› So läuft die Einführung ab
So läuft die Einführung von Agendi ab — die Phasen Schritt für Schritt
Die Einführung von Agendi verläuft bei der MULTIMEDIAFABRIK in klar abgegrenzten Phasen — von der Bedarfsklärung über Setup und Konfiguration bis zu Schulung, Pilot und laufendem Betrieb. Agendi ist die dialektsichere KI-Konferenz- und Notizen-Software der MULTIMEDIAFABRIK mit Hosting im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, und ihre Einführung ist bewusst so geschnitten, dass ein Unternehmen in der Regel innerhalb weniger Wochen startklar ist — ohne eigenes IT-Projekt.
Agendi ist primär für Unternehmen jeder Branche gebaut; Gemeinden sind eine starke Spezialstärke, der Ablauf ist für beide identisch. Kein Big-Bang, keine monatelange Vorbereitung: Jede Phase hat ein klares Ziel und ein klares Ergebnis. Die Dauer-Angaben sind Richtwerte und hängen von der Größe des Unternehmens und vom optionalen Hardware-Umfang ab.
Die Einführungs-Phasen im Überblick
| # | Phase | Dauer (Richtwert) | Ergebnis am Ende |
|---|---|---|---|
| 1 | Bedarfsklärung | wenige Tage | Eignung geprüft, Tarif und Umfang abgestimmt |
| 2 | Setup und Konfiguration | rund 1 bis 2 Wochen | Account steht, Engine und Wissensdatenbank eingerichtet |
| 3 | Hardware (optional) | projektabhängig | Konferenz-Mikrofonie und Videokonferenz installiert |
| 4 | Schulung | rund 1 bis 2 Tage | Team bedient Agendi eigenständig |
| 5 | Pilot | 1 bis 2 Sitzungen | erste Live-Besprechung dialektsicher protokolliert |
| 6 | Roll-out und Betrieb | laufend | produktiver Regelbetrieb mit Support |
Die Faustregel: Ohne optionale Hardware ist ein Unternehmen meist in wenigen Wochen produktiv. Kommt Raumtechnik dazu, verschiebt sich der Start je nach Liefersituation — die Software selbst ist davon unabhängig nutzbar.
Phase 1 — Bedarfsklärung
Am Anfang steht kein Vertrag, sondern ein Gespräch. In der Bedarfsklärung wird ermittelt, ob und wie Agendi zu deinem Unternehmen passt.
| Was passiert | Wer ist beteiligt |
|---|---|
| Eignung der Dialekt-Engine für deine Region prüfen | MULTIMEDIAFABRIK und Unternehmen |
| Besprechungs- und Wissensabläufe verstehen | Geschäftsführung, Fachbereiche |
| Tarif einordnen (Basis oder erweitert) | gemeinsam |
| Nutzerzahl und Wörter-Bedarf abschätzen | gemeinsam |
| Hosting-Modell klären (Vorarlberg oder on-premise) | gemeinsam |
| optionalen Hardware-Bedarf klären | MULTIMEDIAFABRIK und Unternehmen |
Das wichtigste Ergebnis dieser Phase: Du weißt, dass die Dialekt-Engine deinen Sprachraum versteht und welches Hosting-Modell passt, bevor etwas eingerichtet wird. Diese Klärung steht bewusst am Anfang.
Phase 2 — Setup und Konfiguration
Ist der Bedarf geklärt, wird Agendi eingerichtet und auf dein Unternehmen zugeschnitten. Da Agendi web-basiert ist, gibt es im Vorarlberg-Hosting keinen lokalen Installationsaufwand; beim on-premise-Modell wird die Infrastruktur im Haus aufgesetzt.
| Strang | Was eingerichtet wird | Ziel |
|---|---|---|
| Firmen-Account | mandantenfähiger Account, Nutzer und Rollen | einsatzbereite, sauber getrennte Plattform |
| Dialekt-Engine | Feinabstimmung auf den regionalen Sprachraum | dialektsichere Mitschrift in der Besprechung |
| Wissensdatenbank | vorhandene Dokumente und Daten ins Setup laden | durchsuchbares Firmenwissen ab dem Start |
| Protokoll-Vorlagen | Struktur für Protokolle und Beschlüsse | passende Entwürfe ab der ersten Sitzung |
Mit rund ein bis zwei Wochen ist dies die inhaltlich dichteste Phase — hier entsteht der Unterschied zwischen einem generischen Werkzeug und einer Software, die dein Unternehmen wirklich kennt. Der Umfang des Daten-Setups richtet sich nach der Datenmenge.
Phase 3 — Hardware (optional)
Wer den Besprechungsraum sauber an Agendi koppeln will, lässt in dieser optionalen Phase die passende Raumtechnik installieren. Wer mit vorhandener Technik oder dem Mikrofon-Setup-to-go startet, überspringt sie.
| Komponente | Funktion |
|---|---|
| Konferenz-Mikrofonie | klarer Raumton als Grundlage guter Protokolle |
| Mikrofon-Setup-to-go | vorbereitetes Setup für den schnellen Einsatz |
| Videokonferenz-Systeme | saubere Einbindung von Hybrid-Teilnehmern |
| Installation und Abnahme | Aufstellung, Anbindung, Funktionstest vor Ort |
Diese Phase ist projektabhängig, weil sie von Liefer- und Bausituation abhängt. Geplant und installiert wird sie von der MULTIMEDIAFABRIK — derselbe Partner, der auch die Software liefert.
Phase 4 — Schulung
Bevor Agendi live geht, wird das Team geschult. Ziel ist, dass dein Unternehmen das System eigenständig bedient — ohne Abhängigkeit von einer externen IT. Beim erweiterten Tarif mit Unternehmens-KI empfehlen wir die Schulung besonders.
| Schulungs-Inhalt | Ergebnis |
|---|---|
| Besprechung aufzeichnen und protokollieren | Team weiß, wie Entwürfe geprüft und freigegeben werden |
| Voice-First-Notizen | Team nutzt das Einsprechen im Alltag |
| Wissensdatenbank pflegen | Team ergänzt die Wissensbasis selbst |
| Nutzer- und Rollenverwaltung | Team verwaltet User eigenständig |
| Unternehmens-KI (erweiterter Tarif) | Team holt Antworten, Entwürfe und Konzepte aus dem Wissen |
Mit rund ein bis zwei Tagen ist die Schulung kompakt gehalten. Agendi ist bewusst so gebaut, dass die Bedienung im Arbeitsalltag verständlich bleibt.
Phase 5 — Pilot
Der erste echte Praxistest ist eine begleitete Live-Besprechung. Hier zeigt sich, dass die dialektsichere Mitschrift im realen Raum funktioniert.
| Ablauf | Inhalt |
|---|---|
| Live-Mitschrift | reale Besprechung wird dialektsicher erfasst |
| Protokoll-Entwurf | Agendi liefert den strukturierten Entwurf |
| gemeinsame Prüfung | Team und MULTIMEDIAFABRIK gehen das Ergebnis durch |
| Feinjustierung | letzte Anpassungen an Vorlagen und Konfiguration |
Nach einer bis zwei Sitzungen weißt du aus eigener Erfahrung, wie viel Nacharbeit Agendi einspart — statt es nur versprochen zu bekommen.
Phase 6 — Roll-out und Betrieb
Mit dem erfolgreichen Pilot geht Agendi in den Regelbetrieb über. Ab hier läuft das System produktiv, begleitet vom laufenden Support der MULTIMEDIAFABRIK.
| Betriebs-Leistung | Inhalt |
|---|---|
| Regelbetrieb | dialektsichere Protokolle und wachsende Wissensdatenbank im Alltag |
| Hosting und Monitoring | verlässlicher Betrieb im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise |
| Updates | laufende Funktions- und Sicherheits-Updates |
| Support | ein Ansprechpartner für Software und Hardware, Partner vor Ort in Vorarlberg |
| Erweiterung | weitere Nutzer oder Upgrade einzelner User auf den erweiterten Tarif jederzeit |
Der Betrieb ist kein Endpunkt, sondern ein Wachstumspfad: Du nimmst jederzeit weitere Nutzer dazu oder hebst einzelne auf den erweiterten Tarif mit Unternehmens-KI — ohne Systemwechsel.
Was du beisteuerst — und was die MULTIMEDIAFABRIK übernimmt
Damit die Einführung reibungslos läuft, ist die Aufgabenteilung klar. Das meiste liegt bei der MULTIMEDIAFABRIK, dein Unternehmen liefert vor allem Inhalte und Entscheidungen.
| Verantwortung Unternehmen | Verantwortung MULTIMEDIAFABRIK |
|---|---|
| Ansprechpartner benennen | Eignungs-Prüfung und Beratung |
| Dokumente für die Wissensdatenbank liefern | Account-Setup und Dialekt-Konfiguration |
| an der Schulung teilnehmen | Schulung und Consulting durchführen |
| Pilot-Besprechung bereitstellen | Pilot begleiten und feinjustieren |
| redaktionelle Endkontrolle der Protokolle | Hosting, Updates, Monitoring, Support |
Diese Teilung hält den Aufwand gering: Du musst kein Software-Projekt managen, sondern lieferst Inhalte und Freigaben — den technischen Teil übernimmt der Partner.
Inline-FAQ Ablauf
Quick-Reference
- Sechs Phasen: Bedarfsklärung, Setup und Konfiguration, Hardware (optional), Schulung, Pilot, Roll-out und Betrieb
- Eignungs-Prüfung der Dialekt-Engine und Hosting-Modell-Klärung stehen bewusst am Anfang
- Web-basiert im Vorarlberg-Hosting, kein lokaler Installationsaufwand; on-premise im eigenen Haus
- Konfiguration läuft mehrsträngig: Account, Dialekt-Engine, Wissensdatenbank, Protokoll-Vorlagen
- Hardware-Phase optional und projektabhängig, von der MULTIMEDIAFABRIK installiert
- Schulung rund ein bis zwei Tage, beim erweiterten Tarif besonders empfohlen, Team bedient danach eigenständig
- Pilot als realer Praxistest mit gemeinsamer Prüfung
- Betrieb mit Hosting im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, Monitoring, Updates und Support
- Richtwert-Dauern in Tagen und Wochen, kein 24-Stunden-Versprechen
- Erweiterung jederzeit: weitere Nutzer oder Upgrade auf den erweiterten Tarif ohne Systemwechsel
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