◆ Angebote schreiben
Vertriebs-Beschleunigung: Wie eine Corporate KI App Angebote aus Firmenwissen, Preisen und Vorlagen in Minuten erstellt
Die Corporate KI App der MULTIMEDIAFABRIK aus Vorarlberg ist die eigene Unternehmens-KI, die aus Firmenwissen, Preisen und Vorlagen in Minuten einen Angebots-Entwurf schreibt — trainiert auf die eigenen Daten, gehostet im Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise. Aus jeder Kundenanfrage wird so ein sauberer, konsistenter Entwurf, den dein Team nur noch prüft und freigibt.
Ausgangssituation
Ein mittelständischer Dienstleister bekam mehr Anfragen, als das Vertriebsteam abarbeiten konnte. Jedes Angebot entstand von Hand: jemand suchte die passenden Leistungsbausteine zusammen, kopierte Textblöcke aus alten Offerten, schlug Preise in einer Tabelle nach und formatierte am Ende alles in die Firmenvorlage. Das kostete pro Angebot regelmäßig mehrere Stunden — und die Qualität schwankte mit der Tagesform und der Erfahrung der jeweiligen Person.
Das eigentliche Problem lag tiefer. Das Wissen, das ein gutes Angebot ausmacht, steckte verstreut in Köpfen, in alten Dokumenten und in verschiedenen Ordnern. Wer neu im Team war, brauchte Wochen, bis die Angebote sauber saßen. Anfragen, die am Freitagnachmittag hereinkamen, blieben oft bis Montag liegen — und in dieser Zeit holte sich der Interessent woanders ein Angebot. Es fehlte nicht an Leistungen und nicht an Preisen, sondern an einem Weg, beides schnell und in gleichbleibender Qualität in einen verschickbaren Entwurf zu bringen.
Was sich der Kunde wünschte
Wir verlieren Anfragen, weil wir mit dem Schreiben der Angebote nicht hinterherkommen. Ich will, dass aus einer Kundenanfrage in Minuten ein sauberer Entwurf entsteht— mit unseren Leistungen, unseren Preisen, in unserer Vorlage und in unserem Ton. Prüfen und freigeben wollen wir selbst, aber die Fleißarbeit soll wegfallen. Und unsere Daten dürfen das Haus nicht in irgendeine fremde Cloud verlassen.
Warum eine Corporate KI App die Lösung war
Umsetzung
| Komponente | Detail |
|---|---|
| Wissensaufbau | Leistungskatalog, Preise und Standard-Textbausteine ins RAG geladen |
| Vorlagen | freigegebene Angebots-Vorlage und Firmen-Tonalität hinterlegt |
| Angebots-Logik | KI ordnet die Anfrage den passenden Leistungen und Preisen zu |
| Spaces und Rollen | eigener Space „Vertrieb” mit definiertem Wissenszugriff |
| Freigabe | Entwurf wird vom Vertrieb geprüft, angepasst und freigegeben |
| Hosting | Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, DSGVO-konform |
| Einweisung | Onboarding des Vertriebsteams auf Chat, Spaces und Freigabe-Schritt |
Der Schlüssel war ein sauberer Wissensaufbau: Erst als Leistungen, Preise und Vorlagen strukturiert in der Wissensdatenbank lagen, lieferte die Corporate KI App Entwürfe, die ohne große Korrektur verschickbar waren. So entscheidet sich die Qualität an der Datenbasis, nicht am Zufall.
Output
Ergebnis
Angebots-Entwurf in Minuten statt Stunden · ein konsistenter Standard statt Bauchgefühl · mehr Anfragen pro Woche beantwortet
Die folgenden Werte sind eine illustrative Modellrechnung, aus vergleichbaren Projekten verdichtet — kein konkretes Einzel-Mandat.
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit bis zum ersten Angebots-Entwurf | mehrere Stunden | Minuten |
| Qualität über verschiedene Bearbeiter | schwankend | gleichbleibend |
| Einarbeitung neuer Vertriebler | Wochen | ab Tag eins lieferfähig |
| Anfragen, die am selben Tag beantwortet werden | nur ein Teil | deutlich mehr |
| Wissensquelle für Leistungen und Preise | verstreut | eine zentrale Basis |
| Datenort | unklar bzw. fremde Cloud | Vorarlberg oder im Haus |
Der entscheidende Hebel war nicht eine einzelne Zahl, sondern das Zusammenspiel: schnellere Entwürfe, gleichbleibende Qualität und ein Vertrieb, der reagiert, solange das Kaufinteresse warm ist. Aus „wir kommen nicht hinterher” wurde „der Entwurf liegt vor, bevor der Interessent woanders fragt”.
Was sich daraus ableiten lässt
Wenn deine Angebote zu lange brauchen und in der Qualität schwanken, fehlt nicht mehr Personal, sondern eine KI auf dem eigenen Firmenwissen, die den Entwurf vorbereitet. Drei Faktoren sind über vergleichbare Fälle konstant:
- Die Qualität entscheidet sich an der Wissensbasis — erst wenn Leistungen, Preise und Vorlagen sauber im RAG liegen, sind die Entwürfe verschickbar.
- Die Endkontrolle bleibt im Team — die KI liefert den Entwurf, die Freigabe und die Verantwortung bleiben beim Menschen.
- Sensible Preis- und Kundendaten gehören nach Vorarlberg oder ins Haus — souveränes Hosting ist bei Angebotsdaten kein Detail, sondern die Voraussetzung.
Mach aus jeder Anfrage in Minuten ein Angebot
Bleiben bei dir Anfragen liegen, weil das Angebot zu lange dauert? Wir richten dir die Corporate KI App ein, die aus deinem Firmenwissen, deinen Preisen und Vorlagen den Entwurf liefert — du prüfst nur noch und gibst frei.
Firmenwissen KI-bereit machen
- Welche Wissensquellen sich für eine eigene Unternehmens-KI eignen
- DSGVO- und Hosting-Checkliste: Vorarlberg oder on-premise
- Use-Case-Landkarte: Chat, Angebote, Support und Leadgenerierung
- Schritt-für-Schritt-Fahrplan zum schlanken Start
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir hören zu, denken mit und zeigen dir, was für dein Vorhaben wirklich Sinn ergibt.