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Vertiefung

Von der Begehung zum Go-live: die 6 Phasen im Hotel-Projekt

Schlankes Display zeigt Spa-Zeiten und Pool-Temperatur am Eingang des Wellnessbereichs

Ein Hotel-Infoterminal-Projekt der MULTIMEDIAFABRIK läuft in sechs klaren Phasen ab, alle in einer Hand: von der Begehung durch Lobby, öffentliche Flächen und Seminartrakt über Konzept und Festpreis-Angebot, Content und Konfiguration, Montage außerhalb der Stoßzeiten bis zu Schulung, Go-live und dem laufenden Betrieb mit Saison-Updates. Vom ersten Termin bis zum Go-live vergehen je nach Umfang typisch 5 bis 8 Wochen, deshalb ist die Zwischensaison der ideale Startpunkt.

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Die wichtigste Botschaft vorweg: Das Haus startet mit fertigen Inhalten, nicht mit einer leeren Hülle. Die komplette Einpflege aller Inhalte vor dem Go-live gehört zum Paket, dein Team übernimmt ein laufendes System statt einer Baustelle.

Die sechs Phasen im Überblick

Phase	Inhalt	Dauer (Richtwert)
1: Begehung & Briefing	Rundgang durch Lobby, Flächen und Seminartrakt, Gästestruktur, Sprachen, Schnittstellen	1 Termin vor Ort
2: Konzept & Festpreis	Screen-Plan je Fläche, Software-Umfang, Content-Plan, verbindliches Angebot	1–2 Wochen
3: Content & Konfiguration	CI-Design, Einpflege aller Inhalte, Übersetzungen, Foto-/Filmproduktion nach Bedarf	3–5 Wochen
4: Montage & Inbetriebnahme	Installation außerhalb der Stoßzeiten, Testbetrieb, Feinjustierung	1–3 Tage im Haus
5: Schulung & Go-live	Einweisung von Rezeption und Bankett-Team, Übergabe der CMS-Zugänge	0,5 Tage
6: Betrieb & Saison-Updates	Monitoring, Wartung, Content-Updates zu Saisonwechsel und Events	laufend je SLA

Phase 1: Begehung und Briefing

Am Anfang steht kein Produktkatalog, sondern dein Haus. Beim Rundgang durch Lobby, Lift-Bereiche, Wellness, Restaurant und Seminartrakt entsteht das Bild: Wo entstehen Fragen, wo warten Gäste, wo geht Umsatz verloren? Dazu klären wir Gästestruktur und Sprachen, vorhandene Systeme wie Veranstaltungskalender und Hotelsystem sowie den Budgetrahmen. Ein Termin vor Ort, und die Grundlage für ein Konzept steht, das zum Haus passt statt von der Stange zu kommen.

Gäste bedienen ein freistehendes Infoterminal in einer eleganten alpinen Hotel-Lobby mit Kamin und Bergblick

Phase 2: Konzept und Festpreis

Aus der Begehung entsteht der Screen-Plan je Fläche: welches Terminal wohin, welche Signage-Displays in Lobby, Lift und Wellness, ob das Seminar-Modul dazugehört, welche Schnittstellen angebunden werden. Dazu kommen Content-Plan und Software-Umfang. Du bekommst ein verbindliches Festpreis-Angebot als Entscheidungsgrundlage für Inhaber, Direktion oder Gruppe; die Investitions-Logik dahinter erklärt die Seite Kosten.

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Phase 3: Content und Konfiguration

Jetzt entsteht das, was der Gast später sieht: CI-Design, Gästemappe, Playlists und Übersetzungen. Die MULTIMEDIAFABRIK pflegt alle Inhalte komplett ein, von Öffnungszeiten bis Ausflugstipps, und richtet die Schnittstellen zu Kalender, Wetter- und Bergbahn-Daten ein; die Details dazu stehen auf der Seite Integration und Datenquellen. Braucht das Haus neue Bildwelten oder Filme, produziert die eigene Digitalagentur parallel, gedreht mit 2, 3, 4 oder mehr Kameras je nach Setup, inklusive Luftaufnahmen von Haus und Bergkulisse.

Gast wählt Ausflugstipps mit Bergpanorama und Wetter auf der digitalen Gästemappe am Touch-Terminal

Phase 4: Montage außerhalb der Stoßzeiten

Ein Hotel kennt keine Betriebsferien, deshalb passt sich die Montage dem Haus an: Installation außerhalb der Stoßzeiten, abgestimmt auf Check-in-Wellen, Veranstaltungen und Ruhezeiten. Stelen werden standsicher montiert, Displays dezent mit sauberer Kabelführung, alles mit geprüften Komponenten und Prüfprotokollen. Danach folgt der Testbetrieb mit Feinjustierung: Blickwinkel, Helligkeit, Laufzeiten, bis jede Fläche sitzt.

Phase 5: Schulung und Go-live

Ein halber Tag, der über den Alltag entscheidet: Rezeption und Bankett-Team werden am eigenen System eingewiesen, vom Ändern der Speisekarte über das Anlegen einer Veranstaltung bis zum Saisonwechsel der Playlists. Das CMS ist ohne IT-Kenntnisse bedienbar; nach der Übergabe der Zugänge ist das Haus live und dein Team handlungsfähig.

Rezeptionistin zeigt einem Gast Reservierungen und Aktivitäten am digitalen Concierge-Terminal

Phase 6: Betrieb und Saison-Updates

Nach dem Go-live beginnt die Phase, die über Jahre trägt: Monitoring, Fernwartung und Saison-Updates je vereinbartem SLA. Störungen werden oft erkannt, bevor ein Gast sie sieht; zum Saisonwechsel kommen neue Inhalte, Bildwelten und Programme ins System, auf Wunsch als Content-Service. So bleibt die Lobby aktuell, ohne dass dein Team daran denken muss.

Quick-Reference

Sechs Phasen von der Begehung bis zum laufenden Betrieb, alle in einer Hand
Typisch 5 bis 8 Wochen bis zum Go-live; die Zwischensaison ist der ideale Startpunkt
Fertige Inhalte zum Start: komplette Einpflege, Übersetzungen und CI-Design vor dem Go-live
Montage außerhalb der Stoßzeiten, abgestimmt auf den Hotelbetrieb
Schulung für Rezeption und Bankett-Team, danach Monitoring und Saison-Updates je SLA

Seminarbereich mit digitaler Agenda-Anzeige und Raum-Signage neben den Türen

Inline-FAQ Ablauf

Wie lange dauert es von der Anfrage bis zum Go-live? Je nach Umfang typisch 5 bis 8 Wochen: eine Begehung, 1 bis 2 Wochen Konzept und Angebot, 3 bis 5 Wochen Content und Konfiguration, dann Montage, Schulung und Go-live.

Stört die Installation den Hotelbetrieb? Nein, die Montage wird um den Betrieb herum geplant: außerhalb der Stoßzeiten, abgestimmt auf Check-in-Wellen und Veranstaltungen, mit 1 bis 3 Tagen im Haus je nach Umfang.

Muss unser Team Inhalte selbst vorbereiten? Nein. Ihr liefert Rohmaterial wie Öffnungszeiten, Karten und vorhandene Fotos; die MULTIMEDIAFABRIK strukturiert, gestaltet, übersetzt und pflegt alles vor dem Go-live ein.

Was passiert nach dem Go-live? Monitoring und Fernwartung laufen je SLA, dein Team pflegt Alltägliches selbst über das einfache CMS, und zum Saisonwechsel gibt es Updates als Service, wenn du sie buchst.

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