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Vertiefung

So läuft ein Empfangsassistent-Projekt ab, von der Bedarfsanalyse bis zum laufenden Wartungsvertrag

Empfangsmitarbeiterin im Hintergrund wird durch den digitalen Portier entlastet

Ein digitaler Portier (Empfangsassistent) der MULTIMEDIAFABRIK entsteht in klar getrennten Phasen: Bedarfsanalyse vor Ort, Konzept und Festpreis-Angebot, Hardware-Beschaffung, Software und Content, Integration und Test, Montage und Schulung, dann der laufende Wartungsvertrag. Jede Phase liegt in einer Hand; von der Anfrage bis zum Go-live vergehen je nach Komplexität typisch sechs bis zehn Wochen.

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Auf dieser Seite siehst du Phase für Phase, was passiert, wer beteiligt ist und welcher Richtwert für die Dauer gilt, damit du das Projekt von Anfang an planen kannst.

Die sieben Phasen im Überblick

Phase	Inhalt	Dauer (Richtwert)
1: Bedarfsanalyse	Vor-Ort-Termin, Besucherströme, Randzeiten, Integrations-Bedarf, Barrierefreiheits-Anforderung	1 Woche
2: Konzept & Angebot	Bauform, Funktionsumfang, Systemarchitektur, Festpreis-Angebot über den Funnel	1 bis 2 Wochen
3: Hardware & Beschaffung	Display, Peripherie, Gehäuse, Vorkonfiguration im Haus	2 bis 4 Wochen
4: Software & Content	Touch-Oberfläche, Branding, Wayfinding-Grafik, Begrüßungs-Bewegtbild	2 bis 3 Wochen (parallel)
5: Integration & Test	Anbindung Telefon, Kalender, PMS und Zutritt, End-to-End-Test	1 Woche
6: Montage & Schulung	Befestigung, Anschluss, Funktionstest, Team-Einweisung, Übergabe	2 bis 3 Tage
7: Betrieb & Wartung	Fernwartung, Updates, SLA mit 24-Stunden-Reaktion bei Störung	laufend

Phase 1: Bedarfsanalyse vor Ort

Am Anfang steht kein Datenblatt, sondern ein Termin bei dir. Wir schauen uns die Besucherströme an, identifizieren die Randzeiten ohne Personal, klären den Integrations-Bedarf (Telefonanlage, Kalender, Zutritt, Hotel-PMS) und prüfen die Barrierefreiheits-Anforderung. Erst danach steht fest, ob das Terminal die Rezeption ergänzt, teilweise oder vollständig ersetzt.

Eleganter digitaler Empfangs-Terminal als Touch-Stele in einer hellen Hotel-Lobby im Alpenraum

Phase 2: Konzept und Festpreis-Angebot

Aus der Analyse wird ein Konzept: Bauform, Funktionsumfang, Systemarchitektur und Integrationen. Daraus entsteht das verbindliche Festpreis-Angebot über die Anfrage, kein Tageshonorar-Risiko, sondern ein klarer Umfang.

Preis berechnen

Phase 3 und 4: Hardware, Software und Content parallel

Während die Hardware beschafft und im Haus vorkonfiguriert wird, entstehen parallel die Touch-Oberfläche, das Branding, die Wayfinding-Grafik und das Begrüßungs-Bewegtbild aus der hauseigenen Digitalagentur. Das spart Zeit, weil die Phasen nicht hintereinander laufen müssen.

Besucherin tippt auf den digitalen Empfangs-Terminal und nutzt die Touch-Oberfläche

Phase 5: Integration und Test

Vor der Montage binden wir das Terminal an deine Systeme an: Telefonanlage für den Ansprechpartner-Anruf, Kalender für den Termin-Abgleich, Hotel-PMS für den Self-Check-in, Zutrittskontrolle für Schranke und Tür. Ein End-to-End-Test stellt sicher, dass die Kette von der Anmeldung bis zum Türöffner funktioniert, auch der Offline-Fallback bei Netzausfall.

Phase 6: Montage und Schulung

Die Montage selbst dauert nur wenige Tage: Befestigung, Strom- und Datenanschluss, Funktionstest und die Einweisung deines Teams in die Inhaltspflege. Du bekommst eine Übergabe-Dokumentation, damit das Wissen nicht an einer Person hängt.

Moderne helle Empfangs- und Lobby-Situation eines Verwaltungsgebäudes im Bodenseeraum

Phase 7: Betrieb und Wartung

Nach dem Go-live übernimmt die MULTIMEDIAFABRIK die technische Wartung: Fernwartung, Software-Updates, Ersatzteil-Verfügbarkeit und ein SLA mit 24-Stunden-Reaktion bei Störung. Viele Probleme lösen wir per Fernwartung sofort, ohne dass jemand anreisen muss. Technik-Standort ist Koblach.

Was du in jeder Phase beisteuerst

Phase	Was wir brauchen
Bedarfsanalyse	Zugang zum Empfang, Ansprechpartner für IT und Facility
Konzept	Freigabe von Bauform, Funktionsumfang und Budget-Rahmen
Software & Content	Logo, Corporate Design, Begrüßungs-Inhalte, Sprachenwunsch
Integration	Zugangsdaten und Ansprechpartner für Telefon, Kalender, PMS, Zutritt
Montage	Bauseitiger Strom- und Datenanschluss, Zeitfenster für die Einweisung
Betrieb	benannte Person für die Inhaltspflege im zentralen Management

Detailaufnahme des hochwertigen Stelen- und Display-Designs eines Empfangs-Terminals

Quick-Reference

Sieben Phasen von der Bedarfsanalyse bis zum laufenden Wartungsvertrag, alle aus einer Hand
Gesamtdauer von der Anfrage bis zum Go-live je nach Komplexität typisch sechs bis zehn Wochen
Hardware und Content laufen parallel, das verkürzt die Projektzeit
Integration und End-to-End-Test vor der Montage, inklusive Offline-Fallback
Montage und Schulung in zwei bis drei Tagen, mit Übergabe-Dokumentation
Laufender Betrieb mit Fernwartung, Updates und 24-Stunden-Reaktion bei Störung

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