› So läuft die Einführung ab
So läuft die Einführung von AGENDI ab, die Phasen Schritt für Schritt
Die Einführung von AGENDI verläuft bei der MULTIMEDIAFABRIK in klar abgegrenzten Phasen, von der Bedarfsklärung über Setup und Konfiguration bis zu Schulung, Pilot und laufendem Betrieb. AGENDI ist die dialektsichere KI-Konferenz- und Notizen-Software der MULTIMEDIAFABRIK mit Hosting im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, und ihre Einführung ist bewusst so geschnitten, dass ein Unternehmen in der Regel innerhalb weniger Wochen startklar ist, ohne eigenes IT-Projekt.
AGENDI ist primär für Unternehmen jeder Branche gebaut; Gemeinden sind eine starke Spezialstärke, der Ablauf ist für beide identisch. Kein Big-Bang, keine monatelange Vorbereitung: Jede Phase hat ein klares Ziel und ein klares Ergebnis. Die Dauer-Angaben sind Richtwerte und hängen von der Größe des Unternehmens und vom optionalen Hardware-Umfang ab.
Die Einführungs-Phasen im Überblick
| # | Phase | Dauer (Richtwert) | Ergebnis am Ende |
|---|---|---|---|
| 1 | Bedarfsklärung | wenige Tage | Eignung geprüft, Tarif und Umfang abgestimmt |
| 2 | Setup und Konfiguration | rund 1 bis 2 Wochen | Account steht, Engine und Wissensdatenbank eingerichtet |
| 3 | Hardware (optional) | projektabhängig | Konferenz-Mikrofonie und Videokonferenz installiert |
| 4 | Schulung | rund 1 bis 2 Tage | Team bedient AGENDI eigenständig |
| 5 | Pilot | 1 bis 2 Sitzungen | erste Live-Besprechung dialektsicher protokolliert |
| 6 | Roll-out und Betrieb | laufend | produktiver Regelbetrieb mit Support |
Die Faustregel: Ohne optionale Hardware ist ein Unternehmen meist in wenigen Wochen produktiv. Kommt Raumtechnik dazu, verschiebt sich der Start je nach Liefersituation, die Software selbst ist davon unabhängig nutzbar.
Phase 1 , Bedarfsklärung
Am Anfang steht kein Vertrag, sondern ein Gespräch. In der Bedarfsklärung wird ermittelt, ob und wie AGENDI zu deinem Unternehmen passt.
| Was passiert | Wer ist beteiligt |
|---|---|
| Eignung der Dialekt-Engine für deine Region prüfen | MULTIMEDIAFABRIK und Unternehmen |
| Besprechungs- und Wissensabläufe verstehen | Geschäftsführung, Fachbereiche |
| Tarif einordnen (Basis oder erweitert) | gemeinsam |
| Nutzerzahl und Wörter-Bedarf abschätzen | gemeinsam |
| Hosting-Modell klären (Vorarlberg oder on-premise) | gemeinsam |
| optionalen Hardware-Bedarf klären | MULTIMEDIAFABRIK und Unternehmen |
Das wichtigste Ergebnis dieser Phase: Du weißt, dass die Dialekt-Engine deinen Sprachraum versteht und welches Hosting-Modell passt, bevor etwas eingerichtet wird. Diese Klärung steht bewusst am Anfang.
Phase 2, Setup und Konfiguration
Ist der Bedarf geklärt, wird AGENDI eingerichtet und auf dein Unternehmen zugeschnitten. Da AGENDI web-basiert ist, gibt es im Vorarlberg-Hosting keinen lokalen Installationsaufwand; beim on-premise-Modell wird die Infrastruktur im Haus aufgesetzt.
| Strang | Was eingerichtet wird | Ziel |
|---|---|---|
| Firmen-Account | mandantenfähiger Account, Nutzer und Rollen | einsatzbereite, sauber getrennte Plattform |
| Dialekt-Engine | Feinabstimmung auf den regionalen Sprachraum | dialektsichere Mitschrift in der Besprechung |
| Wissensdatenbank | vorhandene Dokumente und Daten ins Setup laden | durchsuchbares Firmenwissen ab dem Start |
| Protokoll-Vorlagen | Struktur für Protokolle und Beschlüsse | passende Entwürfe ab der ersten Sitzung |
Mit rund ein bis zwei Wochen ist dies die inhaltlich dichteste Phase, hier entsteht der Unterschied zwischen einem generischen Werkzeug und einer Software, die dein Unternehmen wirklich kennt. Der Umfang des Daten-Setups richtet sich nach der Datenmenge.
Phase 3, Hardware (optional)
Wer den Besprechungsraum sauber an AGENDI koppeln will, lässt in dieser optionalen Phase die passende Raumtechnik installieren. Wer mit vorhandener Technik oder dem Mikrofon-Setup-to-go startet, überspringt sie.
| Komponente | Funktion |
|---|---|
| Konferenz-Mikrofonie | klarer Raumton als Grundlage guter Protokolle |
| Mikrofon-Setup-to-go | vorbereitetes Setup für den schnellen Einsatz |
| Videokonferenz-Systeme | saubere Einbindung von Hybrid-Teilnehmern |
| Installation und Abnahme | Aufstellung, Anbindung, Funktionstest vor Ort |
Diese Phase ist projektabhängig, weil sie von Liefer- und Bausituation abhängt. Geplant und installiert wird sie von der MULTIMEDIAFABRIK, derselbe Partner, der auch die Software liefert.
Phase 4 , Schulung
Bevor AGENDI live geht, wird das Team geschult. Ziel ist, dass dein Unternehmen das System eigenständig bedient, ohne Abhängigkeit von einer externen IT. Beim erweiterten Tarif mit Unternehmens-KI empfehlen wir die Schulung besonders.
| Schulungs-Inhalt | Ergebnis |
|---|---|
| Besprechung aufzeichnen und protokollieren | Team weiß, wie Entwürfe geprüft und freigegeben werden |
| Voice-First-Notizen | Team nutzt das Einsprechen im Alltag |
| Wissensdatenbank pflegen | Team ergänzt die Wissensbasis selbst |
| Nutzer- und Rollenverwaltung | Team verwaltet User eigenständig |
| Unternehmens-KI (erweiterter Tarif) | Team holt Antworten, Entwürfe und Konzepte aus dem Wissen |
Mit rund ein bis zwei Tagen ist die Schulung kompakt gehalten. AGENDI ist bewusst so gebaut, dass die Bedienung im Arbeitsalltag verständlich bleibt.
Phase 5 , Pilot
Der erste echte Praxistest ist eine begleitete Live-Besprechung. Hier zeigt sich, dass die dialektsichere Mitschrift im realen Raum funktioniert.
| Ablauf | Inhalt |
|---|---|
| Live-Mitschrift | reale Besprechung wird dialektsicher erfasst |
| Protokoll-Entwurf | AGENDI liefert den strukturierten Entwurf |
| gemeinsame Prüfung | Team und MULTIMEDIAFABRIK gehen das Ergebnis durch |
| Feinjustierung | letzte Anpassungen an Vorlagen und Konfiguration |
Nach einer bis zwei Sitzungen weißt du aus eigener Erfahrung, wie viel Nacharbeit AGENDI einspart, statt es nur versprochen zu bekommen.
Phase 6, Roll-out und Betrieb
Mit dem erfolgreichen Pilot geht AGENDI in den Regelbetrieb über. Ab hier läuft das System produktiv, begleitet vom laufenden Support der MULTIMEDIAFABRIK.
| Betriebs-Leistung | Inhalt |
|---|---|
| Regelbetrieb | dialektsichere Protokolle und wachsende Wissensdatenbank im Alltag |
| Hosting und Monitoring | verlässlicher Betrieb im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise |
| Updates | laufende Funktions- und Sicherheits-Updates |
| Support | ein Ansprechpartner für Software und Hardware, Partner vor Ort in Vorarlberg |
| Erweiterung | weitere Nutzer oder Upgrade einzelner User auf den erweiterten Tarif jederzeit |
Der Betrieb ist kein Endpunkt, sondern ein Wachstumspfad: Du nimmst jederzeit weitere Nutzer dazu oder hebst einzelne auf den erweiterten Tarif mit Unternehmens-KI, ohne Systemwechsel.
Was du beisteuerst, und was die MULTIMEDIAFABRIK übernimmt
Damit die Einführung reibungslos läuft, ist die Aufgabenteilung klar. Das meiste liegt bei der MULTIMEDIAFABRIK, dein Unternehmen liefert vor allem Inhalte und Entscheidungen.
| Verantwortung Unternehmen | Verantwortung MULTIMEDIAFABRIK |
|---|---|
| Ansprechpartner benennen | Eignungs-Prüfung und Beratung |
| Dokumente für die Wissensdatenbank liefern | Account-Setup und Dialekt-Konfiguration |
| an der Schulung teilnehmen | Schulung und Consulting durchführen |
| Pilot-Besprechung bereitstellen | Pilot begleiten und feinjustieren |
| redaktionelle Endkontrolle der Protokolle | Hosting, Updates, Monitoring, Support |
Diese Teilung hält den Aufwand gering: Du musst kein Software-Projekt managen, sondern lieferst Inhalte und Freigaben, den technischen Teil übernimmt der Partner.
Inline-FAQ Ablauf
Quick-Reference
- Sechs Phasen: Bedarfsklärung, Setup und Konfiguration, Hardware (optional), Schulung, Pilot, Roll-out und Betrieb
- Eignungs-Prüfung der Dialekt-Engine und Hosting-Modell-Klärung stehen bewusst am Anfang
- Web-basiert im Vorarlberg-Hosting, kein lokaler Installationsaufwand; on-premise im eigenen Haus
- Konfiguration läuft mehrsträngig: Account, Dialekt-Engine, Wissensdatenbank, Protokoll-Vorlagen
- Hardware-Phase optional und projektabhängig, von der MULTIMEDIAFABRIK installiert
- Schulung rund ein bis zwei Tage, beim erweiterten Tarif besonders empfohlen, Team bedient danach eigenständig
- Pilot als realer Praxistest mit gemeinsamer Prüfung
- Betrieb mit Hosting im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, Monitoring, Updates und Support
- Richtwert-Dauern in Tagen und Wochen, kein 24-Stunden-Versprechen
- Erweiterung jederzeit: weitere Nutzer oder Upgrade auf den erweiterten Tarif ohne Systemwechsel
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