Anwendungsfall

DSGVO und Datenhoheit: Wie die Corporate KI APP sensible Daten unter deiner Kontrolle hält

Symbolbild für Datenschutz und Rechte-Übernahme der Corporate KI APP, eigene Umgebung je Kunde

Die Corporate KI APP der MULTIMEDIAFABRIK aus Vorarlberg ist eine Firmen-KI, bei der die Datenhoheit bei dir bleibt: eigene, abgeschottete Umgebung je Kunde, mit Rechte-Übernahme aus deinen Systemen, lückenloser Protokollierung und Löschkonzept. Deine Daten trainieren keine fremden KI-Modelle. Für größere Projekte läuft die Lösung auch im eigenen Haus.

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Ausgangssituation

Das Beispiel ist eine typische Ausgangslage aus der Bedarfsanalyse der MULTIMEDIAFABRIK, kein einzelnes reales Kundenprojekt. Als Beispielbranche dient eine Gemeinde- oder Verbandsverwaltung. Dort liegen Akten, Sitzungsprotokolle, Bescheide und Rechtsgrundlagen verteilt über Netzlaufwerke, Fachanwendungen und Postfächer. Die Anforderungen an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit sind hoch, jede Auskunft muss belegbar sein.

Gleichzeitig nutzten einzelne Mitarbeitende längst KI, privat und ohne Freigabe. Die Verantwortlichen standen vor zwei schlechten Optionen. Ein Verbot wurde umgangen. Eine Freigabe für öffentliche KI-Dienste kam wegen der Daten nicht infrage.

Das gleiche Muster findet sich in jedem Betrieb mit sensiblen Daten: Personalakten, Kundenverträge, Preise, Konstruktionsunterlagen.

Was sich der Kunde wünschte

Eine KI für das ganze Haus, bei der vier Fragen vorab geklärt sind: Wer sieht was? Wo liegen die Daten? Was wird protokolliert? Und wie wird gelöscht, wenn eine Akte oder ein Dokument nicht mehr aufbewahrt werden darf?

Mitarbeiterin am Laptop mit der Corporate KI APP im hellen Büro mit Bergblick

Warum die Corporate KI APP die Lösung war

Rechte bleiben Rechte:

Die Zugriffsrechte kommen aus den Quellsystemen und gelten bei jeder Anfrage. Wer einen Ordner heute nicht öffnen darf, bekommt daraus auch keine KI-Antwort.

Kein Training mit deinen Daten:

Das Firmenwissen ist Wissensbasis für Antworten. Es fließt nie in das Training fremder KI-Modelle.

Datenschutz ab Werk:

Eigene, abgeschottete Umgebung je Kunde mit Löschkonzept. Die Konformität mit der europäischen KI-Verordnung ist zugesichert.

Nachvollziehbar:

Anmeldung über den Firmen-Login, jede Aktion wird protokolliert und ist auditierbar. Die Administration legt fest, welche KI-Modelle erlaubt sind.

Betrieb im eigenen Haus:

Für größere Projekte lässt sich die Corporate KI APP auch lokal betreiben. Das klären wir im Erstgespräch.

Umsetzung

Frage der Datenschutz-Verantwortlichen	Wie sie beantwortet ist
Wer sieht was?	Rechte-Übernahme aus den Quellsystemen, keine zweite Rechte-Verwaltung
Wo liegen die Daten?	eigene, abgeschottete Umgebung je Kunde, für größere Projekte auch im eigenen Haus
Werden unsere Daten zum Training genutzt?	nein, die Daten bleiben Wissensbasis und fließen in kein fremdes Modell
Wie melden sich Mitarbeitende an?	über den Firmen-Login (SSO, Entra ID, SAML, LDAP), mit Zwei-Faktor-Anmeldung
Was wird protokolliert?	jede Aktion, auch die von KI-Agenten, auditierbar
Wie wird gelöscht?	nach dem Löschkonzept, das die Plattform ab Werk mitbringt
Wird protokolliert?	ja, jede Anfrage und jede Aktion eines Agenten, verschlüsselt übertragen
Welche Modelle?	die Administration gibt frei, welche KI-Modelle im Haus erlaubt sind

Die MULTIMEDIAFABRIK begleitet die Einführung als Umsetzungsagentur. Sie nimmt die bisherige KI-Nutzung auf, bindet die ersten Systeme an und prüft die Rechte-Übernahme gemeinsam mit Datenschutz und, wo vorhanden, Betriebsrat oder Personalvertretung. Erst dann geht eine Quelle live. In einer Verwaltung gehört ein Punkt ins Erstgespräch: Ist die Ablage sauber genug strukturiert, damit die Rechte stimmen?

Hände verbinden Firmen-Systeme mit der Corporate KI APP als Wissensbasis

Output

ein offizieller KI-Zugang über den Firmen-Login für alle Mitarbeitenden
Antworten mit Quellenangabe, die jede Auskunft belegen
eine Protokollierung, die bei Prüfungen vorgelegt werden kann
ein dokumentierter Rahmen aus Rechte-Übernahme, Modell-Freigaben und Löschkonzept

Ergebnis

Laut dem Plattform-Anbieter nutzen bis zu 85 Prozent der Mitarbeitenden KI-Werkzeuge ohne Freigabe der IT. Die Plattform hinter der Corporate KI APP ist bei über 400 Unternehmen im Einsatz. Beide Werte sind Herstellerangaben, keine unabhängige Studie und keine Garantie für deinen Betrieb.

Herkunft	Wert
Mitarbeitende nutzen KI-Werkzeuge ohne Freigabe der IT	bis zu 85 Prozent, vom Plattform-Anbieter kommunizierter Marktwert
Verbreitung der Plattform	über 400 Unternehmen im Einsatz, Herstellerangabe

Die Veränderung in der typischen Ausgangslage, qualitativ und ohne gemessenes Einzelergebnis:

Frage	Vorher	Nachher
Wer sieht was?	unklar, sobald Dokumente in private KI-Konten wandern	geregelt über die Rechte der Quellsysteme
Wo liegen die Daten?	bei fremden Diensten, ohne Kontrolle	eigene, abgeschottete Umgebung oder im eigenen Haus
Nachvollziehbarkeit	keine	lückenlose Protokollierung
Modellwahl	jede Person entscheidet selbst	von der Administration freigegeben
Löschung	nicht steuerbar	Löschkonzept ab Werk

Beratung der MULTIMEDIAFABRIK mit Kunde am Besprechungstisch zur Einführung der Corporate KI APP

Was sich daraus ableiten lässt

Datenhoheit entsteht vor dem Start. Wer die vier Fragen zu Rechten, Speicherort, Protokoll und Löschung klärt, bevor die erste Quelle live geht, führt KI auch in sensiblen Bereichen ein. Drei Punkte gelten in jeder Branche:

Die Rechte kommen aus den bestehenden Systemen. Eine zweite Rechte-Verwaltung für die KI braucht es nicht.
Eine Freigabe hält nur, wenn der offizielle Weg so bequem ist wie der private.
Datenschutz und Betriebsrat gehören in die Rechte-Prüfung, nicht erst in den Rollout.

Mehr zu Hosting, Zertifizierung und KI-Verordnung steht auf der Seite Datenschutz und Datenhoheit.

Behalte die Hoheit über deine Daten

Du willst KI einführen und dabei klar regeln, wer was sieht, wo die Daten liegen und was protokolliert wird? Wir richten dir die Corporate KI APP ein und klären die Rechte mit dir, bevor die erste Quelle live geht.

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