◆ Angebote schreiben

Anwendungsfall

Vertriebs-Beschleunigung: Wie die Corporate KI APP Angebote aus Firmenwissen und Vorlagen in Minuten vorbereitet

Mitarbeiter erstellt mit der Corporate KI APP ein Angebot aus dem Firmenwissen

Die Corporate KI APP der MULTIMEDIAFABRIK aus Vorarlberg ist die Firmen-KI, die für Angebote und Ausschreibungs-Antworten die passenden Leistungen, Preise und früheren Vorlagen aus dem angebundenen Firmenwissen zusammenträgt und daraus einen geprüften Angebots-Entwurf mit Quellenangabe liefert. Aus einer Kundenanfrage wird so in Minuten ein sauberer Entwurf, den dein Team nur noch kontrolliert und freigibt.

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Ausgangssituation

Es handelt sich um eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, keine Schilderung eines einzelnen realen Kundenprojekts. Ein Bau- und Handwerksbetrieb bekam laufend Anfragen und Ausschreibungen, deutlich mehr, als das Team in gleichbleibender Qualität abarbeiten konnte. Jedes Angebot entstand von Hand: Jemand suchte die passenden Leistungspositionen zusammen, verglich Preise in einer Tabelle, kopierte Textbausteine aus alten Offerten und brachte am Ende alles in die Firmenvorlage. Das kostete pro Angebot regelmäßig mehrere Stunden.

Das eigentliche Problem lag tiefer: Das Wissen, das ein gutes Angebot ausmacht, Leistungsbeschreibungen, Kalkulationsgrundlagen, frühere Ausschreibungs-Antworten, lag verteilt über Laufwerke, Postfächer und Köpfe. Wer neu im Team war, brauchte Wochen, bis Angebote sauber saßen. Anfragen, die am Freitagnachmittag hereinkamen, blieben oft bis Montag liegen, und in dieser Zeit holte sich der Interessent woanders ein Angebot.

Was sich der Kunde wünschte

Wir verlieren Anfragen, weil wir mit dem Schreiben der Angebote nicht hinterherkommen. Ich will, dass aus einer Anfrage in Minuten ein sauberer Entwurf entsteht, mit unseren Leistungen, unseren Preisen, in unserer Vorlage. Prüfen und freigeben wollen wir selbst, aber die Fleißarbeit soll wegfallen.

Mitarbeiterin am Laptop mit der Corporate KI APP im hellen Büro mit Bergblick

Warum die Corporate KI APP die Lösung war

Firmen-GPT mit Quellenangaben:

Die Corporate KI APP greift live auf das angebundene Firmenwissen zu, Leistungskatalog, Preislisten, freigegebene Vorlagen, frühere Angebote, und beantwortet die Anfrage mit Beleg zur jeweiligen Fundstelle.

Entwurf in Minuten statt Stunden:

Aus der Kundenanfrage entsteht ein strukturierter Angebots-Entwurf in der Firmenvorlage. Was vorher Stunden Sucharbeit war, liegt als prüfbarer Text vor.

Ein konsistenter Standard:

Jedes Angebot folgt demselben Aufbau und denselben Preisregeln, unabhängig davon, wer es anstößt. Neue Mitarbeitende liefern vom ersten Tag an auf dem Niveau der erfahrenen Kollegen.

KI-Agenten für wiederkehrende Schritte:

Der Ablauf “Anfrage sichten, passende Positionen ziehen, Entwurf erstellen” lässt sich als Agent auf Deutsch beschreiben und läuft danach automatisch ab, mit den Rechten der Person, für die er arbeitet.

Endkontrolle bleibt im Team:

Der Entwurf ist klar als Entwurf erkennbar, dein Team prüft, passt an und gibt frei, die Verantwortung bleibt im Haus.

Umsetzung

Komponente	Detail
Wissens-Anbindung	Leistungskatalog, Preislisten und freigegebene Angebots-Vorlagen als Quellsysteme angebunden
Firmen-GPT	Chat-Assistent beantwortet Anfragen mit Bezug auf Leistungen, Preise und frühere Angebote, jede Antwort mit Quellenangabe
KI-Agent	beschreibt den Ablauf “Anfrage zu Entwurf” auf Deutsch, läuft danach automatisch, jede Aktion protokolliert
Rechte	der Agent arbeitet mit genau den Rechten der zuständigen Person, keine Sonderrechte
Freigabe	Entwurf wird vom Vertrieb geprüft, angepasst und freigegeben
Betrieb	DSGVO-konform gehostet in Rechenzentren in Deutschland und der EU, für größere Projekte auch lokal im eigenen Haus
Einführung	Analyse, Anbindung, Schulung und Betreuung durch die MULTIMEDIAFABRIK

Der Schlüssel war die saubere Anbindung der Wissensquellen: Erst als Leistungskatalog, Preise und Vorlagen als durchsuchbare Systeme angebunden waren, lieferte die Corporate KI APP Entwürfe, die ohne große Korrektur weiterbearbeitet werden konnten.

Hände verbinden Firmen-Systeme mit der Corporate KI APP als Wissensbasis

Output

Angebots-Entwürfe in Minuten

zu jeder eingehenden Anfrage

Quellenangabe

zu jeder verwendeten Leistung und jedem Preis

ein konsistenter Angebots-Standard

in Aufbau und Preislogik

ein KI-Agent

, der den Ablauf von der Anfrage bis zum Entwurf automatisch übernimmt

Freigabe-Schritt

mit klarer Entwurfs-Kennzeichnung für die Endkontrolle

Ergebnis

Angebotserstellung für Standardteile von 25 auf 2 Minuten (Praxiswert der Plattform, anonymisiertes Anwendungsbeispiel des Herstellers) · rund 40 Prozent Produktivitätsgewinn abteilungsübergreifend (Praxiswert der Plattform, Herstellerangabe)

Diese Zahlen sind Erfahrungswerte aus der Praxis der Plattform, Herstellerangabe, keine unabhängige Studie und keine Garantie für deinen Betrieb. Die geschilderte Ausgangslage ist eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, keine Schilderung eines einzelnen realen Kundenprojekts.

Herkunft	Wert
Angebotserstellung für Standardteile	von 25 auf 2 Minuten, anonymisiertes Anwendungsbeispiel des Herstellers
Produktivitätsgewinn abteilungsübergreifend	rund 40 Prozent, Herstellerangabe über die Kundenbasis

Ergänzend die typische Ausgangslage in der qualitativen Gegenüberstellung, kein gemessenes Einzelergebnis:

Kennzahl	Vorher	Nachher
Zeit bis zum ersten Angebots-Entwurf	mehrere Stunden	Minuten
Qualität über verschiedene Bearbeiter	schwankend	gleichbleibend
Einarbeitung neuer Vertriebsleute	Wochen	ab Tag eins lieferfähig
Wissensquelle für Leistungen und Preise	verstreut	eine angebundene Wissensbasis

Symbolbild für Datenschutz und Rechte-Übernahme der Corporate KI APP, DSGVO-konform gehostet

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn deine Angebote zu lange brauchen und in der Qualität schwanken, fehlt selten mehr Personal, sondern eine Firmen-KI auf dem eigenen Angebots-Wissen, die den Entwurf vorbereitet. Drei Faktoren sind über vergleichbare Fälle konstant:

Die Qualität entscheidet sich an der Wissens-Anbindung, erst mit angebundenen Leistungen, Preisen und Vorlagen sind die Entwürfe belastbar.
Die Endkontrolle bleibt im Team, die KI liefert den Entwurf, Freigabe und Verantwortung bleiben beim Menschen.
Ein beschriebener Ablauf wird zum Agenten, wiederkehrende Schritte laufen danach automatisch und protokolliert.

Mach aus jeder Anfrage in Minuten einen Angebots-Entwurf

Bleiben bei dir Anfragen liegen, weil das Angebot zu lange dauert? Wir richten dir die Corporate KI APP ein, die aus deinem Firmenwissen, deinen Preisen und Vorlagen den Entwurf liefert, du prüfst nur noch und gibst frei.

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Beratung der MULTIMEDIAFABRIK mit Kunde am Besprechungstisch zur Einführung der Corporate KI APP

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