◆ Interne Kommunikation

Anwendungsfall

Internal Communication: Wie die Corporate KI APP Maschinen-Doku und Qualitätsvorgaben in Sekunden auffindbar macht

Person ruft Firmenwissen per Corporate KI APP mit Quellenangaben ab

Die Corporate KI APP der MULTIMEDIAFABRIK aus Vorarlberg ist die Firmen-KI, die mit einer Suchanfrage über alle angebundenen Firmensysteme Maschinen-Dokumentation, Prüfberichte und Qualitätsvorgaben findet und die Antwort mit Quellenangabe liefert. Aus sieben Anmeldungen und langem Suchen wird ein Suchfeld, das Techniker und Sachbearbeiter in Sekunden zur richtigen Fundstelle führt.

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Ausgangssituation

Es handelt sich um eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, keine Schilderung eines einzelnen realen Kundenprojekts. Ein Industrie- und Maschinenbaubetrieb hatte über Jahre ein umfangreiches Wissensarchiv aufgebaut: Zeichnungen, Prüfberichte, Normen, Wartungsanleitungen und interne Richtlinien. Nur lag dieses Wissen verstreut über Netzlaufwerke, ein Dokumentenmanagement-System, E-Mail-Postfächer und einzelne Köpfe. Techniker suchten mehrmals täglich, oft über mehrere Systeme nacheinander, und fanden häufig nur die zweitbeste Version eines Dokuments.

Das eigentliche Problem war nicht fehlendes Wissen, sondern fehlende Auffindbarkeit. Jede Suche kostete Minuten bis Stunden, neue Mitarbeitende fragten sich wochenlang durch das Team, und erfahrene Kolleginnen und Kollegen wurden ständig aus ihrer eigenen Arbeit gerissen, um Fundstellen zu nennen, die eigentlich längst irgendwo dokumentiert waren.

Was sich der Kunde wünschte

Unser Wissen ist da, aber es ist verteilt über zu viele Systeme. Ich will eine Suche, die alles auf einmal durchsucht und mir die Quelle nennt, damit ich mich nicht mehr durch sieben Anmeldungen klicken muss. Und niemand soll dabei mehr sehen, als er ohnehin sehen darf.

Mitarbeiterin am Laptop mit der Corporate KI APP im hellen Büro mit Bergblick

Warum die Corporate KI APP die Lösung war

Eine Suche über mehr als 40 Standard-Anbindungen:

Netzlaufwerke, Dokumentenmanagement, E-Mail, Wiki und weitere angebundene Quellen werden mit einer Anfrage gemeinsam durchsucht, kombiniert aus Stichwort- und Bedeutungssuche. Für Systeme außerhalb der Standard-Anbindungen steht eine offene Schnittstelle bereit.

Rechte bleiben Rechte:

Die Zugriffsrechte werden aus den Quellsystemen mitsynchronisiert und bei jeder Anfrage erneut durchgesetzt, niemand sieht per KI mehr, als er ohnehin sehen darf.

Firmenjargon verstanden:

Die Suche versteht Artikelnummern, Normbezeichnungen und internen Sprachgebrauch, statt nur nach allgemeinen Begriffen zu suchen.

Kommandozentrale fürs ganze Werkzeug-Set:

Die Corporate KI APP macht auch das Wissen aus deinen anderen Werkzeugen durchsuchbar, etwa AGENDI-Protokolle, Videos der Streaming APP, ePaper Guides und Kundenakten im CRM. Über die Anbindung an AGENDI, die Sitzungs- und Protokoll-KI der MULTIMEDIAFABRIK, werden Protokolle und Besprechungsnotizen Teil des durchsuchbaren Firmenwissens.

Antwort statt nur Fundstelle:

Das Firmen-GPT beantwortet die eigentliche Frage direkt aus den gefundenen Dokumenten und verweist auf die Quelle zum Nachprüfen.

Umsetzung

Komponente	Detail
Wissens-Anbindung	Netzlaufwerke, Dokumentenmanagement-System, E-Mail-Postfächer und internes Wiki als Quellsysteme angebunden
Rechte-Synchronisation	Zugriffsrechte werden aus den Quellsystemen übernommen und bei jeder Anfrage neu geprüft
Firmen-GPT	beantwortet Fragen aus dem gefundenen Wissen, jede Antwort mit Quellenangabe
AGENDI-Integration	Sitzungsprotokolle fließen als zusätzliche, durchsuchbare Quelle ein
Zugangswege	Browser, Microsoft Teams und Intranet-Einbettung, dort wo das Team ohnehin arbeitet
Betrieb	DSGVO-konform gehostet in Rechenzentren in Deutschland und der EU, für größere Projekte auch lokal im eigenen Haus
Einführung	Analyse der Systeme, Anbindung, Schulung und Betreuung durch die MULTIMEDIAFABRIK

Der Schlüssel war die laufende Synchronisation statt manueller Uploads: Neue Zeichnungen, Prüfberichte und Protokolle werden automatisch Teil des durchsuchbaren Firmenwissens, ohne dass jemand etwas hochladen oder pflegen muss.

Hände verbinden Firmen-Systeme mit der Corporate KI APP als Wissensbasis

Output

eine Suche über alle angebundenen Systeme

statt sieben getrennter Anmeldungen

Antworten mit Quellenangabe

, nachprüfbar mit einem Klick

unveränderte Zugriffsrechte

, ohne zweite Rechte-Verwaltung

Sitzungswissen aus AGENDI

als zusätzliche durchsuchbare Quelle

laufende Aktualisierung

ohne manuelles Hochladen

Ergebnis

Dokumentensuche von 45 Minuten auf unter 1 Minute (Praxiswert der Plattform, anonymisierte Fallstudie eines Industrieunternehmens mit rund 1.400 Mitarbeitenden) · rund 40 Prozent kürzere Suchzeiten (Praxiswert der Plattform, Herstellerangabe)

Diese Zahlen sind Erfahrungswerte aus der Praxis der Plattform, Herstellerangabe, keine unabhängige Studie und keine Garantie für deinen Betrieb. Die geschilderte Ausgangslage ist eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, keine Schilderung eines einzelnen realen Kundenprojekts.

Herkunft	Wert
Dokumentensuche vorher und nachher	von 45 Minuten auf unter 1 Minute, anonymisierte Fallstudie eines Industrieunternehmens mit rund 1.400 Mitarbeitenden
Kürzere Suchzeiten	rund 40 Prozent, Kern-Annahme des Wirtschaftlichkeits-Modells, Herstellerangabe

Ergänzend die typische Ausgangslage in der qualitativen Gegenüberstellung, kein gemessenes Einzelergebnis:

Kennzahl	Vorher	Nachher
Suche nach einem Dokument	über mehrere Systeme nacheinander	eine Anfrage über alle Systeme
Zugriffsrechte	in jedem System einzeln verwaltet	unverändert, laufend mitsynchronisiert
Sitzungswissen	in Protokoll-Dateien versunken	durchsuchbar über AGENDI-Anbindung
Aktualität der Quellen	von manuellem Hochladen abhängig	laufend synchronisiert

Symbolbild für Datenschutz und Rechte-Übernahme der Corporate KI APP, DSGVO-konform gehostet

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn dein Wissen zwar vorhanden, aber über zu viele Systeme verstreut ist, fehlt selten mehr Dokumentation, sondern eine Suche, die alles zusammenführt. Drei Faktoren sind über vergleichbare Fälle konstant:

Der Hebel ist am größten, wo viele Systeme parallel gepflegt werden, genau dort spart eine gemeinsame Suche am meisten Zeit.
Rechte bleiben Rechte, die Suche ersetzt keine Berechtigungsprüfung, sie führt sie bei jeder Anfrage erneut durch.
Wissen wächst am besten automatisch mit, wenn Sitzungen und Dokumente laufend einfließen, statt manuell gepflegt zu werden.

Mach dein Firmenwissen in Sekunden auffindbar

Suchen deine Leute regelmäßig über mehrere Systeme nach derselben Information? Wir richten dir die Corporate KI APP ein, die dein Firmenwissen an einer Stelle durchsuchbar macht, mit Quellenangabe und unveränderten Zugriffsrechten.

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