◆ Wissen & Onboarding

Anwendungsfall

Workshops und Schulungen als durchsuchbares Firmenwissen — neue Mitarbeitende schneller einarbeiten

Schulung mit Trainerin und kleiner Gruppe am Tisch

Agendi ist die dialektsichere Konferenz- und Notizen-KI der MULTIMEDIAFABRIK: eine Software, die Workshops und Schulungen aufzeichnet, im regionalen Dialekt transkribiert und zu durchsuchbarem Firmenwissen macht. Neue Mitarbeitende fragen damit die Wissensbasis statt jedes Mal Kollegen, und das Know-how bleibt im Haus statt in einzelnen Köpfen — verarbeitet im Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise und damit DSGVO-konform in eurer Datenhoheit.

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Ausgangssituation

Ein produzierendes Familienunternehmen im Rheintal mit hoher Fertigungstiefe lebte von erfahrenen Fachkräften — und genau dieses Wissen verpuffte nach jedem Workshop. Drei Stunden internes Know-how, geteilt von langjährigen Kollegen, festgehalten allenfalls in ein paar stichwortartigen Notizen. Wer dabei war, erinnerte sich an Bruchstücke. Wer nicht dabei war, hatte gar nichts. Beim nächsten Mal wurde dieselbe Schulung wieder von Hand gehalten.

Besonders teuer wurde das beim Onboarding. Neue Mitarbeitende mussten sich alles bei Kollegen abholen, dieselben Fragen wurden immer wieder beantwortet, und erfahrene Leute verbrachten Wochen damit, Wissen mündlich weiterzugeben, das längst dokumentiert sein könnte. Mit einer anstehenden Pensionierungswelle drohte ein echter Wissensverlust: Das Firmen-Know-how steckte in Köpfen und verstreuten Dateien — und ging spätestens dann verloren, wenn jemand das Unternehmen verließ.

Was sich der Kunde wünschte

Wir investieren viel in Workshops und Schulungen, aber danach ist das Wissen praktisch weg. Ich will, dass eine neue Kollegin sich selbst durch die Inhalte arbeiten kann, statt dass drei Leute ihr dasselbe dreimal erklären. Wir reden Dialekt, das muss verstanden werden. Und unser internes Know-how soll auf keinen Fall in einer fremden Cloud landen.— Leitung Personalentwicklung, anonymisiert

Schreibtisch mit Stapeln gedruckter Sitzungsprotokolle

Warum Agendi die Lösung war

Schulung einmal halten, dauerhaft nutzen:

Agendi zeichnet Workshops auf und transkribiert sie. Aus der einmaligen Veranstaltung wird eine bleibende, durchsuchbare Wissensquelle.

Dialektsicher, weil intern echt geredet wird:

In Schulungen wird selten Hochdeutsch gesprochen. Agendi versteht den regionalen Sprachraum, wo Standard-Spracherkennung abfällt.

Onboarding zum Selbstbedienen:

Neue Mitarbeitende durchsuchen die Wissensbasis und finden Antworten selbst, statt erfahrene Kollegen wieder und wieder zu unterbrechen.

Know-how bleibt im Haus:

Wissen ist nicht mehr an einzelne Personen gebunden. Verlässt jemand das Unternehmen, bleibt das dokumentierte Wissen — und die Daten liegen in Vorarlberg oder on-premise, DSGVO-konform.

Umsetzung

Komponente	Detail
Aufzeichnung	Mitschnitt von Workshop und Schulung in der Agendi-App
Transkription	dialektsichere Verarbeitung des regionalen Sprachraums
Strukturierung	gegliederte Aufbereitung in Themen und Abschnitte
Voice-First-Notizen	gesprochene Ergänzungen und Erklärungen zwischendurch
Wissensbasis	Inhalte fließen in die durchsuchbare Firmenwissens-Basis, Brücke zur Corporate KI App
Onboarding-Zugriff	neue Mitarbeitende fragen die Wissensbasis direkt
Rollen und Rechte	Zugriff je Account und Abteilung steuerbar
Hosting	Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise, DSGVO-konform

Der Unterschied zum klassischen Mitschnitt liegt in der Verwertbarkeit: Ein roher Audiomitschnitt nützt niemandem, eine durchsuchbare und gegliederte Wissensbasis dagegen wird zur täglichen Anlaufstelle. Genau dort fließen die Workshop-Inhalte hinein. Das Team der 48 Mitarbeitenden in Koblach startete mit den drei meistwiederholten Schulungen und baute die Wissensbasis von dort aus weiter aus.

Konferenzmikrofon auf einem Besprechungstisch

Ergebnis

Schulungswissen bleibt im Haus statt in Köpfen · neue Mitarbeitende fragen die Wissensbasis statt Kollegen · kein wiederholtes Erklären derselben Inhalte

Die folgenden Werte stammen aus dem anonymisierten Onboarding-Verlauf des Familienunternehmens über zwei Quartale — plausibel, aber bewusst gerundet.

Kennzahl	Vor Agendi	Mit Agendi
Workshop-Wissen nach der Veranstaltung	größtenteils verpufft	dauerhaft durchsuchbar
Einarbeitungszeit bis zur ersten Selbstständigkeit	rund 8 Wochen	rund 5 Wochen
Rückfragen neuer Mitarbeitender an Kollegen / Woche	rund 25	rund 9
Dieselbe Schulung erneut halten	regelmäßig nötig	einmal aufgezeichnet, dann abrufbar
Dialekt in Schulungen	schlecht erkannt	dialektsicher verarbeitet
Wissen bei Personalabgang	geht verloren	bleibt im Haus
Speicherort der Daten	fremde Cloud angedacht	Vorarlberg oder on-premise

Rund drei Wochen kürzere Einarbeitung je neuer Person und deutlich weniger Unterbrechungen bei den erfahrenen Kollegen — das ist der spürbare Effekt. Der entscheidende Hebel ist nicht ein einzelner Wert, sondern die Umwandlung flüchtiger Veranstaltungen in bleibendes, durchsuchbares Wissen. Aus jedem Workshop wächst das Firmengedächtnis.

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn dein Unternehmen viel schult, aber wenig davon bleibt, fehlt nicht mehr Engagement, sondern eine Engine, die Wissen sichert und durchsuchbar macht. Drei Faktoren waren in diesem Fall ausschlaggebend und gelten über vergleichbare Unternehmen hinweg:

Die Transkription muss dialektsicher sein, sonst ist das interne Schulungswissen nicht verwertbar.
Das Wissen muss durchsuchbar abgelegt sein, sonst hilft auch der beste Mitschnitt niemandem.
Internes Know-how gehört in eure Hand: Verarbeitung im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, DSGVO-konform.

Person arbeitet am Laptop mit einer Software-Oberfläche

Mach aus jeder Schulung bleibendes Wissen

Wird bei euch dasselbe Wissen immer wieder neu erklärt? Agendi zeichnet Workshops auf, versteht euren Dialekt und macht sie zur durchsuchbaren Quelle für jedes Onboarding. Lass uns mit eurer meistwiederholten Schulung beginnen.

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