◆ Team- & Projektbesprechungen

Anwendungsfall

Projekt- und Teambesprechungen automatisch protokollieren — ohne dass jemand nebenher mitschreibt

Vierköpfiges Team arbeitet gemeinsam an einem Tisch

Agendi ist die dialektsichere Konferenz- und Notizen-KI der MULTIMEDIAFABRIK: eine Software, die Projekt- und Teambesprechungen aufzeichnet, im regionalen Dialekt transkribiert und automatisch einen Protokoll-Entwurf mit Aufgaben und Entscheidungen liefert. So muss in der Besprechung niemand mehr mitschreiben, und jedes Ergebnis wird zu durchsuchbarem Firmenwissen — verarbeitet im Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise und damit DSGVO-konform in eurer Datenhoheit.

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Ausgangssituation

Eine Industrie-Gruppe im Rheintal mit mehreren Standorten hatte das Muster, das fast jedes Team kennt. In jeder Projektrunde übernahm eine Person das Protokoll, tippte mit, hörte nur halb zu und lieferte am Folgetag eine Zusammenfassung nach, die schon beim Erstellen Lücken hatte. Wer mitschrieb, dachte nicht mit. Wer mitdachte, schrieb nicht mit. Beides ging selten gleichzeitig.

Dazu kam, dass die wichtigen Dinge oft gar nicht im Protokoll landeten — wer übernimmt was bis wann, welche Entscheidung wurde wirklich getroffen, welche Option wurde verworfen und warum. Drei Wochen später diskutierte das Team dieselbe Frage erneut, weil niemand mehr wusste, was beim letzten Mal beschlossen worden war. Das Wissen aus den Besprechungen versickerte, sobald der Raum leer war. Bei vierzehn Projektrunden pro Woche über alle Standorte summierte sich das zu einem strukturellen Leck.

Was sich der Kunde wünschte

Ich will, dass unsere Teambesprechungen endlich sauber dokumentiert sind, ohne dass eine Kollegin den ganzen Termin lang nur tippt. Wir reden Dialekt, da scheitern die meisten Tools schon am ersten Satz. Und unsere internen Projektdetails sollen nicht in irgendeiner fremden Cloud landen. Ich brauche ein Protokoll, das direkt nach dem Meeting steht, das ich nur noch prüfe und freigebe.— Bereichsleitung Projektsteuerung, anonymisiert

Schreibtisch mit Stapeln gedruckter Sitzungsprotokolle

Warum Agendi die Lösung war

Niemand schreibt mehr mit:

Agendi zeichnet die Besprechung auf und transkribiert sie. Alle im Team konzentrieren sich voll auf das Gespräch, statt die Rolle der Protokollführung zu verteilen.

Dialektsicher statt Hochdeutsch-Annahme:

Agendi versteht den regionalen Sprachraum dort, wo Standard-Spracherkennung abfällt. Das Transkript ist brauchbar, nicht nur ein Wirrwarr aus Ratefehlern.

Protokoll-Entwurf statt Rohtext:

Aus der Aufzeichnung entsteht ein strukturierter Entwurf — mit Themen, Entscheidungen und offenen Aufgaben. Das Team prüft und gibt frei, die Fleißarbeit übernimmt die KI.

Wissen, das bleibt:

Jede Besprechung fließt in die Wissensbasis, die als Brücke zur Corporate KI App dient. Die nächste Frage „Was haben wir damals beschlossen?“ ist in Sekunden beantwortet statt in einer langen Suche durch verstreute Notizen.

Umsetzung

Komponente	Detail
Aufzeichnung	Meeting-Mitschnitt direkt in der Agendi-App, vor Ort oder hybrid
Transkription	dialektsichere Verarbeitung des regionalen Sprachraums
Protokoll-Entwurf	strukturierte Gliederung mit Themen, Entscheidungen, Aufgaben
Voice-First-Notizen	gesprochene Gedanken zwischen Terminen, strukturiert abgelegt
Freigabe-Schritt	Entwurf wird vom Team geprüft und freigegeben, Endkontrolle bleibt im Haus
Wissensbasis	freigegebene Protokolle fließen in die durchsuchbare Firmenwissens-Basis
Rollen und Rechte	Zugriff je Account, Team und Standort steuerbar
Hosting	Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise, DSGVO-konform
Raumton	passende Mikrofon- und Konferenztechnik der MULTIMEDIAFABRIK aus einer Hand

Der Schlüssel ist der saubere Raumton: Für ein gutes Protokoll braucht es ein verständliches Audiosignal. Deshalb liefert die MULTIMEDIAFABRIK die passende Mikrofon- und Videokonferenz-Technik aus derselben Hand wie die Software — kein Stückwerk aus Geräten, die nicht zusammenspielen. Die Einführung lief schrittweise: erst ein Standort als Pilot, dann der Rollout über alle Teams, begleitet vom Team der 48 Mitarbeitenden in Koblach.

Konferenzmikrofon auf einem Besprechungstisch

Ergebnis

Protokoll-Entwurf in Minuten statt am Folgetag · niemand schreibt mehr nebenher mit · jede Entscheidung wird zu durchsuchbarem Firmenwissen

Die folgenden Werte stammen aus dem anonymisierten Pilot der Industrie-Gruppe im Rheintal über ein Quartal — plausibel, aber bewusst gerundet.

Kennzahl	Vor Agendi	Mit Agendi
Protokoll fertig	am Folgetag, oft lückenhaft	Entwurf rund 10 Minuten nach dem Meeting
Personen, die mitschreiben	eine je Termin, voll gebunden	keine, alle denken mit
Zeit für Protokoll-Nacharbeit je Termin	rund 40 Minuten	rund 8 Minuten Prüfen und Freigeben
Dialekt im Transkript	schlecht erkannt	dialektsicher verarbeitet
Doppelt diskutierte Entscheidungen / Monat	rund 9	rund 2
frühere Beschlüsse auffindbar	mühsame Suche	in Sekunden aus der Wissensbasis
Speicherort der Daten	fremde Cloud angedacht	Vorarlberg oder on-premise

Über vierzehn Projektrunden pro Woche bedeutet das rund acht eingesparte Personenstunden — und vor allem volle Aufmerksamkeit aller Beteiligten statt einer dauernd gebundenen Person. Der entscheidende Hebel ist nicht eine einzelne Zahl, sondern die Verschiebung der Arbeit: weg vom manuellen Mitschreiben, hin zum kurzen Prüfen und Freigeben.

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn deine Teambesprechungen viel Inhalt, aber kein verlässliches Protokoll produzieren, fehlt nicht mehr Disziplin, sondern eine Engine, die zuhört, mitschreibt und das Wissen sichert. Drei Faktoren waren in diesem Fall ausschlaggebend und gelten über vergleichbare Unternehmen hinweg:

Die Transkription muss dialektsicher sein, sonst ist das Rohmaterial unbrauchbar.
Das Protokoll braucht eine Freigabe durch das Team — die KI liefert den Entwurf, die Endkontrolle bleibt bei euch.
Die Daten gehören in eure Hand: Verarbeitung im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, DSGVO-konform, keine fremde Cloud im Hintergrund.

Person arbeitet am Laptop mit einer Software-Oberfläche

Hol dir jede Besprechung zurück

Schreibt bei euch noch jemand nebenher mit, statt mitzudenken? Agendi zeichnet auf, versteht euren Dialekt und liefert den Protokoll-Entwurf — du prüfst nur noch und gibst frei. Lass uns euren ersten Termin gemeinsam durchspielen.

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