CRM KI APP
CRM APP, das CRM, das schon eingerichtet ist, wenn du es zum ersten Mal öffnest
Die CRM APP ist das Kundenverwaltungs-System der MULTIMEDIAFABRIK: ein CRM, das wir für deinen Betrieb aufbauen, mit deinen Daten füllen, deinem Team beibringen und dauerhaft betreuen. Sie läuft auf einer quelloffenen Basis, wird DSGVO-konform in Europa gehostet und richtet sich an Betriebe im Alpenraum mit drei bis fünfzehn Personen im Kundenkontakt, die eine Kundenakte, eine sichtbare Verkaufs-Strecke und verlässliche Wiedervorlagen brauchen. Die Plattform liefert die Technik, die MULTIMEDIAFABRIK liefert Aufbau, Datenmigration, Schulung, Betrieb und Betreuung.
Tauche tiefer ein
- Was die CRM APP kostet, Abo je Unternehmen, Einrichtungspaket und was den Umfang treibt
- So läuft die Einführung ab, von der Bedarfsklärung bis zur laufenden Betreuung
- Was die CRM APP kann, Kontakte, Verkaufs-Strecke, Aufgaben, Auswertungen und Rechte
- Deine Daten kommen mit, Excel, Outlook, Altsystem, Dubletten und Karteileichen
- Damit es nach vier Wochen noch benutzt wird, Pilotgruppe, Schulung und Betreuung
- Datenschutz, europäisches Hosting und Datenhoheit, Auftragsverarbeitung, Löschfristen und Datenexport
- Alles hängt zusammen, Anfragen hinein, Protokolle daran, Empfänger-Listen hinaus
- CRM für kleine Unternehmen, ab wann es sich lohnt und was ein kleiner Betrieb wirklich braucht
Das Problem ist nicht die Software, sondern die Einführung
Die ehrlichste Frage am Anfang lautet nicht, welches CRM du nehmen sollst. Sie lautet, warum der letzte Versuch eingeschlafen ist. In den meisten Betrieben gab es schon einmal ein Konto, eine Testphase und zwei Leute, die es ernst gemeint haben. Dann kam die Saison, das System war leer, niemand hatte Zeit, die Kontakte hereinzuholen, und nach drei Wochen hat es keiner mehr geöffnet.
Die Zahlen dazu sind unangenehm eindeutig. In einer Branchenerhebung unter 250 Unternehmen gaben 37 Prozent an, eine CRM-Einführung mindestens einmal abgebrochen zu haben, und 49 Prozent haben das System nach der Inbetriebnahme gewechselt oder planen es [CRM-Studie 2026, Anbieter-Studie]. Gleichzeitig nutzen laut amtlicher europäischer Statistik nur 25 Prozent der kleinen Unternehmen in der Europäischen Union überhaupt eine CRM-Anwendung, bei den großen Unternehmen sind es 65 Prozent [Eurostat, 2026, Erhebungsdaten 2025]. Der Markt ist gesättigt an CRM-Systemen und leer an CRM-Einführungen.
| # | Der typische Fehler | Was daraus im Alltag wird |
|---|---|---|
| 1 | Keine klaren Ziele, das System soll alles können | niemand weiß, wofür er es öffnen soll, also öffnet er es nicht |
| 2 | Die Anwender werden nicht eingebunden | das System bildet einen Ablauf ab, den es im Betrieb so nie gab |
| 3 | Keine Verbindung zur bestehenden Technik | Mails und Termine landen nicht am Kontakt, also pflegt sie niemand von Hand nach |
| 4 | Alte Daten und alte Abläufe werden mitgeschleppt | Dubletten, Karteileichen und Misstrauen in die Datenbasis vom ersten Tag an |
| 5 | Falscher Zuschnitt, zu viele Funktionen | Pflichtfelder, die niemand ausfüllt, und eine Oberfläche, die abschreckt |
| 6 | Die Testphase wird übersprungen | Fehler im Datenmodell fallen erst auf, wenn alle schon damit arbeiten sollen |
| 7 | Das Projekt endet mit dem Start | nach der Schulung kümmert sich niemand mehr, und die Nutzung läuft aus |
Der teuerste Teil ist selten die Lizenz. Es ist die vergessene Anfrage: ein Interessent, der angerufen hat, den jemand auf einen Zettel geschrieben hat und an den sich zwei Wochen später niemand mehr erinnert. Ein leeres CRM ist wie ein leerer Aktenschrank, es löst kein einziges Problem.
Die vier Säulen der CRM APP
Die CRM APP dreht die übliche Reihenfolge um. Du bekommst kein Login, du bekommst ein fertig aufgebautes System. Vier Säulen tragen das, und jede löst genau den Punkt, an dem die letzte Einführung gescheitert ist.
| Säule | Was dahintersteckt | Was du davon hast |
|---|---|---|
| Fertig eingerichtet statt leer übergeben | wir bauen deine Verkaufs-Strecke, deine Felder, deine Rollen und deine Ansichten, bevor dein Team das System zum ersten Mal sieht | am ersten Tag sieht das CRM aus wie dein Betrieb, nicht wie eine Software-Demo |
| Deine Daten kommen mit | Kontakte aus Excel, Outlook und dem Altsystem werden geprüft, entdoppelt und übernommen | die Datenbasis ist ab dem ersten Tag vollständig genug, um ihr zu vertrauen |
| Verdrahtet statt Insellösung | Anfrage, Gespräch, Nachfassen und Empfänger-Listen hängen an einer Kundenakte | kein Suchen in drei Postfächern, wenn ein Kunde anruft |
| Betreut statt sich selbst überlassen | Schulung, Betrieb, Updates und ein fester Ansprechpartner in der Region | das System lebt auch nach vier Wochen noch, und zwar ohne dein Zutun |
Dazu kommt die Preis-Logik: ein Abo je Unternehmen statt ein Preis je Nutzerkopf. Wer beim Preis je Kopf spart, spart genau die Leute weg, die das System füllen müssten.
Was wir für dich aufbauen
Der Aufbau ist die eigentliche Leistung, und er dauert länger als die technische Einrichtung. Wir nehmen auf, wie dein Betrieb wirklich arbeitet, und bilden das ab, statt dir einen fremden Ablauf überzustülpen.
| Baustein | Was wir festlegen |
|---|---|
| Verkaufs-Strecke | die Stufen, die dein Betrieb wirklich durchläuft, von der ersten Anfrage bis zum Auftrag, mit Betrag und erwartetem Abschluss |
| Felder | wenige, saubere Pflichtfelder statt einer Maske, die niemand ausfüllt, dazu eigene Felder und eigene Objekte ohne Programmierung |
| Rollen und Rechte | wer sieht was, wer darf ändern, einzelne Felder je Rolle nur lesbar oder bearbeitbar |
| Ansichten | Tabelle für die Übersicht, Kanban-Tafel für die Verkaufs-Strecke, Filter je Person und je Aufgabe |
| Aufgaben und Wiedervorlagen | der Nachfass-Rhythmus wird Teil des Systems, nicht Teil des Gedächtnisses |
| E-Mail und Kalender | Postfächer und Kalender werden angebunden, Nachrichten und Termine ordnen sich dem passenden Kontakt automatisch zu |
| Auswertungen | ein Dashboard mit den Kennzahlen, die dich wirklich interessieren, statt Excel-Akrobatik am Monatsende |
| Zugriff unterwegs | die Oberfläche ist für Handy und Tablet optimiert und läuft im Browser, ohne Installation |
Genauso wichtig ist, was wir bewusst weglassen. Angebotskonfiguratoren, Gebietsverwaltung, Provisionsmodelle und Konzernreporting treiben bei den großen Systemen Preis und Komplexität, und sie sind einer der Hauptgründe, warum Einführungen im Mittelstand kippen. Die volle Funktionsliste steht auf der Seite Was die CRM APP kann.
Deine Daten kommen mit
Der zweite Grund, warum Einführungen scheitern, liegt in den Daten. Alte Listen mitzuschleppen ist bequem und rächt sich sofort: Wer beim dritten Kontakt eine Dublette sieht, glaubt dem System nicht mehr. Deshalb ist die Datenmigration bei uns kein Nebenschritt, sondern ein eigener Projektabschnitt mit Abnahme.
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| Bestandsaufnahme | wo liegen Kundendaten heute, in welchen Excel-Listen, in welchen Postfächern, in welchem Altsystem |
| Feld-Zuordnung | jede Spalte bekommt ihr Ziel im neuen Datenmodell, überflüssige Spalten fallen begründet weg |
| Dublettenprüfung | doppelte Firmen und Personen werden zusammengeführt, statt sie zweimal weiterzuführen |
| Testimport | ein Ausschnitt wird eingespielt und gemeinsam mit dir an Stichproben geprüft |
| Hauptimport | die vollständige Übernahme inklusive Beziehungen zwischen Personen und Firmen |
| Karteileichen | alte Kontakte ohne Bewegung werden nicht gelöscht, sondern markiert und aus dem Alltag genommen |
| Abnahme | du bestätigst Stichproben, erst danach arbeitet das Team im neuen System |
Wie das im Detail läuft, steht auf der Seite Deine Daten kommen mit.
Das Ökosystem: alles hängt zusammen
Ein CRM ist nur so gut wie das, was hineinkommt und was herausgeht. Weil bei der MULTIMEDIAFABRIK alles aus einer Hand kommt, verdrahten wir die Nachbar-Produkte mit deiner Kundenakte, statt dich zwischen fünf Anbietern vermitteln zu lassen.
| Nachbar-Leistung | Richtung | Was wir dafür einrichten |
|---|---|---|
| Funnel APP | hinein | Anfragen aus deinen Anfrage-Strecken landen direkt in deiner Verkaufs-Strecke, statt in einem Postfach zu warten |
| Formulare auf deiner Website | hinein | jedes Kontaktformular wird zur Quelle für die Kundenakte, mit Herkunft und Zeitstempel |
| AGENDI | daran | Protokolle, die mit AGENDI entstehen, hängen direkt am richtigen Kontakt und an der richtigen Firma |
| E-Mail und Kalender | daran | Nachrichten und Termine ordnen sich dem passenden Kontakt automatisch zu, ohne Nachpflege von Hand |
| Newsletter APP | hinaus | die Empfänger-Liste kommt gefiltert aus dem CRM, versendet wird über die Newsletter APP |
| Corporate KI APP | daneben | wenn zusätzlich dein gesamtes Firmenwissen durchsuchbar werden soll, ist das die Corporate KI APP |
Die Trennlinie ist dabei bewusst scharf: Die Funnel APP sammelt Anfragen ein, die CRM APP bearbeitet sie. Die Corporate KI APP beantwortet Fragen, die CRM APP führt Kunden. Welche Verdrahtungen in deinem Projekt gebaut werden, legen wir in der Bedarfsklärung fest. Mehr dazu auf der Seite Alles hängt zusammen.
Schulung und Betreuung, der Teil, an dem die anderen aufhören
Die Anfrage kommt herein, während du auf der Baustelle stehst. Sie liegt trotzdem an der richtigen Stelle. Damit das nach vier Wochen noch stimmt, braucht es keinen längeren Schulungstag, sondern kurze Runden und einen Ansprechpartner.
| Leistung | Was wir übernehmen |
|---|---|
| Pilotgruppe | zwei bis drei Personen starten zuerst und melden zurück, was im Datenmodell noch fehlt |
| Kurze Schulungen | mehrere kurze Einheiten am echten Datenbestand statt eines langen Tages mit Beispieldaten |
| Spielregeln | wer legt einen Kontakt an, wann wandert eine Verkaufschance eine Stufe weiter, was gehört in eine Notiz |
| Nachjustierung | nach rund vier Wochen prüfen wir gemeinsam, was benutzt wird und was gestrichen gehört |
| Betrieb und Updates | Hosting, Sicherungen und die Aktualisierungen der Plattform laufen bei uns, nicht bei dir |
| Ansprechpartner | ein Mensch in der Region statt einer Support-Warteschleife |
Warum genau dieser Teil über Erfolg und Abbruch entscheidet, steht auf der Seite Damit es nach vier Wochen noch benutzt wird.
Datenschutz und europäisches Hosting
Für viele Betriebe ist der Datenschutz nicht das erste Argument, aber ein Ausschlusskriterium. Deine Kundendaten liegen in Europa, du bekommst einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Basis ist quelloffen, was die Abhängigkeit vom Anbieter klein hält.
| Aspekt | Umsetzung |
|---|---|
| Hosting | DSGVO-konform in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Rechte im System | Rollen mit Objekt- und Feldrechten, nachvollziehbar dokumentiert |
| Auskunft und Löschung | Auskunfts- und Löschanfragen lassen sich am Datensatz beantworten statt in drei Ablagen |
| Datenexport | deine Daten gehören dir, du bekommst sie jederzeit als vollständigen Export |
| Offene Basis | quelloffene Plattform statt geschlossenem Datenmodell, das den Wechsel künstlich teuer macht |
| Verantwortung | die datenschutzrechtliche Verantwortung für deine Kundendaten bleibt bei dir, wir liefern die Grundlage dafür |
Zur Rechtslage bei Übermittlungen in die USA bleiben wir sachlich: Der Rahmen dafür besteht, die Klage dagegen wurde am 03.09.2025 vom Gericht der Europäischen Union abgewiesen, das Rechtsmittel liegt beim Europäischen Gerichtshof und ist offen. Unabhängig davon unterliegen US-Konzerne dem CLOUD Act. Wer diese Frage gar nicht erst aufmachen will, hostet in Europa. Details stehen auf der Seite Datenschutz, europäisches Hosting und Datenhoheit.
Ohne vs. mit der CRM APP
| Ohne | Mit der CRM APP |
|---|---|
| Kundeninfos in drei Excel-Listen, zwei Postfächern und einem Notizbuch | eine Kundenakte, in der alles zusammenläuft |
| Nachfassen passiert, wenn zufällig jemand daran denkt | Wiedervorlage mit Erinnerung, an der richtigen Person |
| Der Stand eines Projekts steckt im Kopf einer einzelnen Person | der Stand steht am Kontakt, auch im Urlaub und nach einem Wechsel |
| Die Anfrage aus dem Formular wartet im Postfach | die Anfrage steht in der Verkaufs-Strecke, bevor jemand das Postfach öffnet |
| Ein leeres System, das niemand einrichtet | ein aufgebautes System mit deinen Stufen, Feldern und Rollen |
| Preis je Nutzerkopf, deshalb sparen alle Lizenzen | ein Abo je Unternehmen, deshalb arbeiten alle im System |
| Auswertung per Excel-Export am Monatsende | ein Dashboard, das den Stand jederzeit zeigt |
Für welche Betriebe im Alpenraum sich das rechnet
Der Auslöser ist fast immer derselbe: Es ist etwas untergegangen, das nicht hätte untergehen dürfen. Der Bedarf sieht je nach Betrieb aber anders aus.
| Zielgruppe | Typische Ausgangslage | Der Hebel |
|---|---|---|
| Handwerks- und Bauunternehmen | Anfragen kommen per Telefon, Mail und Formular, wer sie annimmt, schreibt sie auf einen Zettel | eine Verkaufs-Strecke mit klaren Stufen, Wiedervorlage mit Erinnerung, Zugriff vom Handy auf der Baustelle |
| Planungs- und Ingenieurbüros | Projekte laufen über Jahre, Ansprechpartner wechseln, das Wissen steckt in einzelnen Postfächern | Kundenakte mit vollständiger Historie, Übergaben ohne Wissensverlust |
| Produzierende Betriebe und Zulieferer | zwei bis fünf Personen im Vertrieb, kein System, dafür ein gewachsenes Excel, das nur einer versteht | sauberes Datenmodell, Verkaufs-Strecke mit Betrag und Abschlussdatum, Auswertung ohne Handarbeit |
| Hotels, Destinationen und Freizeitbetriebe | Gruppen-, Firmen- und Veranstaltungsanfragen laufen an mehreren Stellen ein | einheitlicher Anfrageprozess, klare Zuordnung, Nachfassen mit System |
| Dienstleister und Agenturen | Bestandskunden bringen den Umsatz, aber niemand hat einen Rhythmus für die Kontaktpflege | Wiedervorlage-Zyklen, Kundenwert sichtbar, Anlässe statt Zufall |
| Gemeinden, Verbände und Tourismusorganisationen | Mitglieder, Betriebe und Ansprechpartner in Listen, hohe Datenschutz-Anforderungen | europäisches Hosting, klare Rollen und Rechte, saubere Auskunfts- und Löschprozesse |
| Betriebe im Generationswechsel | das Kundenwissen sitzt im Kopf des Seniors oder des langjährigen Verkäufers | das Wissen wandert ins System, bevor die Person geht |
Am dankbarsten ist der Einstieg bei Betrieben mit drei bis fünfzehn Personen im Kundenkontakt, die es schon einmal probiert und wieder aufgegeben haben. Dort ist der Schmerz bewiesen und unser Argument sofort verständlich. Warum die großen Systeme im kleinen Betrieb kippen, steht auf der Seite CRM für kleine Unternehmen.
Warum Geschwindigkeit den Unterschied macht
Es gibt eine Zahl, die den Nutzen einer sichtbaren Verkaufs-Strecke besser erklärt als jede Funktionsliste. Eine Auswertung von 1,25 Millionen Anfragen zeigt: Wer binnen einer Stunde auf eine Online-Anfrage reagiert, qualifiziert die Anfrage rund siebenmal häufiger als nach zwei Stunden und über sechzigmal häufiger als nach 24 Stunden und mehr [Harvard Business Review, 2011]. Genau diese Stunde entscheidet sich nicht an der Software, sondern daran, ob die Anfrage überhaupt jemand sieht. Deshalb hängen wir die Anfrage-Quellen direkt an die Verkaufs-Strecke.
Die Preis-Logik: ein Abo je Unternehmen plus Einrichtungspaket
Der Preis besteht aus zwei Teilen. Der eine ist das Abo je Unternehmen, nicht je Nutzerkopf, der andere ist das einmalige Einrichtungspaket mit Analyse, Aufbau, Datenmigration und Schulung. Was den Umfang treibt, sind die Anzahl der Verkaufs-Strecken, die Menge und der Zustand deiner Daten, der Schulungsumfang und mögliche Sonderanbindungen. Im Fließtext nennen wir bewusst keine Beträge: Du bekommst einen Indikations-Preis auf Anfrage und ein Festpreis-Angebot nach kurzer Bedarfsklärung. Was den Preis im Detail bestimmt, steht auf der Seite Was die CRM APP kostet.
Der Einstieg in vier Schritten
Die Einführung ist bewusst kein IT-Projekt. Der längere Teil ist nicht die Technik, sondern die Entscheidung, wie ihr arbeiten wollt. Den vollständigen Ablauf findest du auf der Seite So läuft die Einführung ab.
| Schritt | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1: Bedarfsklärung | Anzahl der Personen im Kundenkontakt, wo die Kundendaten heute liegen, wichtigster Anlass, gewünschter Start | klares Bild und ein Festpreis-Angebot |
| 2: Aufbau und Datenmodell | Verkaufs-Strecke, Felder, Rollen und Ansichten werden gebaut, Testimport mit Stichprobe | ein System, das nach deinem Betrieb aussieht, mit geprüften Daten |
| 3: Pilotgruppe und Schulung | eine kleine Gruppe startet, danach das ganze Team in kurzen Einheiten | das Team arbeitet im System, nicht daneben |
| 4: Betrieb und Nachjustierung | Nachjustierung nach rund vier Wochen, danach laufender Betrieb mit festem Ansprechpartner | ein CRM, das auch im nächsten Jahr noch benutzt wird |
Verwandte Leistungen
Ein CRM steht selten allein. Diese Leistungen der MULTIMEDIAFABRIK verzahnen sich direkt mit der CRM APP.
| Leistung | Wann sie dazupasst |
|---|---|
| Funnel APP | Wenn zuerst mehr Anfragen entstehen sollen, die dann in der Verkaufs-Strecke landen |
| AGENDI | Wenn Besprechungen automatisch protokolliert werden und das Protokoll am Kontakt hängen soll |
| Corporate KI APP | Wenn zusätzlich das gesamte Firmenwissen aus Dokumenten und Handbüchern durchsuchbar werden soll |
| Digitalagentur | Wenn Website, Formulare und interne Systeme aus einer Hand geplant und betreut werden sollen |
Das passt dazu
ProduktProduktseite crm-appAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Aus der Praxis
- Vertriebs-BeschleunigungDie Anfrage steht in der Verkaufs-Strecke, bevor jemand das Postfach öffnet. Warum die erste Stunde nach einer Anfrage den Unterschied macht.
- Nachfolge und WissenssicherungDas Kundenwissen des Seniors wandert ins System, bevor er geht. Der stärkste Auslöser für ein CRM in Familienbetrieben im Alpenraum.
- KundenbindungWiedervorlage-Rhythmus für Bestandskunden, Serviceintervalle und geplante Anlässe statt Zufall. Der teuerste Kunde ist der vergessene.
- DSGVO und DatenhoheitKundendaten in Europa, Auskunfts- und Löschanfragen am Datensatz beantwortet statt in drei Ablagen zusammengesucht.
- Interne KommunikationUrlaubsvertretung und Übergabe ohne Rückfragen, weil der Stand am Kontakt steht und nicht im Kopf einer einzelnen Person.
- MesseerfolgMessekontakte am Stand direkt erfassen und am Montag in einer geplanten Nachfass-Strecke haben, statt in einem Stapel Visitenkarten.
Wissen & Hintergrund
- Warum CRM-Einführungen scheiternDie sieben typischen Fehler, die Abbruch- und Wechselzahlen und warum die Software fast nie die Ursache ist. Mit Vergleichstabelle.
- Vom Excel zur KundenakteWie aus drei Excel-Listen, zwei Postfächern und einem Notizbuch eine saubere Kundenakte wird, und was mit Karteileichen passiert.
- Von der Anfrage bis zum KundenDer Weg einer Anfrage durch Funnel APP, CRM APP, Gespräch mit AGENDI-Protokoll und Newsletter APP, ohne Bruch zwischen den Systemen.
Häufige Fragen
- Was ist die CRM APP und für welche Betriebe lohnt sie sich?Die CRM APP ist ein CRM, das die MULTIMEDIAFABRIK aufbaut, befüllt, schult und betreut. Dankbar ab drei Personen im Kundenkontakt.
- Wir arbeiten mit Excel und Outlook. Reicht das nicht?Sobald Kundeninfos in mehreren Listen und Postfächern liegen und Nachfassen vom Gedächtnis abhängt, kostet die Behelfslösung mehr als sie spart.
- Was kann die CRM APP konkret, und was bewusst nicht?Kontakte, Verkaufs-Strecke, Aufgaben, Auswertungen und Rechte ja. Buchhaltung, Warenwirtschaft und Massenversand bewusst nein.
- Wo liegen unsere Kundendaten, und ist das DSGVO-konform?Die Daten liegen in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen und Rechten sowie vollständigem Export auf Zuruf.
- Was kostet die CRM APP?Ein Abo je Unternehmen statt je Nutzerkopf, dazu ein einmaliges Einrichtungspaket. Festpreis-Angebot nach kurzer Bedarfsklärung.
- Wie lange dauert die Einführung, und was müssen wir selbst tun?Der längste Teil ist nicht die Technik, sondern die Prozessaufnahme. Was dein Team beisteuern muss und was wir übernehmen.
- Was passiert mit unseren bestehenden Daten, auch mit den unsauberen?Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dublettenprüfung, Testimport mit Stichprobe und Abnahme. Karteileichen werden markiert, nicht gelöscht.
- Was, wenn unser Team das CRM nach vier Wochen nicht mehr benutzt?Genau dagegen ist das Vorgehen gebaut: Pilotgruppe, kurze Schulungen, klare Spielregeln und eine Nachjustierung nach vier Wochen.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir hören zu, denken mit und zeigen dir, was für dein Vorhaben wirklich Sinn ergibt.