◆ Konzepte erstellen

Anwendungsfall

Nachfolge und Generationswechsel: Wie die Corporate KI APP das Wissen ausscheidender Kolleginnen und Kollegen sichert

Mitarbeiter erstellt mit der Corporate KI APP ein Angebot aus dem Firmenwissen

Die Corporate KI APP der MULTIMEDIAFABRIK aus Vorarlberg ist die Firmen-KI, die das Wissen erfahrener Mitarbeitender vor der Pensionierung sichert: Dokumente, Vermerke und Sitzungswissen werden laufend angebunden und über eine Suche mit Quellenangabe für das ganze Team auffindbar gehalten, statt mit dem Weggang der Person zu verschwinden.

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Ausgangssituation

Es handelt sich um eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, keine Schilderung eines einzelnen realen Kundenprojekts. Ein Industrie- und Maschinenbaubetrieb im Alpenraum stand vor einem Generationswechsel: Mehrere langjährige Techniker und Sachbearbeiter näherten sich der Pensionierung, und mit ihnen ging Wissen, das nirgends vollständig aufgeschrieben war. Sonderlösungen für einzelne Kunden, Gründe für bestimmte Konstruktionsentscheidungen, informelle Abkürzungen im Prüfablauf, all das steckte in Köpfen, nicht in Dokumenten.

Das Unternehmen hatte zwar ein Dokumentenmanagement-System und eine Ablage, aber das stille Wissen rund um diese Dokumente, die Erfahrung, wann welche Regel eine Ausnahme braucht, war nirgends erfasst. Jede Verabschiedung eines langjährigen Mitarbeiters wurde zu einem stillen Risiko: Niemand konnte genau sagen, wie viel Wissen mit dieser einen Person das Haus verließ.

Was sich der Kunde wünschte

Wir wissen, dass in ein paar Jahren mehrere erfahrene Kollegen gehen, und wir wissen nicht genau, was mit ihnen an Wissen verloren geht. Ich will, dass das, was aufgeschrieben ist, endlich auffindbar wird, und dass auch das, was in Besprechungen besprochen wird, nicht in Protokoll-Ordnern versackt.

Mitarbeiterin am Laptop mit der Corporate KI APP im hellen Büro mit Bergblick

Warum die Corporate KI APP die Lösung war

Bestehendes Wissen zugänglich machen:

Die KI-Suche bindet Dokumente, Zeichnungen und Vermerke aus den vorhandenen Systemen an und macht sie mit einer Anfrage auffindbar, statt dass sie nur der eine Kollege kennt, der weiß, wo sie liegen.

Sitzungswissen wird Teil der Wissensbasis:

Über die Anbindung an AGENDI, die Sitzungs- und Protokoll-KI der MULTIMEDIAFABRIK, werden Übergabegespräche und Projektbesprechungen automatisch Teil des durchsuchbaren Firmenwissens.

Firmen-GPT mit Beleg:

Nachfolgerinnen und Nachfolger stellen Fragen im gewohnten Chat-Format und bekommen Antworten aus dem angebundenen Wissen, mit Verweis auf die Quelle statt auf eine unsichere Erinnerung.

Projekträume für die Übergabe:

Ein eigener KI-Projektraum je Übergabe bündelt das relevante Wissen an einer Stelle, statt es über verstreute Ordner zu verteilen.

Kein Modelltraining auf euren Daten:

Das Wissen bleibt Wissensbasis für Antworten, es wird nicht Bestandteil eines fremden Modells.

Umsetzung

Komponente	Detail
Wissens-Anbindung	Dokumentenmanagement, Zeichnungsarchiv und interne Vermerke als Quellsysteme angebunden
AGENDI-Integration	Übergabegespräche und Projektbesprechungen fließen als durchsuchbare Quelle ein
Projektraum	eigener KI-Arbeitsbereich je Übergabe mit kuratiertem Wissen
Firmen-GPT	beantwortet Fragen der Nachfolgerinnen und Nachfolger mit Quellenangabe
Rechte	Zugriffsrechte bleiben unverändert, aus den Quellsystemen übernommen
Betrieb	DSGVO-konform gehostet in Rechenzentren in Deutschland und der EU, für größere Projekte auch lokal im eigenen Haus
Einführung	Analyse, Anbindung, Schulung und Betreuung durch die MULTIMEDIAFABRIK

Der Schlüssel war, den Übergabe-Prozess nicht als einmaliges Gespräch zu behandeln, sondern als laufend wachsende Wissensbasis: Je mehr Dokumente und Besprechungen angebunden sind, desto verlässlicher wird die Antwort, die die Firmen-KI später gibt.

Hände verbinden Firmen-Systeme mit der Corporate KI APP als Wissensbasis

Output

ein Projektraum je Übergabe

mit kuratiertem Wissen der ausscheidenden Person

durchsuchbare Sitzungsprotokolle

über die AGENDI-Integration

Firmen-GPT-Antworten mit Quellenangabe

statt Rückfragen bei Kolleginnen und Kollegen

eine wachsende Wissensbasis

, die auch nach dem Weggang der Person erhalten bleibt

Ergebnis

Millionenzahl an Fachkräften geht laut Herstellerangabe bis 2030 in Pension (vom Plattform-Anbieter kommunizierter Marktwert) · rund 2 Stunden Zeitersparnis je Mitarbeitendem und Woche (Erfahrungswert aus der Praxis der Plattform, Herstellerangabe)

Die Fachkräfte-Zahl ist ein vom Plattform-Anbieter kommunizierter Marktwert, die Zeitersparnis ein Erfahrungswert aus der Praxis der Plattform, Herstellerangabe. Beides sind keine unabhängigen Studien und keine Garantie für deinen Betrieb. Die geschilderte Ausgangslage ist eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, keine Schilderung eines einzelnen realen Kundenprojekts.

Herkunft	Wert
Fachkräfte, die bis 2030 in Pension gehen	Millionenzahl, ohne Länder-Fixierung, vom Plattform-Anbieter kommunizierter Marktwert
Zeitersparnis je Mitarbeitendem und Woche	rund 2 Stunden, Durchschnitt über die Kundenbasis, Erfahrungswert aus der Praxis der Plattform, Herstellerangabe

Ergänzend die typische Ausgangslage in der qualitativen Gegenüberstellung, kein gemessenes Einzelergebnis:

Kennzahl	Vorher	Nachher
Wissen erfahrener Mitarbeitender	ungeschrieben, an eine Person gebunden	angebunden und durchsuchbar
Übergabe an Nachfolger	ein einzelnes Gespräch	laufend wachsender Projektraum
Sitzungswissen	verstreut in Protokoll-Ordnern	durchsuchbar über AGENDI-Anbindung
Risiko beim Weggang einer Person	schwer abschätzbar	dokumentiertes, auffindbares Wissen bleibt

Symbolbild für Datenschutz und Rechte-Übernahme der Corporate KI APP, DSGVO-konform gehostet

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn erfahrene Mitarbeitende in den nächsten Jahren gehen und ihr Wissen nicht vollständig aufgeschrieben ist, hilft kein Rundschreiben, sondern eine Firmen-KI, die das vorhandene Wissen laufend anbindet. Drei Faktoren sind über vergleichbare Fälle konstant:

Wissenssicherung gelingt am besten frühzeitig und laufend, nicht erst im letzten Monat vor dem Ausscheiden.
Sitzungswissen zählt genauso wie Dokumente, Übergabegespräche gehören in dieselbe durchsuchbare Basis.
Die Nachfolge profitiert von Quellenangaben statt Erinnerung, jede Antwort lässt sich bis zum Dokument zurückverfolgen.

Sichere das Wissen deiner Generation, bevor sie geht

Gehen bei euch in den nächsten Jahren erfahrene Kolleginnen und Kollegen in Pension? Wir richten dir die Corporate KI APP ein, die ihr Wissen laufend anbindet und für das ganze Team auffindbar macht.

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Beratung der MULTIMEDIAFABRIK mit Kunde am Besprechungstisch zur Einführung der Corporate KI APP

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