung, lädt der Schriftführer die neue Fassung hoch. Der Link auf der Vereinsseite bleibt, und die alte Fassung steht im Verlauf.

Marketing-Mitarbeiter sucht Bilder in der Bilddatenbank der Streaming KI APP an einem hellen Arbeitsplatz

Die Sammlung zum Frühjahrskonzert

In die Sammlung kommen das Programm als PDF, zwölf Fotos vom Vorjahr, ein kurzer Mitschnitt und der Link zur Anmeldeseite fürs Konzertessen. Die Obfrau verschickt einen einzigen Link an die Mitglieder und an die Gemeindezeitung. Nach dem Konzert kommen die neuen Fotos dazu.

Was sich ändert

Vorher	Mit der Streaming KI APP
Fotos auf Handys und in Chatgruppen	eine Bilddatenbank für den Verein
Satzung in unklarer Fassung	eine Datei, Änderungen als neue Fassung
Unterlagen gehen beim Vorstandswechsel verloren	die Bibliothek bleibt beim Verein
Mail mit vielen Anhängen	ein Link je Anlass

Ein Verein ohne Videos oder mit wenigen Mitschnitten liegt in der kleinsten Stufe. Sie deckt bis 1.000 Fotos, PDFs und Webseiten-Links ab.

Aufgefächerte Prospekte, Preislisten und Datenblätter als gedruckte Stapel auf einem Holztisch im Büro

Grenzen

Eine Mitgliederverwaltung mit Beiträgen und Adressen ist die Streaming KI APP nicht. Sammlungen sind über ihren Link erreichbar. Wer den Link weitergibt, gibt den Inhalt weiter, deshalb gehören sensible Unterlagen in eigene Sammlungen mit eigenem Link.

Teste es mit dem nächsten Anlass

Leg im Test eine Sammlung für das nächste Fest an, mit Programm, Fotos vom Vorjahr und Anmeldeseite, und schick den Link an den Vorstand.

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