◆ Interne Kommunikation

Anwendungsfall

Internal Communication: Wie eine Corporate KI App das Team-Wissen aus Köpfen holt und Onboarding-Zeit halbiert

Mitarbeiterin am Laptop mit der Corporate KI App im hellen Buero mit Bergblick in Vorarlberg

Die Corporate KI App der MULTIMEDIAFABRIK ist die eigene Unternehmens-KI, die internes Firmenwissen für das gesamte Team abrufbar macht, trainiert auf die eigenen Inhalte, eingebunden im Intranet, gehostet im Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise. Statt dass neue Mitarbeitende sich wochenlang durchfragen, bekommen sie sofort verlässliche Auskunft, und erfahrene Kollegen werden nicht länger ständig unterbrochen.

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Ausgangssituation

Ein wachsendes Produktionsunternehmen stellte regelmäßig neue Leute ein, und stieß dabei an eine unsichtbare Grenze. Das Wissen, wie im Haus gearbeitet wird, steckte fast vollständig in den Köpfen einiger weniger erfahrener Mitarbeitender: Abläufe, Zuständigkeiten, Ausnahmen, ungeschriebene Regeln. Dokumentiert war vieles gar nicht, und was dokumentiert war, lag verstreut in Ordnern, die kaum jemand kannte.

Die Folge war ein doppelter Engpass. Neue Mitarbeitende brauchten Wochen, bis sie selbstständig arbeiten konnten, weil sie für jede Frage jemanden suchen mussten. Und genau diese erfahrenen Kollegen wurden den ganzen Tag aus ihrer eigenen Arbeit gerissen, um dieselben Fragen immer wieder zu beantworten. Als zwei langjährige Mitarbeiter kurz hintereinander das Unternehmen verließen, wurde klar: Mit ihnen ging Wissen verloren, das nirgends sonst gespeichert war.

Was sich der Kunde wünschte

Unser Wissen hängt an zu wenigen Köpfen. Wenn die im Urlaub sind oder kündigen, steht der Rest. Ich will eine zentrale Stelle, die jeder im Team fragen kann, und die aus unseren eigenen Abläufen und Dokumenten verlässlich antwortet. Neue Leute sollen schnell selbstständig werden, und die erfahrenen Kollegen sollen endlich wieder ihre eigene Arbeit machen. Und das Ganze soll im Haus bleiben, nicht in irgendeiner fremden Cloud.

Haende laden Dokumente in die Wissensdatenbank der Corporate KI App

Warum eine Corporate KI App die Lösung war

Wissen raus aus den Köpfen:

Die Corporate KI App wird über die Wissensdatenbank auf interne Abläufe, Dokumente und Prozesse trainiert. Was vorher nur einzelne Personen wussten, wird zu einer abrufbaren Wissensbasis für alle.

Auskunft rund um die Uhr:

Das Team fragt die KI per Chat im Intranet, statt einen Kollegen zu suchen, sofort, jederzeit, mit Quellenbezug.

Schnelleres Onboarding:

Neue Mitarbeitende klären ihre Fragen selbst und werden vom ersten Tag an produktiver, ohne ständig nachfragen zu müssen.

Erfahrene Kollegen entlastet:

Routinefragen übernimmt die KI. Die Profis haben wieder Zeit für die Fälle, die wirklich ihren Kopf brauchen.

Souverän gehostet:

Internes Wissen bleibt im Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise, keine Weitergabe an Dritte.

Umsetzung

Komponente	Detail
Wissensaufbau	Abläufe, Prozesse, Dokumente und FAQs ins RAG geladen
Space „Wissen”	eigener interner Bereich für das gesamte Team
Agents	Helfer für Onboarding und Prozessfragen mit definiertem Zugriff
Integration	als Widget im Intranet, dort wo das Team ohnehin arbeitet
Meeting-Wissen	über Agendi fließen Protokolle und Notizen automatisch ein
Hosting	Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, DSGVO-konform
Schulung	kurze Einweisung des Teams auf Chat und Wissenspflege

Der Schlüssel war, das stille Wissen sichtbar zu machen: Erst als die Abläufe und ungeschriebenen Regeln strukturiert in der Wissensbasis lagen, konnte die KI sie für alle verfügbar machen. Über Agendi wächst dieses Wissen seither von selbst weiter, weil jede Besprechung zur Quelle wird.

Helles Rechenzentrum in Vorarlberg für die DSGVO-konforme Datenhoheit der Corporate KI App

Output

eine zentrale Auskunftsstelle

im Intranet für das gesamte Team

abrufbares Firmenwissen

statt Wissen in einzelnen Köpfen

Onboarding-Auskunft

für neue Mitarbeitende ab dem ersten Tag

Entlastung der erfahrenen Kollegen

von wiederkehrenden Fragen

automatisch wachsendes Firmengedächtnis

über Agendi-Protokolle

souveränes Hosting

im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise

Ergebnis

Onboarding-Zeit etwa halbiert · deutlich weniger Unterbrechungen erfahrener Kollegen · Wissen bleibt beim Personalwechsel im Haus

Die folgenden Werte sind eine illustrative Modellrechnung, aus vergleichbaren Projekten verdichtet, kein konkretes Einzel-Mandat.

Kennzahl	Vorher	Nachher
Einarbeitung neuer Mitarbeitender	mehrere Wochen	etwa halbiert
Unterbrechungen erfahrener Kollegen	täglich, viele	deutlich weniger
Wo das Wissen liegt	in wenigen Köpfen	in abrufbarer Wissensbasis
Verfügbarkeit von Auskunft	nur wenn jemand da ist	rund um die Uhr
Risiko bei Personalwechsel	hoher Wissensverlust	Wissen bleibt im Haus
Datenort	unklar bzw. fremde Cloud	Vorarlberg oder im Haus

Der entscheidende Hebel war nicht ein einzelnes Tool, sondern die Verlagerung des Wissens vom Kopf in die Wissensbasis. Aus „frag mal den Kollegen” wurde „frag die KI”, und das Wissen blieb auch dann erhalten, als langjährige Mitarbeiter gingen.

Beratung der MULTIMEDIAFABRIK mit Kunde am Besprechungstisch zur Corporate KI App

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn dein Betrieb wächst und das Wissen an wenigen Köpfen hängt, fehlt nicht mehr Dokumentation in Ordnern, sondern eine KI auf dem eigenen internen Wissen, die jeder fragen kann. Drei Faktoren sind über vergleichbare Fälle konstant:

Der Hebel ist am größten, wo viel stilles Wissen in wenigen Köpfen steckt, genau das macht die KI abrufbar.
Das Wissen wächst am besten automatisch mit, wenn Meetings und Notizen über Agendi einfließen, statt manuell gepflegt zu werden.
Internes Wissen gehört nach Vorarlberg oder ins Haus, souveränes Hosting ist bei sensiblen internen Abläufen kein Detail.

Hol das Wissen aus den Köpfen deines Teams

Hängt dein Firmenwissen an zu wenigen Personen, und werden neue Leute zu langsam selbstständig? Wir richten dir die Corporate KI App ein, die internes Wissen für alle abrufbar macht, sofort, im eigenen Design, im eigenen Haus.

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