◆ Gemeinde-Sitzungsprotokolle
Sitzungsprotokolle in Stunden statt Tagen: Wie eine Gemeinde ihre im Dialekt geführten Gemeinderats-Sitzungen sauber protokolliert
Die MULTIMEDIAFABRIK liefert mit Agendi die dialektsichere KI-Konferenz- und Notizen-Software, die eine im Dialekt geführte Gemeinderats-Sitzung erfasst und daraus einen strukturierten, prüfbaren Protokoll-Entwurf macht. Agendi verwandelt das gesprochene Wort einer Sitzung in ein dialektsicheres Transkript, daraus in einen Protokoll-Entwurf und schließlich in durchsuchbares Wissen — DSGVO-konform und im Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise verarbeitet.
Ausgangssituation
In einer Gemeinde im Rheintal lief die Protokollführung bis zuletzt von Hand. Während der Sitzung notierte eine Mitarbeiterin der Verwaltung mit, danach begann die eigentliche Arbeit: aus Stichworten Sätze formen, Beschlüsse korrekt zuordnen, Wortmeldungen rekonstruieren. Das zog sich über Tage, band hochbezahlte Verwaltungszeit und verschob den fertigen Entwurf oft bis kurz vor die nächste Sitzung.
Verschärft wurde das durch die Sprache. Im Gemeinderat wurde im Dialekt diskutiert, nicht im Schriftdeutsch. Ein gewöhnliches Transkriptions-Tool, das die Verwaltung testweise probiert hatte, scheiterte am regionalen Sprachraum und lieferte eine unbrauchbare Mitschrift voller Lücken. Also blieb alles am Menschen hängen — und der ohnehin knappe Personalstand machte es nicht besser.
Was sich der Kunde wünschte
Bei uns wird im Dialekt geredet, nicht hochdeutsch. Ich will eine Mitschrift, die das versteht, und am Ende einen Protokoll-Entwurf, den ich nur noch prüfen und freigeben muss— nicht tagelang von Null tippen. Und unsere Daten dürfen nicht irgendwo in einer fremden Cloud landen.
Warum Agendi die Lösung war
Umsetzung
| Komponente | Detail |
|---|---|
| SaaS-Account | mandantenfähiger Firmen-Account für die Gemeinde, Nutzer- und Rollenverwaltung |
| Dialekt-Konfiguration | Abstimmung der KI-Engine auf den regionalen Sprachraum in der Bedarfsklärung |
| Protokoll-Engine | Mitschrift, Strukturierung, Protokoll-Entwurf, Export |
| Wissens-Index | durchsuchbares Archiv aller protokollierten Sitzungen |
| Schulung | ein Schulungstag für das Verwaltungsteam |
| Pilot-Sitzung | die erste Live-Sitzung wird begleitet |
Der Wörter-Verbrauch ist transparent geregelt: je User ist ein festes Wörter-Kontingent inklusive, ein Nachkauf erfolgt in klar bepreisten Wörter-Paketen statt über eine schwer verständliche Token-Abrechnung — eine Logik, die jeder im Gemeinderat nachvollziehen kann.
Ergebnis
Stunden Nacharbeit pro Sitzung eingespart · Protokoll-Entwurf am selben Tag · Dialekt sauber erfasst statt verworfen
Die folgenden Werte beschreiben den Verlauf in der beschriebenen Gemeinde im Rheintal über die ersten vier Sitzungen — anonymisiert und plausibel, kein veröffentlichtes Mandat.
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit bis zum Protokoll-Entwurf | rund drei Arbeitstage | derselbe Sitzungstag |
| Manuelle Verwaltungszeit je Sitzung | etwa fünf bis sechs Stunden | unter eineinhalb Stunden Prüfung und Freigabe |
| Korrekt erkannte Wortmeldungen | mit Standard-Tool grob die Hälfte | über neun von zehn dialektsicher erfasst |
| Recherche einer alten Beschlusslage | Minuten bis Stunden im Ordner | in Sekunden im durchsuchbaren Archiv |
| Datenhoheit | bei fremder Cloud fraglich | Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise |
Der entscheidende Hebel ist nicht ein einzelner Wert, sondern die Verschiebung: Aus tagelanger Tipparbeit wird eine Prüf- und Freigabe-Aufgabe von unter eineinhalb Stunden. Die eingesparte Verwaltungszeit fließt zurück in die Bürgerarbeit, ohne dass zusätzliches Personal nötig ist.
Was sich daraus ableiten lässt
Wenn dein Protokoll regelmäßig tagelang auf sich warten lässt, fehlt nicht mehr Personal, sondern eine dialektsichere Erfassung und ein prüfbarer Entwurf. Drei Faktoren sind über vergleichbare kommunale Fälle konstant:
Auch wenn die Gemeinde die Spezialstärke von Agendi ist: Dieselbe Mechanik trägt jede Besprechung im Unternehmen, in der im Dialekt geredet und am Ende ein sauberes Protokoll gebraucht wird.
Mach dein Amt sitzungssicher
Schreibst du dein Sitzungsprotokoll noch tagelang von Hand? Mit Agendi liegt der dialektsichere Entwurf am selben Tag vor — du prüfst, gibst frei, fertig. Software, Konfiguration und Betreuung kommen aus einer Hand von einem Partner vor Ort in Vorarlberg, mit 48 Mitarbeitenden im Rücken.
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