Jede Rolle sieht dabei nur das, was sie braucht, arbeitet aber gleichzeitig auf derselben Plattform im Browser, ohne Installation, von jedem Rechner, Tablet oder Handy aus. Eine Änderung kann gezielt auf eine einzelne Fläche gehen, etwa nur auf den Bildschirm im Aufenthaltsraum des Bauhofs, oder auf alle Flächen der Gemeinde gleichzeitig, etwa bei einer Sperre, die überall sichtbar sein soll.

Damit das im Alltag trägt, ist Schulung Teil des All-in-Abos, und zwar für mindestens zwei Personen je Amt, damit Urlaub oder Krankenstand kein Problem sind. Zeit- und Anlass-Steuerung sorgt zusätzlich dafür, dass ein Hinweis von selbst wieder verschwindet, sobald die Baustelle vorbei oder die Veranstaltung gelaufen ist, ohne dass jemand aktiv daran denken muss.

Wo mehrere Ämter gleichzeitig arbeiten, hilft zudem der Statusüberblick über alle Flächen: Wer zuletzt was geändert hat, bleibt nachvollziehbar, und niemand muss vor Ort nachsehen, ob eine Änderung tatsächlich angekommen ist. Das ersetzt die Zettelsammlung im Sekretariat durch eine Struktur, die von Anfang an klar ist, statt sich erst nach Monaten einzuspielen.

Wie die Rollen konkret eingerichtet werden und was im Jahresverlauf typischerweise auf die Flächen kommt, steht auf Der Inhalts-Plan für die Gemeinde, der komplette Ablauf inklusive Schulung auf Ablauf Schritt für Schritt. Betone, dass die Gemeinde selbst festlegt, wer was einstellen darf, und dass wir das in der Software entsprechend einrichten. Zähl die typischen Rollen auf: Sekretariat, Bauamt, Öffentlichkeitsarbeit, Bauhof, mit optionaler Freigabe durch die Amtsleitung. Erwähn, dass alles im Browser läuft, ohne Installation, und dass wir immer mindestens zwei Personen je Amt schulen, damit Urlaub kein Problem ist. Sprich ruhig und praktisch, keine Übertreibung.