★ Der Gastro-Jahresplan

Story

Der Gastro-Jahresplan: Saisonkarte, Aktionen und Events über zwölf Monate

Heller Gastraum eines Restaurants im Alpenraum mit Panoramafenstern, gedeckten Holztischen und Gästen beim Mittagstisch

Das Gastro-Jahr im Alpenraum ist kein gleichmäßiger Strich, sondern eine Folge von Wellen. Auf ruhige Wochen folgen dichte, auf lange Vorbereitungen kurze Spitzen, und fast jeder wichtige Anlass steht schon heute im Kalender des nächsten Jahres. Wer diese Anlässe kennt, muss sie nicht mehr erfinden, sondern nur rechtzeitig bespielen.

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Einleitung

Genau daran scheitert die Bewerbung aber meistens. Ein Weinabend wird angekündigt, wenn die Karten schon gedruckt sind, das Feiertagsmenü zwei Tage vorher, die Weihnachtsfeiern im Dezember statt im September. Zu spät heißt in der Gastronomie fast immer: technisch veröffentlicht, aber wirkungslos. Dieser Jahresplan sortiert die Anlässe, ihre Vorlaufzeiten, den tragenden Kanal und den Produktionsrhythmus, aus dem das Material dafür kommt.

Der Zwölf-Monats-Kalender

Diese Übersicht ist ein Grundgerüst, kein Gesetz. Sie wird für jedes Haus angepasst, denn ein Seelokal am Bodensee, ein Wirtshaus im Tal und eine Stadtbar haben unterschiedliche starke und schwache Monate.

Monat	Anlässe im Alpenraum	Vorlauf	Tragender Kanal
Jänner	Ruhige Wochen nach den Feiertagen, Neujahrsmenüs, Mittagsangebote, Aktionen für schwache Wochentage	2 bis 3 Wochen	Newsletter und Unternehmensprofil, weil Stammgäste zuerst reagieren
Februar	Fasching und Ballzeit, Vor- und Nachbereitung von Bällen, Valentinstag, Winterferien der Nachbarländer	3 bis 4 Wochen	Kurze vertikale Videos für Stimmung, Profil-Beiträge für die Öffnungszeiten
März	Frühlingskarte, Terrassenstart beim ersten warmen Wochenende, Ende der Wintersaison am Berg	4 Wochen für die Karte, tagesaktuell für die Terrasse	Kanal für Terrassenstimmung, Website und Profil für die neue Karte
April	Ostern mit Feiertagsmenü, Bärlauchzeit, Ostermontag, Beginn der Ausflugsgastronomie	5 bis 6 Wochen	Website-Aktionsseite plus Newsletter, Kanal für die Erinnerung
Mai	Muttertag, Spargelzeit, Feiertage und Fenstertage, Start der Hochzeits- und Firmenfeier-Anfragen	6 Wochen für Muttertag, 3 Wochen für Spargel	Newsletter und Website, weil beides reserviert wird
Juni	Terrassensaison auf voller Stärke, Grill- und Sommerkarte, Hochzeiten und Sommerfeste, Schulschluss	4 Wochen	Kanal für Atmosphäre, Website für Gruppen- und Feieranfragen
Juli	Sommerferien, Tourismus-Hochsaison, Feste und Freiluftveranstaltungen, Gäste von außerhalb	3 Wochen, tagesaktuell für Wetterfenster	Unternehmensprofil und Karte, weil ortsfremde Gäste dort suchen
August	Hochsaison und Ferienspitze, Betriebsurlaube in der Nachbarschaft, Sommerabende und späte Terrasse	3 Wochen	Profil und Kanal, Öffnungszeiten und Ruhetage sichtbar halten
September	Herbstkarte, Ende der Ferien, Beginn der Firmenfeier-Anfragen, Törggelen und Erntefeste	4 bis 6 Wochen	Newsletter für Firmenkunden, Website für die Feieranfrage
Oktober	Wildkarte, Törggelen, Kastanien und junger Wein, Zwischensaison am Berg, Herbstferien	4 Wochen	Kanal und Newsletter, Website für die Wildkarte
November	Martinigans, Weihnachtsfeiern von Firmen, Adventsvorbereitung, ruhige Wochen vor dem Advent	8 bis 10 Wochen für Firmenfeiern	Newsletter und Website, weil Firmenfeiern schriftlich angefragt werden
Dezember	Advent, Punsch und Glühwein, Weihnachtsfeiern, Feiertagsmenüs, Silvester, Gutscheingeschäft	8 bis 12 Wochen für Silvester und Feiertage	Website für Reservierung und Gutscheine, Kanal für Stimmung

Food-Fotografie im Studio: ein Gericht auf einem Holzbrett wird vor Kamera und Softbox mit der Pinzette angerichtet

Vorlaufzeiten: die Regel hinter den Zahlen

Die Vorlaufzeit hängt nicht vom Anlass ab, sondern von der Entscheidung, die der Gast treffen muss. Je mehr Menschen mitentscheiden und je fixer der Termin, desto länger der Vorlauf.

Anlasstyp	Vorlauf	Was in dieser Zeit passiert
Spontaner Besuch, Tagesgericht, Wetterfenster	wenige Stunden bis 2 Tage	Ein kurzer Hinweis, richtige Öffnungszeiten, ein aktuelles Bild
Wochenaktion, schwacher Wochentag, Mittagsangebot	2 bis 3 Wochen	Mehrere Erinnerungen, Newsletter an Stammgäste, Profil-Beitrag
Saisonkarte, Themenabend, Feiertagsmenü	4 bis 6 Wochen	Ankündigung, Bildmaterial, Aktionsseite, zwei bis drei Erinnerungen
Firmenfeier, Silvester, Hochzeit, große Gruppen	8 bis 12 Wochen	Anfragestrecke online, direkte Ansprache, Nachfassen, Restplatz-Hinweise

Daraus folgt die unbequeme Konsequenz: Die Bewerbung des Weihnachtsgeschäfts beginnt im September, nicht im Advent. Wer im Dezember startet, konkurriert mit allen anderen um Termine, die längst vergeben sind. Wie Aktionen die schwachen Tage im Jahresverlauf auffangen, zeigt der Use Case Schwache Tage füllen, und für Gruppen- und Feiergeschäft lohnt der Blick auf Catering und Events.

Der Produktionsrhythmus über das Jahr

Ein Kalender ohne Material bleibt eine Liste. Deshalb wird die Produktion an den Jahresverlauf gehängt, nicht umgekehrt. Zwei Drehtage sind der Regelfall, drei bis vier für Häuser mit stark wechselnder Karte.

Zeitpunkt	Was aufgenommen wird	Trägt die Monate
Februar bis März	Frühlingskarte, Terrasse im ersten Licht, Team nach der Wintersaison	März bis Juni
Mai bis Juni	Sommer- und Grillkarte, Abendstimmung, Gastraum bei offener Tür, Feiergeschäft	Juni bis August
September	Herbst- und Wildkarte, warme Innenaufnahmen, Firmenfeier-Motive, Gutscheine	September bis November
Oktober bis November	Advents- und Feiertagsmotive, Punsch, Silvester, Winterstimmung	November bis Jänner

Jeder dieser Tage liefert Serienmaterial für Wochen, wie es die Seite Food-Fotografie und Food-Video beschreibt. Der Trick liegt im Vorziehen: Adventsmotive entstehen im Spätherbst, nicht im Advent, weil im Advent der Betrieb läuft. Aus dem Vorrat wird anschließend der Wochenrhythmus gespeist, den die Seite Social Media und Reels beschreibt.

Content-Produktion in einer offenen Restaurantküche: eine Aufnahme entsteht, während der Küchenchef ein Gericht anrichtet

Wo der Kalender im Betrieb landet

Ein Jahresplan wirkt erst, wenn er drei Orte erreicht: den Redaktionsplan für den laufenden Kanal, die Aktionsseiten auf der Website mit Speisekarte und Reservierung und den Verteiler für den Newsletter. Dazu kommt die Küche, denn eine Aktion, die niemand kochen kann, ist keine Aktion. Ein fester Termin im Monat für die Vorschau auf die nächsten acht Wochen reicht in der Regel aus, um den Plan lebendig zu halten. In welcher Projektphase er entsteht, steht auf der Seite So läuft dein Gastro-Marketing-Projekt ab.

Quick-Reference

Das Gastro-Jahr besteht aus wiederkehrenden Anlässen, die niemand neu erfinden muss
Der Vorlauf richtet sich nach der Entscheidung des Gastes, nicht nach dem Anlass
Firmenfeiern, Silvester und große Gruppen brauchen acht bis zwölf Wochen Vorlauf
Zwei bis vier Drehtage im Jahr decken den kompletten Kalender mit Material ab
Adventsmotive entstehen im Spätherbst, weil im Advent keine Zeit dafür bleibt
Der Plan lebt nur, wenn er Redaktionsplan, Website und Newsletter gleichzeitig erreicht

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