› So läuft ein Projekt ab

Vertiefung

Corporate KI APP Ablauf: die Einführung in sieben Schritten, von der Bedarfsklärung bis zur Betreuung

Hände verbinden Firmen-Systeme mit der Corporate KI APP als Wissensbasis

Die Einführung der Corporate KI APP der MULTIMEDIAFABRIK läuft in drei Phasen mit sieben Schritten ab: Klären, Anbinden, Ausrollen. Die MULTIMEDIAFABRIK tritt dabei als Umsetzungsagentur auf, sie klärt den Bedarf, bindet deine Systeme an, prüft die Rechte, begleitet die Pilotgruppe und schult dein Team, während die Plattform im Hintergrund die Technik liefert.

Projekt starten

Eine Firmen-KI einzuführen ist bewusst kein IT-Projekt mit monatelanger Vorlaufzeit. Die Anbindung der ersten Systeme steht an einem Tag, genutzt wird die Firmen-KI ab der ersten Woche; von der Bedarfsklärung bis zur eingeführten Firmen-KI rechnen wir mit zwei bis vier Wochen. Der eigentliche Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern in der Entscheidung, welche Systeme zuerst drankommen, und in der Rechte-Prüfung mit Datenschutz und Betriebsrat. Genau dafür sind die sieben Schritte da.

Die drei Phasen im Überblick

Phase	Schritt	Ziel	Ergebnis
Klären	1: Bedarfsklärung	Ausgangslage, Systeme und dringendster Anwendungsfall klären, KI-Owner benennen	klares Bild und ein Festpreis-Angebot
Klären	2: Systemauswahl	gemeinsam festlegen, welche Quellen zuerst angebunden werden	Reihenfolge der Anbindung steht fest
Anbinden	3: Anbindung	erste Quellsysteme verbinden, laufende Synchronisation einrichten	eine belastbare Wissensbasis, ohne dass jemand etwas hochladen muss
Anbinden	4: Rechte-Prüfung	Rechte-Übernahme testen, mit Datenschutz und Betriebsrat abstimmen	Sicherheit, dass niemand per KI mehr sieht, als er ohnehin sehen darf
Ausrollen	5: Pilotgruppe	eine Abteilung startet, testet die Suchqualität im Alltag	greifbarer Nutzen und interne Fürsprecher
Ausrollen	6: Schulung und Rollout	Team schulen, weitere Abteilungen und Systeme dazunehmen	eine Firmen-KI, die im Alltag wirklich benutzt wird
Ausrollen	7: Betreuung	laufende Optimierung, neue Quellen nachziehen	ein fester Ansprechpartner statt Support-Warteschleife

Phase 1: Klären

Schritt 1: Bedarfsklärung

Am Anfang steht ein kurzes Gespräch, kein langer Fragebogen. Die MULTIMEDIAFABRIK klärt, was die Corporate KI APP in deinem Betrieb konkret leisten soll und worauf sie zugreifen darf. Dein Unternehmen benennt dabei einen KI-Owner, eine feste Ansprechperson zwischen Geschäftsführung und Fachabteilungen, die das Projekt begleitet.

Geklärt wird	Warum es zählt
Mitarbeitendenzahl	bestimmt Größe und Reihenfolge des Rollouts
Wichtigste Systeme	zeigt, wo die Suche heute am meisten Zeit kostet
Dringendster Anwendungsfall	die Einführung startet dort, wo der Nutzen am schnellsten spürbar ist
Aktuelle KI-Nutzung im Haus	zeigt, ob bereits Schatten-KI im Einsatz ist, siehe Schatten-KI beenden
KI-Owner	feste Ansprechperson für das gesamte Projekt

Das Ergebnis dieser Phase ist ein klares Bild des Projekts, die Grundlage für das Festpreis-Angebot.

Schritt 2: Systemauswahl

Im zweiten Schritt legen MULTIMEDIAFABRIK und KI-Owner gemeinsam fest, welche Systeme zuerst angebunden werden. Nicht jede Quelle muss vom ersten Tag an dabei sein, entscheidend ist, wo der Suchschmerz am größten ist.

Kriterium	Warum es zählt
Suchschmerz	Systeme mit dem höchsten Suchaufwand starten zuerst
Datenqualität	gut gepflegte Ablagen liefern von Anfang an bessere Antworten
Sensibilität	besonders schützenswerte Systeme werden bewusst und mit Bedacht eingeplant
Ausbaustufen	weitere Quellen folgen in Wellen, siehe Anbindung an deine Systeme

Mitarbeiterin am Laptop mit der Corporate KI APP im hellen Büro mit Bergblick

Phase 2: Anbinden

Schritt 3: Anbindung

Die ausgewählten Quellsysteme werden verbunden, die Anbindung synchronisiert laufend. Es gibt keine Datenmigration und kein manuelles Hochladen.

Prüfschritt	Was passiert
Verbindung herstellen	die technische Anbindung der ausgewählten Systeme
Laufende Synchronisation	neue und geänderte Dokumente sind automatisch Teil der Wissensbasis
Suchqualität	erste Testfragen zeigen, wie gut die Wissensbasis bereits antwortet
Weitere Quellen	folgen in Wellen, nach Priorität aus Schritt 2

Schritt 4: Rechte-Prüfung

Bevor eine Quelle für den Alltag freigegeben wird, wird die Rechte-Übernahme geprüft, gemeinsam mit Datenschutz und, wo vorhanden, dem Betriebsrat. Erst wenn diese Prüfung steht, geht eine Quelle live.

Prüfschritt	Was passiert
Rechte-Übernahme testen	die bestehenden Zugriffsrechte werden aus den Quellsystemen mitsynchronisiert und stichprobenartig geprüft
Abstimmung mit Datenschutz	Löschkonzept, Protokollierung und Zweckbindung werden gemeinsam durchgesprochen
Einbindung des Betriebsrats	wo ein Betriebsrat besteht, wird er in diesem Schritt einbezogen
Freigabe	erst nach bestandener Prüfung wird eine Quelle für den Alltag freigegeben

Mehr zur Rechte-Übernahme insgesamt steht auf der Seite Datenhoheit.

Phase 3: Ausrollen

Schritt 5: Pilotgruppe

Statt eines Rollouts über das ganze Haus auf einmal startet zuerst eine Pilotgruppe, meist die Abteilung mit dem größten Suchschmerz. So zeigt sich der Nutzen früh und konkret.

In der Pilotgruppe	Ergebnis
Erste Fragen im Alltag stellen	zeigt, ob die Antworten treffen und die Quellenangaben stimmen
Erste Agenten beschreiben	ein wiederkehrender Ablauf wird probehalber als Agent angelegt
Feedback sammeln	fließt direkt in die Feinjustierung vor dem breiten Rollout
Interne Fürsprecher gewinnen	die Pilotgruppe erklärt den Kolleginnen und Kollegen später selbst, wie es läuft

Schritt 6: Schulung und Rollout

Erst wenn die Pilotgruppe überzeugt ist, folgen Schulung und breiter Rollout. Dein Team wird geschult, weitere Abteilungen und Systeme kommen dazu.

Baustein	Inhalt
Schulung	Training für Anwenderinnen und Anwender, gute Fragen stellen, Agenten selbst beschreiben
Modell-Freigaben	die Administration legt fest, welche KI-Modelle im Haus erlaubt sind
Wellen-Rollout	weitere Abteilungen und Systeme werden nach Priorität dazugenommen
KI-Owner als Schnittstelle	begleitet die Einführung in jeder Abteilung

Schritt 7: Betreuung

Mit dem Rollout ist die Einführung nicht abgeschlossen, sie geht in die laufende Betreuung über: neue Quellen nachziehen, Nutzung auswerten, nachjustieren.

Baustein	Inhalt
Laufende Optimierung	Suchqualität und Nutzung regelmäßig auswerten
Neue Quellen	weitere Systeme werden nach Bedarf nachgezogen
Fester Ansprechpartner	statt Support-Warteschleife bleibt die MULTIMEDIAFABRIK dein Ansprechpartner

Symbolbild für Datenschutz und Rechte-Übernahme der Corporate KI APP, DSGVO-konform gehostet

Die Rolle der MULTIMEDIAFABRIK

Die Plattform liefert die Technik, die MULTIMEDIAFABRIK liefert Klären, Anbinden und Ausrollen als Umsetzungsagentur. Wir bleiben auch nach dem Rollout dein fester Ansprechpartner in der Region.

Leistung	Was die MULTIMEDIAFABRIK übernimmt
Bedarfsklärung	Ist-Aufnahme der Systeme, Suchwege und der aktuellen KI-Nutzung
Systemauswahl	gemeinsame Priorisierung, welche Quellen zuerst angebunden werden
Anbindung	Einrichtung der Verbindungen, laufende Synchronisation
Rechte-Prüfung	Prüfung der Rechte-Übernahme, Abstimmung mit Datenschutz und Betriebsrat
Pilot-Begleitung	Betreuung der Pilotgruppe, Feinjustierung vor dem Rollout
Schulung	Training für dein gesamtes Team
Betreuung	laufende Optimierung und fester Ansprechpartner statt Support-Warteschleife

Wie schnell geht das

Die genaue Dauer hängt von der Zahl der Systeme und der Zahl der Abteilungen ab, die im ersten Schritt dazukommen sollen. Fest steht: Die Anbindung der ersten Systeme steht an einem Tag, genutzt wird die Firmen-KI ab der ersten Woche; von der Bedarfsklärung bis zur eingeführten Firmen-KI rechnen wir mit zwei bis vier Wochen. Der Rest ist Organisation und Rechte-Prüfung, keine lange technische Vorlaufzeit.

Beratung der MULTIMEDIAFABRIK mit Kunde am Besprechungstisch zur Einführung der Corporate KI APP

Quick-Reference

Drei Phasen, sieben Schritte: Klären (Bedarfsklärung, Systemauswahl), Anbinden (Anbindung, Rechte-Prüfung), Ausrollen (Pilotgruppe, Schulung und Rollout, Betreuung)
Kein IT-Projekt: Anbindung der ersten Systeme an einem Tag, Nutzung ab der ersten Woche, gesamt zwei bis vier Wochen
Du benennst einen KI-Owner als feste Ansprechperson für das Projekt
Die MULTIMEDIAFABRIK tritt als Umsetzungsagentur auf: Klären, Anbinden, Ausrollen, Betreuung
Rechte-Prüfung mit Datenschutz und Betriebsrat, bevor eine Quelle live geht
Eine Pilotgruppe startet zuerst, bevor der Rollout auf das ganze Haus ausgeweitet wird
Am Ende der Klären-Phase steht ein Festpreis-Angebot

Inline-FAQ Ablauf

Wie startet ein Projekt? Mit einer kurzen Bedarfsklärung, in der Mitarbeitendenzahl, wichtigste Systeme und dringendster Anwendungsfall geklärt werden und dein Unternehmen einen KI-Owner benennt. Danach folgen Systemauswahl, Anbindung, Rechte-Prüfung, Pilotgruppe sowie Schulung und Rollout.

Ist das ein IT-Projekt? Nein. Die Anbindung der ersten Systeme steht an einem Tag, genutzt wird die Firmen-KI ab der ersten Woche, von der Bedarfsklärung bis zur eingeführten Firmen-KI rechnen wir mit zwei bis vier Wochen. Der eigentliche Aufwand liegt in der Priorisierung und der Rechte-Prüfung, nicht in der Technik.

Was macht der KI-Owner? Er ist die feste Ansprechperson zwischen Geschäftsführung und Fachabteilungen, begleitet Bedarfsklärung, Systemauswahl und Rollout und ist Ansprechpartner für die MULTIMEDIAFABRIK.

Warum eine eigene Rechte-Prüfung mit Datenschutz und Betriebsrat? Weil eine Quelle erst dann live geht, wenn klar ist, dass die Rechte-Übernahme funktioniert. Datenschutz und, wo vorhanden, der Betriebsrat werden dafür bewusst einbezogen.

Warum startet zuerst eine Pilotgruppe? Weil sich der Nutzen so früh und konkret zeigt. Die Pilotgruppe testet die Suchqualität im Alltag, gibt Feedback und wird später zum internen Fürsprecher für den breiten Rollout.

Was übernimmt die MULTIMEDIAFABRIK? Bedarfsklärung, Systemauswahl, Anbindung, Rechte-Prüfung, Pilot-Begleitung, Schulung und laufende Betreuung. Die MULTIMEDIAFABRIK ist Umsetzungsagentur der Plattform und bleibt dein fester Ansprechpartner.

Müssen wir Daten manuell hochladen? Nein. Die Zugriffsrechte werden aus den Quellsystemen mitsynchronisiert, die Anbindung läuft laufend weiter, es gibt keine Datenmigration.

Wie kommen wir zum Preis? Am Ende der Bedarfsklärung steht ein Festpreis-Angebot, abgestimmt auf Mitarbeitendenzahl, Systeme und Schulungsumfang. Details auf der Seite Kosten.

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