› So läuft die Einführung ab
So läuft die Einführung der CRM APP ab: von der Bedarfsklärung bis zum laufenden Betrieb
Die Einführung der CRM APP der MULTIMEDIAFABRIK läuft in vier Schritten ab: Bedarfsklärung, Aufbau und Datenmodell, Pilotgruppe und Schulung, Betrieb und Nachjustierung. Die MULTIMEDIAFABRIK übernimmt dabei die gesamte Umsetzung, sie klärt den Bedarf, baut die Verkaufs-Strecke, migriert deine Daten und schult dein Team, während die Plattform im Hintergrund die Technik liefert.
Eine CRM-Einführung ist bewusst kein reines IT-Projekt. Der längste Teil ist nicht die technische Einrichtung, sondern die Entscheidung, wie dein Team arbeiten will: welche Stufen die Verkaufs-Strecke braucht, wer welche Felder ausfüllt und wann eine Verkaufschance weiterwandert. Genau dafür sind die vier Schritte da.
Die vier Schritte im Überblick
| Schritt | Ziel | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1: Bedarfsklärung | Ausgangslage, Datenlage und wichtigsten Anlass klären | klares Bild und ein Festpreis-Angebot |
| 2: Aufbau und Datenmodell | Verkaufs-Strecke, Felder, Rollen und Ansichten bauen, Daten migrieren | ein System, das nach deinem Betrieb aussieht, mit geprüften Daten |
| 3: Pilotgruppe und Schulung | eine kleine Gruppe startet, danach das ganze Team in kurzen Einheiten | das Team arbeitet im System, nicht daneben |
| 4: Betrieb und Nachjustierung | Nachjustierung nach rund vier Wochen, danach laufender Betrieb | ein CRM, das auch im nächsten Jahr noch benutzt wird |
Schritt 1: Bedarfsklärung
Am Anfang steht ein kurzes Gespräch, kein langer Fragebogen. Die MULTIMEDIAFABRIK klärt, wie dein Betrieb heute mit Anfragen und Bestandskunden umgeht und wo der Schmerz am größten ist.
| Geklärt wird | Warum es zählt |
|---|---|
| Anzahl der Personen im Kundenkontakt | bestimmt Zuschnitt und Rollen des Systems |
| Wo die Kundendaten heute liegen | Excel, Outlook, Altsystem oder mehreres davon, Grundlage für die Datenmigration |
| Wichtigster Anlass | die Einführung startet dort, wo der Nutzen am schnellsten spürbar ist |
| Gewünschter Starttermin | bestimmt die Reihenfolge der folgenden Schritte |
Das Ergebnis dieser Phase ist ein klares Bild des Projekts, die Grundlage für das Festpreis-Angebot. Details zur Preis-Logik stehen auf der Seite Was die CRM APP kostet.
Schritt 2: Aufbau und Datenmodell
Im zweiten Schritt entsteht das System selbst: Verkaufs-Strecke, Felder, Rollen und Ansichten werden nach dem Ablauf deines Betriebs gebaut, nicht nach einem Standard aus dem Software-Handbuch. Parallel läuft die Prozessaufnahme: wie eine Anfrage heute hereinkommt, wer sie annimmt und was danach passiert.
| Baustein | Was festgelegt wird |
|---|---|
| Prozessaufnahme | der tatsächliche Ablauf einer Anfrage in deinem Betrieb, von der ersten Meldung bis zum Auftrag |
| Verkaufs-Strecke | die Stufen, die dein Betrieb wirklich durchläuft |
| Felder und Rollen | wenige, saubere Pflichtfelder, dazu wer sieht was und wer darf ändern |
| Ansichten | Tabelle für die Übersicht, Kanban-Tafel für die Verkaufs-Strecke, Filter je Person |
Gleichzeitig läuft die Datenmigration: Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dublettenprüfung, ein Testimport mit Stichprobe und danach der Hauptimport. Erst nach deiner Abnahme arbeitet das Team im neuen System. Wie das im Detail läuft, steht auf der Seite Deine Daten kommen mit.
Schritt 3: Pilotgruppe und Schulung
Statt das ganze Team auf einmal umzustellen, startet zuerst eine Pilotgruppe von zwei bis drei Personen. So zeigt sich früh, was im Datenmodell noch fehlt, bevor alle damit arbeiten sollen.
| In der Pilotgruppe | Ergebnis |
|---|---|
| Erste Anfragen im Alltag bearbeiten | zeigt, ob die Verkaufs-Strecke wirklich zum Betrieb passt |
| Feedback sammeln | fließt direkt in die Feinjustierung vor der breiten Schulung |
| Spielregeln testen | wer legt einen Kontakt an, wann wandert eine Verkaufschance weiter |
| Interne Fürsprecher gewinnen | die Pilotgruppe erklärt dem restlichen Team später selbst, wie es läuft |
Danach folgen kurze Schulungseinheiten am echten Datenbestand statt eines langen Tages mit Beispieldaten. Warum genau dieser Schritt über Erfolg und Abbruch entscheidet, steht auf der Seite Damit es nach vier Wochen noch benutzt wird.
Schritt 4: Betrieb und Nachjustierung
Nach dem Start beginnt der eigentlich entscheidende Teil: ob das System benutzt wird. Nach rund vier Wochen prüfen wir gemeinsam, was im Alltag funktioniert und was noch angepasst werden muss.
| Baustein | Inhalt |
|---|---|
| Nachjustierung | nach rund vier Wochen prüfen wir, was benutzt wird und was gestrichen gehört |
| Betrieb und Updates | Hosting, Sicherungen und Aktualisierungen der Plattform laufen bei der MULTIMEDIAFABRIK |
| Ansprechpartner | ein fester Mensch in der Region statt einer Support-Warteschleife |
| Laufende Betreuung | Anpassungen am Datenmodell, wenn sich dein Betrieb weiterentwickelt |
Die Rolle der MULTIMEDIAFABRIK
Die Plattform liefert die Technik, die MULTIMEDIAFABRIK liefert Aufbau, Datenmigration, Schulung, Betrieb und Betreuung. Wir bleiben auch nach dem Start dein fester Ansprechpartner in der Region.
| Leistung | Was die MULTIMEDIAFABRIK übernimmt |
|---|---|
| Analyse | Prozessaufnahme, Zieldefinition, Klärung der Grenzen zu Buchhaltung und Warenwirtschaft |
| Aufbau | Verkaufs-Strecke, Felder, Rollen, Ansichten und Spielregeln |
| Datenmigration | Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dublettenprüfung, Testimport, Hauptimport, Abnahme |
| Schulung | kurze Einheiten am echten Datenbestand, zuerst mit einer Pilotgruppe |
| Betrieb | Hosting in Europa, Sicherungen und Aktualisierungen der Plattform |
| Betreuung | Nachjustierung nach rund vier Wochen, danach fester Ansprechpartner |
Wie lange das dauert
Die genaue Dauer hängt vor allem an der Menge und dem Zustand deiner Daten und an der Anzahl der Verkaufs-Strecken, die im ersten Schritt aufgebaut werden sollen. Der längste Teil ist dabei nicht die Technik, sondern die Prozessaufnahme: die Entscheidung, wie dein Team wirklich arbeiten will. Was dein Team dabei selbst beisteuern muss und was die MULTIMEDIAFABRIK übernimmt, klärt sich verbindlich in der Bedarfsklärung.
Quick-Reference
- Vier Schritte: Bedarfsklärung, Aufbau und Datenmodell, Pilotgruppe und Schulung, Betrieb und Nachjustierung
- Kein reines IT-Projekt: der längste Teil ist die Prozessaufnahme, nicht die technische Einrichtung
- Die MULTIMEDIAFABRIK übernimmt Analyse, Aufbau, Datenmigration, Schulung, Betrieb und Betreuung
- Eine Pilotgruppe startet zuerst, bevor das ganze Team geschult wird
- Nach rund vier Wochen folgt eine feste Nachjustierung
- Am Ende der Bedarfsklärung steht ein Festpreis-Angebot
Inline-FAQ Ablauf
Wie startet ein Projekt? Mit einer kurzen Bedarfsklärung, in der Personenzahl, Datenlage und wichtigster Anlass geklärt werden. Danach folgen Aufbau und Datenmodell, Pilotgruppe mit Schulung und der laufende Betrieb mit Nachjustierung.
Ist das ein IT-Projekt? Nur zum Teil. Der längste Abschnitt ist die Prozessaufnahme, also die Entscheidung, wie dein Team arbeiten will. Die technische Einrichtung folgt danach.
Warum startet zuerst eine Pilotgruppe? Weil sich so früh zeigt, was im Datenmodell noch fehlt, bevor das ganze Team damit arbeiten soll. Die Pilotgruppe testet die Verkaufs-Strecke im Alltag und wird später zum internen Fürsprecher.
Was übernimmt die MULTIMEDIAFABRIK? Analyse, Aufbau, Datenmigration, Schulung, Betrieb und laufende Betreuung. Die MULTIMEDIAFABRIK bleibt auch danach dein fester Ansprechpartner.
Was passiert mit unseren alten Daten? Sie werden geprüft, entdoppelt und nach deiner Abnahme übernommen. Details stehen auf der Seite Deine Daten kommen mit.
Wie kommen wir zum Preis? Am Ende der Bedarfsklärung steht ein Festpreis-Angebot, abgestimmt auf Anzahl der Verkaufs-Strecken, Datenlage und Schulungsumfang. Details auf der Seite Was die CRM APP kostet.
Das passt dazu
ProduktProduktseite crm-appAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was die CRM APP kostetEin Abo je Unternehmen statt je Nutzerkopf, dazu ein einmaliges Einrichtungspaket. Was den Umfang treibt und was nicht extra kostet.
- Was die CRM APP kannKontakte und Firmen, Verkaufs-Strecke mit eigenen Stufen, Aufgaben und Wiedervorlagen, Ansichten, Auswertungen, Rollen und Feldrechte.
- Deine Daten kommen mitAus Excel, Outlook und dem Altsystem wird eine saubere Kundenakte: Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dubletten, Testimport, Abnahme.
- Schulung und BetreuungDamit das CRM nach vier Wochen noch benutzt wird: Pilotgruppe, kurze Schulungen, klare Spielregeln, Nachjustierung, fester Ansprechpartner.
- Datenschutz und DatenhoheitKundendaten in Europa gehostet, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen und Rechten, Löschfristen, Auskunftsrecht und vollständigem Export.
- Alles hängt zusammenAnfragen aus der Funnel APP und von Website-Formularen hinein, AGENDI-Protokolle am Kontakt, Empfänger-Listen für die Newsletter APP hinaus.
- CRM für kleine UnternehmenAb wann sich ein CRM für einen kleinen Betrieb rechnet, was er wirklich braucht und warum die großen Systeme im Mittelstand kippen.
Aus der Praxis
- Vertriebs-BeschleunigungDie Anfrage steht in der Verkaufs-Strecke, bevor jemand das Postfach öffnet. Warum die erste Stunde nach einer Anfrage den Unterschied macht.
- Nachfolge und WissenssicherungDas Kundenwissen des Seniors wandert ins System, bevor er geht. Der stärkste Auslöser für ein CRM in Familienbetrieben im Alpenraum.
- KundenbindungWiedervorlage-Rhythmus für Bestandskunden, Serviceintervalle und geplante Anlässe statt Zufall. Der teuerste Kunde ist der vergessene.
- DSGVO und DatenhoheitKundendaten in Europa, Auskunfts- und Löschanfragen am Datensatz beantwortet statt in drei Ablagen zusammengesucht.
- Interne KommunikationUrlaubsvertretung und Übergabe ohne Rückfragen, weil der Stand am Kontakt steht und nicht im Kopf einer einzelnen Person.
- MesseerfolgMessekontakte am Stand direkt erfassen und am Montag in einer geplanten Nachfass-Strecke haben, statt in einem Stapel Visitenkarten.
Wissen & Hintergrund
- Warum CRM-Einführungen scheiternDie sieben typischen Fehler, die Abbruch- und Wechselzahlen und warum die Software fast nie die Ursache ist. Mit Vergleichstabelle.
- Vom Excel zur KundenakteWie aus drei Excel-Listen, zwei Postfächern und einem Notizbuch eine saubere Kundenakte wird, und was mit Karteileichen passiert.
- Von der Anfrage bis zum KundenDer Weg einer Anfrage durch Funnel APP, CRM APP, Gespräch mit AGENDI-Protokoll und Newsletter APP, ohne Bruch zwischen den Systemen.
Häufige Fragen
- Was ist die CRM APP und für welche Betriebe lohnt sie sich?Die CRM APP ist ein CRM, das die MULTIMEDIAFABRIK aufbaut, befüllt, schult und betreut. Dankbar ab drei Personen im Kundenkontakt.
- Wir arbeiten mit Excel und Outlook. Reicht das nicht?Sobald Kundeninfos in mehreren Listen und Postfächern liegen und Nachfassen vom Gedächtnis abhängt, kostet die Behelfslösung mehr als sie spart.
- Was kann die CRM APP konkret, und was bewusst nicht?Kontakte, Verkaufs-Strecke, Aufgaben, Auswertungen und Rechte ja. Buchhaltung, Warenwirtschaft und Massenversand bewusst nein.
- Wo liegen unsere Kundendaten, und ist das DSGVO-konform?Die Daten liegen in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen und Rechten sowie vollständigem Export auf Zuruf.
- Was kostet die CRM APP?Ein Abo je Unternehmen statt je Nutzerkopf, dazu ein einmaliges Einrichtungspaket. Festpreis-Angebot nach kurzer Bedarfsklärung.
- Wie lange dauert die Einführung, und was müssen wir selbst tun?Der längste Teil ist nicht die Technik, sondern die Prozessaufnahme. Was dein Team beisteuern muss und was wir übernehmen.
- Was passiert mit unseren bestehenden Daten, auch mit den unsauberen?Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dublettenprüfung, Testimport mit Stichprobe und Abnahme. Karteileichen werden markiert, nicht gelöscht.
- Was, wenn unser Team das CRM nach vier Wochen nicht mehr benutzt?Genau dagegen ist das Vorgehen gebaut: Pilotgruppe, kurze Schulungen, klare Spielregeln und eine Nachjustierung nach vier Wochen.