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Deine Daten kommen mit: Datenmigration aus Excel, Outlook und dem Altsystem in die CRM APP
Die Datenmigration ist bei der CRM APP der MULTIMEDIAFABRIK kein Nebenschritt, sondern ein eigener Projektabschnitt mit Abnahme. Deine Kontakte aus Excel, Outlook und einem Altsystem werden geprüft, entdoppelt und übernommen, bevor dein Team im neuen System arbeitet.
Warum alte Daten mitzuschleppen sich rächt
Alte Listen unverändert zu übernehmen ist bequem und geht fast immer schief. Wer beim dritten Kontakt eine Dublette sieht, glaubt dem System nicht mehr, und ein System, dem niemand vertraut, wird nicht gepflegt. Das gehört zu den sieben typischen Fehlern, an denen CRM-Einführungen scheitern.
| Fehler beim Mitschleppen | Was daraus wird |
|---|---|
| Alte Daten unverändert übernehmen | Dubletten, Karteileichen und Misstrauen in die Datenbasis vom ersten Tag an |
| Alte Abläufe unverändert abbilden | ein System, das einen Prozess zeigt, den es im Betrieb so nie gab |
| Datenqualität nicht prüfen | falsche Auswertungen, weil die Grundlage nicht stimmt |
Deshalb hat die Übernahme bei uns eine eigene Abnahme, bevor das Team im neuen System arbeitet.
Der Ablauf der Datenmigration
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| Bestandsaufnahme | wo liegen Kundendaten heute, in welchen Excel-Listen, in welchen Postfächern, in welchem Altsystem |
| Feld-Zuordnung | jede Spalte bekommt ihr Ziel im neuen Datenmodell, überflüssige Spalten fallen begründet weg |
| Dublettenprüfung | doppelte Firmen und Personen werden zusammengeführt, statt sie zweimal weiterzuführen |
| Testimport | ein Ausschnitt wird eingespielt und gemeinsam mit dir an Stichproben geprüft |
| Hauptimport | die vollständige Übernahme inklusive Beziehungen zwischen Personen und Firmen |
| Karteileichen | alte Kontakte ohne Bewegung werden nicht gelöscht, sondern markiert und aus dem Alltag genommen |
| Abnahme | du bestätigst Stichproben, erst danach arbeitet das Team im neuen System |
Bestandsaufnahme: wo deine Daten heute liegen
Die meisten Betriebe haben ihre Kundendaten nicht an einer Stelle, sondern verteilt über mehrere Quellen. Die Bestandsaufnahme erfasst alle davon, damit nichts verloren geht.
| Typische Quelle | Was dort meist steckt |
|---|---|
| Excel-Listen | gewachsene Tabellen, oft mit Sonderregeln, die nur eine Person versteht |
| Postfächer | Kontaktdaten in E-Mail-Verläufen, ohne strukturierte Erfassung |
| Altsystem | ein früheres CRM oder eine Branchenlösung mit eigenem Datenmodell |
| Notizzettel und Gedächtnis | Informationen, die nirgends dokumentiert sind |
Feld-Zuordnung und Dublettenprüfung
Jede Spalte deiner alten Daten bekommt ein klares Ziel im neuen Datenmodell. Überflüssige Spalten fallen begründet weg, statt unreflektiert mitgeschleppt zu werden. Parallel dazu werden doppelte Firmen und Personen zusammengeführt.
| Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|
| Feld-Zuordnung | jede Spalte findet ihr Ziel oder fällt begründet weg |
| Dublettenprüfung | doppelte Datensätze werden erkannt und zusammengeführt |
| Beziehungen erhalten | Verknüpfungen zwischen Personen und Firmen bleiben nach der Übernahme bestehen |
Testimport, Hauptimport und Abnahme
Bevor die vollständigen Daten übernommen werden, spielt die MULTIMEDIAFABRIK einen Ausschnitt ein und prüft ihn gemeinsam mit dir an Stichproben. Erst nach dieser Abnahme folgt der Hauptimport.
| Phase | Was geprüft wird |
|---|---|
| Testimport | stimmen Felder, Zuordnungen und Beziehungen an einer überschaubaren Stichprobe |
| Korrektur | Abweichungen werden vor dem Hauptimport behoben |
| Hauptimport | die vollständige Übernahme inklusive Beziehungen zwischen Personen und Firmen |
| Abnahme | du bestätigst Stichproben, erst danach arbeitet das Team im neuen System |
Was mit Karteileichen passiert
Kontakte ohne Bewegung seit Jahren werden nicht einfach gelöscht. Sie werden markiert und aus dem Alltag genommen, bleiben aber auffindbar, falls sie später doch wieder relevant werden. So bleibt die Entscheidung über das endgültige Löschen bei dir, während dein Team im Alltag nur noch aktive Kontakte sieht.
| Umgang | Warum |
|---|---|
| Markieren statt löschen | die Entscheidung über die endgültige Löschung bleibt bei dir |
| Aus dem Alltag nehmen | dein Team sieht in Ansichten und Filtern nur noch aktive Kontakte |
| Auffindbar bleiben | falls ein alter Kontakt später wieder relevant wird |
Was danach im Ökosystem weiterläuft
Sobald die Datenmigration abgeschlossen ist, wird die Kundenakte zur Grundlage für das übrige Ökosystem: Anfragen aus der Funnel APP landen an einem sauberen Kontakt, Gesprächsprotokolle aus AGENDI hängen an der richtigen Firma. Details dazu stehen auf der Seite Alles hängt zusammen.
Quick-Reference
- Datenmigration ist ein eigener Projektabschnitt mit Abnahme, kein Nebenschritt
- Ablauf: Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dublettenprüfung, Testimport, Hauptimport, Abnahme
- Excel, Outlook und Altsysteme lassen sich als Quellen übernehmen
- Karteileichen werden markiert und aus dem Alltag genommen, nicht gelöscht
- Erst nach deiner Abnahme der Stichproben arbeitet das Team im neuen System
Inline-FAQ Datenmigration
Was passiert mit unseren bestehenden Daten, auch mit den unsauberen? Sie durchlaufen Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dublettenprüfung, Testimport mit Stichprobe und Hauptimport. Unsaubere Daten werden dabei bereinigt, nicht unverändert übernommen.
Können wir aus mehreren Quellen gleichzeitig migrieren? Ja, Excel-Listen, Postfächer und ein Altsystem lassen sich in einer Bestandsaufnahme zusammenführen, inklusive Dublettenprüfung über alle Quellen hinweg.
Werden alte Kontakte gelöscht? Nein. Kontakte ohne Bewegung werden markiert und aus dem Alltag genommen, aber nicht gelöscht. Die endgültige Löschung entscheidest du.
Wie stellt ihr sicher, dass nichts verloren geht? Über einen Testimport an einer Stichprobe, den du prüfst und abnimmst, bevor der vollständige Hauptimport folgt.
Wie lange dauert die Datenmigration? Das hängt von der Menge und dem Zustand deiner Daten ab. Details zum Gesamtablauf stehen auf der Seite So läuft die Einführung ab.
Das passt dazu
ProduktProduktseite crm-appAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was die CRM APP kostetEin Abo je Unternehmen statt je Nutzerkopf, dazu ein einmaliges Einrichtungspaket. Was den Umfang treibt und was nicht extra kostet.
- So läuft die Einführung abVon der Bedarfsklärung über Prozessaufnahme, Datenmodell, Aufbau und Datenmigration bis zur Nachjustierung nach vier Wochen.
- Was die CRM APP kannKontakte und Firmen, Verkaufs-Strecke mit eigenen Stufen, Aufgaben und Wiedervorlagen, Ansichten, Auswertungen, Rollen und Feldrechte.
- Schulung und BetreuungDamit das CRM nach vier Wochen noch benutzt wird: Pilotgruppe, kurze Schulungen, klare Spielregeln, Nachjustierung, fester Ansprechpartner.
- Datenschutz und DatenhoheitKundendaten in Europa gehostet, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen und Rechten, Löschfristen, Auskunftsrecht und vollständigem Export.
- Alles hängt zusammenAnfragen aus der Funnel APP und von Website-Formularen hinein, AGENDI-Protokolle am Kontakt, Empfänger-Listen für die Newsletter APP hinaus.
- CRM für kleine UnternehmenAb wann sich ein CRM für einen kleinen Betrieb rechnet, was er wirklich braucht und warum die großen Systeme im Mittelstand kippen.
Aus der Praxis
- Vertriebs-BeschleunigungDie Anfrage steht in der Verkaufs-Strecke, bevor jemand das Postfach öffnet. Warum die erste Stunde nach einer Anfrage den Unterschied macht.
- Nachfolge und WissenssicherungDas Kundenwissen des Seniors wandert ins System, bevor er geht. Der stärkste Auslöser für ein CRM in Familienbetrieben im Alpenraum.
- KundenbindungWiedervorlage-Rhythmus für Bestandskunden, Serviceintervalle und geplante Anlässe statt Zufall. Der teuerste Kunde ist der vergessene.
- DSGVO und DatenhoheitKundendaten in Europa, Auskunfts- und Löschanfragen am Datensatz beantwortet statt in drei Ablagen zusammengesucht.
- Interne KommunikationUrlaubsvertretung und Übergabe ohne Rückfragen, weil der Stand am Kontakt steht und nicht im Kopf einer einzelnen Person.
- MesseerfolgMessekontakte am Stand direkt erfassen und am Montag in einer geplanten Nachfass-Strecke haben, statt in einem Stapel Visitenkarten.
Wissen & Hintergrund
- Warum CRM-Einführungen scheiternDie sieben typischen Fehler, die Abbruch- und Wechselzahlen und warum die Software fast nie die Ursache ist. Mit Vergleichstabelle.
- Vom Excel zur KundenakteWie aus drei Excel-Listen, zwei Postfächern und einem Notizbuch eine saubere Kundenakte wird, und was mit Karteileichen passiert.
- Von der Anfrage bis zum KundenDer Weg einer Anfrage durch Funnel APP, CRM APP, Gespräch mit AGENDI-Protokoll und Newsletter APP, ohne Bruch zwischen den Systemen.
Häufige Fragen
- Was ist die CRM APP und für welche Betriebe lohnt sie sich?Die CRM APP ist ein CRM, das die MULTIMEDIAFABRIK aufbaut, befüllt, schult und betreut. Dankbar ab drei Personen im Kundenkontakt.
- Wir arbeiten mit Excel und Outlook. Reicht das nicht?Sobald Kundeninfos in mehreren Listen und Postfächern liegen und Nachfassen vom Gedächtnis abhängt, kostet die Behelfslösung mehr als sie spart.
- Was kann die CRM APP konkret, und was bewusst nicht?Kontakte, Verkaufs-Strecke, Aufgaben, Auswertungen und Rechte ja. Buchhaltung, Warenwirtschaft und Massenversand bewusst nein.
- Wo liegen unsere Kundendaten, und ist das DSGVO-konform?Die Daten liegen in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen und Rechten sowie vollständigem Export auf Zuruf.
- Was kostet die CRM APP?Ein Abo je Unternehmen statt je Nutzerkopf, dazu ein einmaliges Einrichtungspaket. Festpreis-Angebot nach kurzer Bedarfsklärung.
- Wie lange dauert die Einführung, und was müssen wir selbst tun?Der längste Teil ist nicht die Technik, sondern die Prozessaufnahme. Was dein Team beisteuern muss und was wir übernehmen.
- Was passiert mit unseren bestehenden Daten, auch mit den unsauberen?Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dublettenprüfung, Testimport mit Stichprobe und Abnahme. Karteileichen werden markiert, nicht gelöscht.
- Was, wenn unser Team das CRM nach vier Wochen nicht mehr benutzt?Genau dagegen ist das Vorgehen gebaut: Pilotgruppe, kurze Schulungen, klare Spielregeln und eine Nachjustierung nach vier Wochen.