◆ DSGVO und Datenhoheit
DSGVO und Datenhoheit: Wie die CRM APP Auskunfts- und Löschanfragen direkt am Datensatz beantwortet
Die CRM APP der MULTIMEDIAFABRIK ist das System, das Kundendaten DSGVO-konform in Europa hält und Auskunfts- sowie Löschanfragen direkt am Datensatz beantwortbar macht. Dieser Fall zeigt, wie eine Tourismusorganisation in Vorarlberg ihre Mitglieder- und Betriebsdaten aus verstreuten Listen in eine nachvollziehbare Struktur überführt hat.
Ausgangssituation
Es handelt sich um eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, keine Schilderung eines einzelnen realen Kundenprojekts. Eine Tourismusorganisation in Vorarlberg führte Mitglieder, Betriebe und Ansprechpartner in mehreren Listen und Postfächern. Wenn eine Auskunfts- oder Löschanfrage nach der Datenschutz-Grundverordnung einging, musste jemand von Hand durch verschiedene Ablagen suchen, um alle Datenpunkte zu einer Person zusammenzutragen. Wer Zugriff auf welche Daten hatte, war nicht einheitlich dokumentiert.
Das eigentliche Problem war die fehlende Struktur, nicht der fehlende Wille zur Datenschutz-Konformität. Verteilte Listen ohne einheitliches Rechte-Modell machen jede Auskunfts- oder Löschanfrage zu einer Suche, deren Vollständigkeit sich kaum garantieren lässt.
Was sich der Kunde wünschte
Wir wollen Auskunfts- und Löschanfragen sauber und vollständig beantworten können, ohne jedes Mal durch mehrere Listen zu suchen. Und wir wollen genau dokumentiert haben, wer bei uns welche Daten sehen und ändern darf.
Warum die CRM APP die Lösung war
Umsetzung
| Komponente | Detail |
|---|---|
| Datenmigration | Mitglieder- und Betriebsdaten aus mehreren Listen zusammengeführt, Dubletten geprüft |
| Hosting | DSGVO-konform in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Rollen und Rechte | Objekt- und Feldrechte je Rolle beim Aufbau festgelegt und dokumentiert |
| Auskunft und Löschung | vollständige Datenlage zu einer Person an einem Datensatz auffindbar |
| Export | vollständiger Export als CSV jederzeit möglich |
| Einführung | Bestandsaufnahme der bisherigen Ablagen, Aufbau, Schulung durch die MULTIMEDIAFABRIK |
Der Schlüssel war, alle Datenpunkte einer Person an einem Datensatz zusammenzuführen. Erst dann lässt sich eine Auskunfts- oder Löschanfrage in einem Schritt statt in mehreren Suchläufen beantworten.
Output
- eine Kundenakte für Mitglieder, Betriebe und Ansprechpartner
- dokumentierte Rollen und Feldrechte
- Auskunft und Löschung direkt am Datensatz beantwortbar
- vollständiger Export jederzeit ohne Rückfrage
- europäisches Hosting mit Auftragsverarbeitungsvertrag
Ergebnis
Auskunft und Löschung lassen sich direkt am Datensatz beantworten, Rollen und Rechte sind dokumentiert statt informell geregelt, und ein vollständiger Export ist jederzeit möglich.
Es handelt sich um eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, keine gemessene Kennzahl aus einem konkreten Kundenprojekt. Die qualitative Gegenüberstellung zeigt die grundsätzliche Wirkung eines solchen Aufbaus:
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Suche bei einer Auskunftsanfrage | über mehrere Listen und Postfächer | an einem Datensatz |
| Rollen und Rechte | informell geregelt | dokumentiert und nachvollziehbar |
| Hosting | uneinheitlich | DSGVO-konform in Europa |
| Datenexport | aufwendig | jederzeit vollständig möglich |
Was sich daraus ableiten lässt
Wenn Auskunfts- und Löschanfragen bei dir zur Suchaktion werden, fehlt selten der Datenschutz-Wille, sondern eine gemeinsame Struktur für alle Datenpunkte einer Person. Drei Faktoren sind über vergleichbare Fälle konstant:
Bring Ordnung in deine Auskunfts- und Löschprozesse
Kostet eine Auskunftsanfrage bei dir jedes Mal eine Suche durch mehrere Ablagen? Wir richten dir die CRM APP ein, europäisch gehostet, mit dokumentierten Rollen und vollständigem Export.
Das passt dazu
ProduktProduktseite crm-appAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was die CRM APP kostetEin Abo je Unternehmen statt je Nutzerkopf, dazu ein einmaliges Einrichtungspaket. Was den Umfang treibt und was nicht extra kostet.
- So läuft die Einführung abVon der Bedarfsklärung über Prozessaufnahme, Datenmodell, Aufbau und Datenmigration bis zur Nachjustierung nach vier Wochen.
- Was die CRM APP kannKontakte und Firmen, Verkaufs-Strecke mit eigenen Stufen, Aufgaben und Wiedervorlagen, Ansichten, Auswertungen, Rollen und Feldrechte.
- Deine Daten kommen mitAus Excel, Outlook und dem Altsystem wird eine saubere Kundenakte: Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dubletten, Testimport, Abnahme.
- Schulung und BetreuungDamit das CRM nach vier Wochen noch benutzt wird: Pilotgruppe, kurze Schulungen, klare Spielregeln, Nachjustierung, fester Ansprechpartner.
- Datenschutz und DatenhoheitKundendaten in Europa gehostet, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen und Rechten, Löschfristen, Auskunftsrecht und vollständigem Export.
- Alles hängt zusammenAnfragen aus der Funnel APP und von Website-Formularen hinein, AGENDI-Protokolle am Kontakt, Empfänger-Listen für die Newsletter APP hinaus.
- CRM für kleine UnternehmenAb wann sich ein CRM für einen kleinen Betrieb rechnet, was er wirklich braucht und warum die großen Systeme im Mittelstand kippen.
Aus der Praxis
- Vertriebs-BeschleunigungDie Anfrage steht in der Verkaufs-Strecke, bevor jemand das Postfach öffnet. Warum die erste Stunde nach einer Anfrage den Unterschied macht.
- Nachfolge und WissenssicherungDas Kundenwissen des Seniors wandert ins System, bevor er geht. Der stärkste Auslöser für ein CRM in Familienbetrieben im Alpenraum.
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- MesseerfolgMessekontakte am Stand direkt erfassen und am Montag in einer geplanten Nachfass-Strecke haben, statt in einem Stapel Visitenkarten.
Wissen & Hintergrund
- Warum CRM-Einführungen scheiternDie sieben typischen Fehler, die Abbruch- und Wechselzahlen und warum die Software fast nie die Ursache ist. Mit Vergleichstabelle.
- Vom Excel zur KundenakteWie aus drei Excel-Listen, zwei Postfächern und einem Notizbuch eine saubere Kundenakte wird, und was mit Karteileichen passiert.
- Von der Anfrage bis zum KundenDer Weg einer Anfrage durch Funnel APP, CRM APP, Gespräch mit AGENDI-Protokoll und Newsletter APP, ohne Bruch zwischen den Systemen.
Häufige Fragen
- Was ist die CRM APP und für welche Betriebe lohnt sie sich?Die CRM APP ist ein CRM, das die MULTIMEDIAFABRIK aufbaut, befüllt, schult und betreut. Dankbar ab drei Personen im Kundenkontakt.
- Wir arbeiten mit Excel und Outlook. Reicht das nicht?Sobald Kundeninfos in mehreren Listen und Postfächern liegen und Nachfassen vom Gedächtnis abhängt, kostet die Behelfslösung mehr als sie spart.
- Was kann die CRM APP konkret, und was bewusst nicht?Kontakte, Verkaufs-Strecke, Aufgaben, Auswertungen und Rechte ja. Buchhaltung, Warenwirtschaft und Massenversand bewusst nein.
- Wo liegen unsere Kundendaten, und ist das DSGVO-konform?Die Daten liegen in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen und Rechten sowie vollständigem Export auf Zuruf.
- Was kostet die CRM APP?Ein Abo je Unternehmen statt je Nutzerkopf, dazu ein einmaliges Einrichtungspaket. Festpreis-Angebot nach kurzer Bedarfsklärung.
- Wie lange dauert die Einführung, und was müssen wir selbst tun?Der längste Teil ist nicht die Technik, sondern die Prozessaufnahme. Was dein Team beisteuern muss und was wir übernehmen.
- Was passiert mit unseren bestehenden Daten, auch mit den unsauberen?Bestandsaufnahme, Feld-Zuordnung, Dublettenprüfung, Testimport mit Stichprobe und Abnahme. Karteileichen werden markiert, nicht gelöscht.
- Was, wenn unser Team das CRM nach vier Wochen nicht mehr benutzt?Genau dagegen ist das Vorgehen gebaut: Pilotgruppe, kurze Schulungen, klare Spielregeln und eine Nachjustierung nach vier Wochen.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir hören zu, denken mit und zeigen dir, was für dein Vorhaben wirklich Sinn ergibt.