◆ Vertrieb & Kundentermine

Anwendungsfall

Vertriebs- und Kundentermine festhalten — sauberer Verlauf je Kunde, automatisch ins Wissen und CRM

Vertriebsgespräch mit einem Kunden am Tisch

Agendi ist die dialektsichere Konferenz- und Notizen-KI der MULTIMEDIAFABRIK: eine Software, die Vertriebs- und Kundentermine aufzeichnet, im regionalen Dialekt transkribiert und strukturiert festhält, was besprochen und zugesagt wurde. So entsteht je Kunde ein sauberer Gesprächsverlauf, der ins Firmenwissen und CRM überführt wird — verarbeitet im Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise und damit DSGVO-konform in eurer Datenhoheit.

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Ausgangssituation

Ein technischer Handelsbetrieb im Rheintal mit einem kleinen Außendienst-Team lebte vom persönlichen Gespräch — und verlor danach genau dort die meiste Substanz. Ein Termin folgte auf den nächsten, abends wurde aus dem Gedächtnis nachgetragen, was hängen geblieben war. Die Hälfte der Details fehlte, eine Zusage wurde falsch erinnert, und beim nächsten Kontakt fragte der Kunde nach etwas, das niemand mehr sauber rekonstruieren konnte.

Das Wissen über einen Kunden steckte damit in einzelnen Köpfen statt im System. Als eine erfahrene Vertriebsperson in den Ruhestand wechselte, ging ein großer Teil des Gesprächsverlaufs schlicht mit. Standardtools für Mitschnitte scheiterten zudem am Dialekt — und sensible Kundendaten wären bei vielen Lösungen in einer fremden Cloud gelandet, was bei vertraulichen Verkaufsgesprächen genau das falsche Signal ist.

Was sich der Kunde wünschte

Ich will nach jedem Kundentermin schwarz auf weiß haben, was wir besprochen und zugesagt haben— ohne abends eine halbe Stunde Notizen aus dem Kopf nachzutragen. Das soll sauber je Kunde abgelegt sein, am besten gleich im CRM. Wir reden im Termin Dialekt, das muss verstanden werden. Und Kundengespräche gehören nicht in eine fremde Cloud. — Vertriebsleitung, anonymisiert

Schreibtisch mit Stapeln gedruckter Sitzungsprotokolle

Warum Agendi die Lösung war

Schluss mit Erinnerungsnotizen:

Agendi zeichnet den Termin auf und transkribiert ihn. Die Vertriebsperson ist voll im Gespräch, statt nebenher zu notieren — und nichts geht abends im Gedächtnis verloren.

Dialektsicher im echten Kundengespräch:

Verkaufsgespräche laufen selten in sauberem Hochdeutsch. Agendi versteht den regionalen Sprachraum, wo Standard-Spracherkennung abfällt.

Sauberer Verlauf je Kunde:

Aus jedem Termin entsteht eine strukturierte Zusammenfassung mit Zusagen, offenen Punkten und nächsten Schritten — überführbar ins Firmenwissen oder CRM.

Vertrauliches bleibt vertraulich:

Die Daten werden im Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise verarbeitet, DSGVO-konform. Kundengespräche verlassen das Haus nicht in eine fremde Cloud.

Umsetzung

Komponente	Detail
Aufzeichnung	Termin-Mitschnitt in der Agendi-App, vor Ort oder hybrid
Transkription	dialektsichere Verarbeitung des regionalen Sprachraums
Zusammenfassung	strukturierter Entwurf mit Zusagen, offenen Punkten, nächsten Schritten
Voice-First-Notizen	gesprochene Notizen direkt nach dem Termin, im Auto oder unterwegs
CRM-Anbindung	Überführung des Gesprächsverlaufs ins Firmenwissen oder CRM
Freigabe-Schritt	Entwurf wird geprüft und freigegeben, Endkontrolle bleibt im Haus
Wissensbasis	durchsuchbares Vertriebswissen als Brücke zur Corporate KI App
Hosting	Rechenzentrum Vorarlberg oder vollständig on-premise, DSGVO-konform
Raumton	passende Mikrofontechnik der MULTIMEDIAFABRIK aus einer Hand für klare Aufnahmen

Der Hebel im Vertrieb ist die Konsequenz: Nicht der eine perfekt protokollierte Termin zählt, sondern dass jeder Termin gleich behandelt wird. So entsteht über Wochen ein vollständiges Bild je Kunde — unabhängig davon, wer den Termin geführt hat. Das Team der 48 Mitarbeitenden in Koblach begleitete die Einführung vom ersten Außendienst-Termin bis zur sauberen CRM-Übergabe.

Konferenzmikrofon auf einem Besprechungstisch

Ergebnis

Gesprächsverlauf je Kunde lückenlos statt aus dem Gedächtnis · Zusagen schwarz auf weiß · keine verlorene Nachfass-Information

Die folgenden Werte stammen aus dem anonymisierten Verlauf des Handelsbetriebs über ein Halbjahr — plausibel, aber bewusst gerundet.

Kennzahl	Vor Agendi	Mit Agendi
Termin-Notizen	abends aus dem Gedächtnis	direkt aus der Aufzeichnung
Nacharbeit je Termin am Abend	rund 30 Minuten	rund 5 Minuten Prüfen und Freigeben
Termine mit vollständigem Verlauf	rund 6 von 10	rund 10 von 10
Zusagen nachvollziehbar	unsicher, oft strittig	schwarz auf weiß im Verlauf
Wissen über den Kunden	in einzelnen Köpfen	im Firmenwissen oder CRM
Dialekt im Gespräch	schlecht erkannt	dialektsicher verarbeitet
Übergabe bei Personalwechsel	Verlauf geht verloren	Verlauf bleibt im System
Speicherort der Daten	fremde Cloud angedacht	Vorarlberg oder on-premise

Bei rund zwanzig Außenterminen pro Woche und Person heißt das mehrere Stunden gewonnene Abendzeit — und ein Vertriebswissen, das das Unternehmen nicht mehr verlässt, wenn eine Person geht. Der entscheidende Hebel ist nicht ein einzelner Wert, sondern die Lückenlosigkeit: Jeder Termin landet sauber im System, jede Zusage ist belegt.

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn dein Vertrieb viel weiß, aber wenig davon im System landet, fehlt nicht mehr Disziplin, sondern eine Engine, die jeden Termin festhält und ins Wissen überführt. Drei Faktoren waren in diesem Fall ausschlaggebend und gelten über vergleichbare Vertriebsteams hinweg:

Die Aufnahme muss dialektsicher sein, sonst ist das echte Kundengespräch nicht verwertbar.
Der Verlauf muss automatisch je Kunde entstehen, sonst bleibt es beim guten Vorsatz.
Vertrauliche Gespräche gehören in eure Hand: Verarbeitung im Rechenzentrum Vorarlberg oder on-premise, DSGVO-konform.

Person arbeitet am Laptop mit einer Software-Oberfläche

Mach jedes Kundengespräch belastbar

Trägst du Termin-Notizen noch abends aus dem Gedächtnis nach? Agendi zeichnet auf, versteht euren Dialekt und überführt jeden Termin sauber ins Wissen und CRM. Lass uns mit deinem nächsten Außendienst-Tag starten.

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