Der typische Ausgangszustand sieht überall gleich aus: Videos auf einem Videoportal, Fotos in einem Cloud-Speicher, Prospekte per Dateiversand mit Links, die nach wenigen Tagen ablaufen. Niemand weiß, welche Fassung gilt, und jede Anfrage nach dem aktuellen Prospekt kostet Suchzeit.

Besonders wirksam ist das dort, wo Dritte Material abholen: Journalisten, Partnerbetriebe, Wiederverkäufer oder Mitgliedsbetriebe einer Destination bekommen eine Sammlungsseite statt eines Anhangs. Ändert sich der Prospekt, ändert sich die Datei hinter demselben Link, ohne dass jemand nachfassen muss.

Für Videos greift zusätzlich die Versionslogik: Eine neue Schnittfassung ersetzt die alte, ohne dass sich der Link oder der Einbettungscode ändert, und die vorherige Fassung bleibt nachvollziehbar. Bei Prospekten funktioniert derselbe Mechanismus, was besonders bei Preislisten und Saisonzeiten hilft.

Aus derselben Produktion entstehen so mehrere Verwendungen: der Film, die Standbilder daraus und das Prospekt zum Thema, alle unter einer Struktur und mit einer eindeutig gültigen Fassung.

Wie eine gemeinsame Mediathek aufgebaut wird, zeigt der Use Case Mediathek für Video, Bild und PDF. Für Freigabeschleifen mit Kunden passt Videofreigabe mit Kunden, für Verbände die Seite Für Tourismusverbände. Wer die Inhalte auch am Bildschirm im Haus ausspielt, findet den Anschluss in der Medientechnik für Hotels. Den Überblick gibt der Videohosting-Hub.