◆ DSGVO & Datenhoheit

Anwendungsfall

DSGVO & Datenhoheit: Wie eine on-premise Corporate KI App KI-Einsatz bei sensiblen Daten überhaupt erst möglich macht

Mitarbeiterin am Laptop mit der Corporate KI App im hellen Buero mit Bergblick in Vorarlberg

Die Corporate KI App der MULTIMEDIAFABRIK ist die eigene Unternehmens-KI, die sich vollständig on-premise betreiben lässt, die Daten verlassen das Haus nie, die Verarbeitung ist DSGVO-konform, und die KI greift ausschließlich auf das eigene Wissen zu. Für Organisationen mit besonderer Verschwiegenheitspflicht macht genau das den Unterschied: Aus „KI dürfen wir nicht einsetzen” wird ein rechtssicher freigegebener KI-Einsatz.

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Ausgangssituation

Eine Organisation mit besonderer Verschwiegenheitspflicht wollte die Vorteile moderner KI nutzen, Anfragen schneller beantworten, Dokumente erschließen, Routinearbeit verkürzen. Doch jeder Anlauf scheiterte an derselben Wand: Die verfügbaren KI-Tools senden Eingaben in fremde Clouds, oft außerhalb der Region. Für eine Stelle, die sensible Mandanten-, Klienten- oder Bürgerdaten verarbeitet, war das schlicht ausgeschlossen.

Das eigentliche Problem war nicht fehlender Wille, sondern fehlende Rechtssicherheit. Wer Daten unter Verschwiegenheitspflicht verarbeitet, darf sie nicht ohne Weiteres an Dritte geben, und ein Cloud-KI-Tool ist genau das: ein Dritter, dessen Zugriffe und Weiterverwendung im Graubereich liegen. So blieb die Organisation in einer paradoxen Lage: Sie hatte den größten Bedarf an Entlastung, durfte aber die naheliegenden Werkzeuge nicht anfassen.

Was sich der Kunde wünschte

Wir würden KI gern nutzen, aber wir dürfen unsere Daten nicht aus der Hand geben. Alles, was wir verarbeiten, unterliegt der Verschwiegenheit. Ich brauche eine Lösung, bei der die Daten das Haus nicht verlassen, bei der ich genau weiß, wer Zugriff hat, und die rechtssicher ist. Wenn das nicht geht, bleiben wir lieber bei der Handarbeit. Eine fremde Cloud kommt für uns nicht infrage, Punkt.

Haende laden Dokumente in die Wissensdatenbank der Corporate KI App

Warum eine Corporate KI App die Lösung war

Vollständig on-premise:

Die Corporate KI App läuft auf der Infrastruktur im Haus. Die Daten verlassen das Unternehmen nie, kein externer Datenfluss, keine fremde Cloud im Hintergrund.

DSGVO-konform von Grund auf:

Verarbeitung vor Ort, Datenminimierung, klare Zugriffsrechte. Die Grundlage ist nicht nachträglich aufgesetzt, sondern eingebaut.

Nur das eigene Wissen:

Über die Wissensdatenbank antwortet die KI ausschließlich aus den eigenen Inhalten, mit Quellenbezug, und das eigene Wissen fließt nicht in fremde Modelle.

Klar geregelter Zugriff:

Spaces und Agents legen fest, wer auf welches Wissen zugreift. Datenhoheit ist hier kein Schlagwort, sondern eine Frage konkreter Rechte.

Persönlich betreut:

Konzept, Einrichtung und Betrieb kommen von einem Partner vor Ort in Vorarlberg, nicht von einer anonymen Hotline.

Umsetzung

Komponente	Detail
Hosting	vollständig on-premise auf eigener Hardware im Haus
Wissensaufbau	sensible Dokumente und Abläufe ins lokale RAG geladen
Zugriffsrechte	klare Rollen über Spaces und Agents, kein offener Zugang
Verarbeitung	DSGVO-konform, Datenminimierung, keine Weitergabe an Dritte
Endkontrolle	KI-Texte sind als Entwurf gekennzeichnet, Freigabe bleibt im Team
Betreuung	persönlicher Partner vor Ort in Vorarlberg
Schulung	Einweisung des Teams auf sicheren Umgang und Wissenspflege

Der Schlüssel war die Entscheidung für on-premise: Erst dadurch ließ sich überhaupt ein KI-Einsatz darstellen, der mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar ist. Die Daten bleiben im Haus, die Kontrolle über jeden Zugriff bleibt bei der Organisation.

Helles Rechenzentrum in Vorarlberg für die DSGVO-konforme Datenhoheit der Corporate KI App

Output

eine on-premise KI

Deren Daten das Haus nie verlassen

DSGVO-konforme Verarbeitung

mit Datenminimierung und klaren Zugriffsrechten

abrufbares Wissen

aus den eigenen, sensiblen Dokumenten mit Quellenbezug

klar geregelter Zugriff

über Spaces und Agents

Entwurfs-Kennzeichnung

für die Endkontrolle im Team

rechtssicherer KI-Einsatz

Vereinbar mit der Verschwiegenheitspflicht

Ergebnis

KI-Einsatz von nicht möglich zu rechtssicher freigegeben · null Datenabfluss in fremde Clouds · sensibles Wissen bleibt vollständig im Haus

Die folgenden Werte sind eine illustrative Modellrechnung, aus vergleichbaren Projekten verdichtet, kein konkretes Einzel-Mandat.

Kennzahl	Vorher	Nachher
KI-Einsatz	nicht möglich (Compliance)	rechtssicher freigegeben
Datenabfluss in fremde Clouds	Ausschlusskriterium	null, on-premise
Wo sensibles Wissen liegt	dürfte nicht aus dem Haus	bleibt vollständig im Haus
Zugriffskontrolle	bei Cloud-Tools unklar	klare Rollen über Spaces und Agents
Rechtsrahmen	fremdes Recht, Graubereich	vor Ort, DSGVO-konform
Routinearbeit	vollständig von Hand	KI entlastet im rechtssicheren Rahmen

Der entscheidende Hebel war nicht eine Effizienzzahl, sondern die Freigabe an sich: Erst die on-premise-Architektur machte den KI-Einsatz überhaupt zulässig. Aus „das dürfen wir nicht” wurde „das ist rechtssicher möglich”, und damit standen alle weiteren Vorteile der Unternehmens-KI erst zur Verfügung.

Beratung der MULTIMEDIAFABRIK mit Kunde am Besprechungstisch zur Corporate KI App

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn dein Betrieb sensible Daten verarbeitet oder einer Verschwiegenheitspflicht unterliegt, ist die Hosting-Frage keine technische Nebensache, sondern die Voraussetzung. Drei Faktoren sind über vergleichbare Fälle konstant:

Bei sensiblen Daten entscheidet das Hosting-Modell über die Zulässigkeit, on-premise macht den Einsatz dort möglich, wo eine fremde Cloud ausscheidet.
Datenhoheit zeigt sich in konkreten Zugriffsrechten, Spaces und Agents regeln, wer welches Wissen sieht.
Die Endkontrolle bleibt im Team, KI-Texte sind als Entwurf gekennzeichnet, die Verantwortung bleibt beim Menschen.

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