Von der Anfrage bis zur Betreuung: der Ablauf für dein

Diese Seite zeigt die sieben Schritte in der Reihenfolge, in der sie in deinem Haus passieren.

Der Ablauf auf einen Blick

Schritt	Was passiert	Wer ist beteiligt
1. Anfrage und Erstgespräch	Zonen, Zimmerzahl, Tagungsräume und Datenquellen klären	du und dein fester Ansprechpartner
2. Standortanalyse mit Lichtmessung	Helligkeit, Gegenlicht, Blickachsen, Rettungszeichen, Strom- und Netzwege	Technik-Team, jemand mit Schlüssel und Hauskenntnis
3. Konzept und Festpreis-Angebot	Zonen, Geräteklassen, Datenquellen, Inhalts-Umfang, monatliche Rate	wer im Haus entscheidet
4. Lieferung und Montage	Halterung oder Stele, Verkabelung, Netzanbindung, abgestimmt auf Anreisetage	Monteur-Team, bei Bedarf Elektrik und IT
5. Content-Einrichtung	Vorlagen im Design des Hauses, Playlists, Zeitpläne, Sprachen, Anbindung an Belegungsdaten	Gestaltung bei uns, Rezeption und Marketing bei dir
6. Schulung	Rezeption, Haustechnik und Marketing lernen in einem Termin	alle, die künftig pflegen
7. Betrieb und Betreuung	Überwachung aus der Ferne, Updates, feste Ansprechpartner	wir im Hintergrund, du im Vordergrund

Dahinter steht ein Team von 48 Personen mit eigenen Studios. Technik und Inhalte liegen deshalb nicht bei zwei Firmen.

Schritt 1: Anfrage und Erstgespräch

Was passiert: Wir klären, welche Zonen dich am meisten drücken, wie viele Zimmer und Tagungsräume es gibt und ob Veranstaltungsdaten aus einem System kommen sollen. Meist steht am Ende dieses Gesprächs schon fest, ob eine einzelne Fläche reicht oder ob Tagungsanzeige und Türschilder von Anfang an mitgedacht werden sollten.

Wer ist beteiligt: Du und dein fester Ansprechpartner. Ist die Rezeptionsleitung nicht dieselbe Person wie die Direktion, hilft es, wenn beide vom Projekt wissen.

Was du vorbereiten solltest: Eine grobe Vorstellung der Zonen, ein paar Handyfotos und die Antwort darauf, welches Problem zuerst gelöst werden soll. Häufig ist das die entlastete Rezeption.

Lobby eines alpinen Hotels im Abendlicht mit leuchtendem Display an der Stirnwand

Schritt 2: Standortanalyse mit Lichtmessung

Was passiert: Das ist der wichtigste Schritt, weil er die Geräteklasse je Zone bestimmt. Wir messen Helligkeit und Gegenlicht zu typischen Tageszeiten, prüfen Blickachsen im Ankunftsweg, Montagepunkte, Rettungszeichen sowie Strom- und Netzwege, drinnen wie draußen. Daraus ergibt sich, ob Indoor 320 cd/m² reicht, ob es an der Rezeption oder Glasfront High-Bright 500 cd/m² braucht oder ob an der Vorfahrt die Outdoor-Klasse mit 2.500 cd/m² nötig ist.

Wer ist beteiligt: Unser Technik-Team und jemand von dir, der die Räume kennt und Türen öffnen kann.

Was du vorbereiten solltest: Zugang zu allen Zonen außerhalb der Stoßzeiten, Hinweise auf Leitungen und, falls vorhanden, Grundrisse. Stehen bereits Bildschirme im Haus, prüfen wir sie in diesem Schritt gleich mit, damit klar wird, was weiterverwendet werden kann.

Schritt 3: Konzept und Festpreis-Angebot

Was passiert: Du bekommst Zonen, Geräteklassen, Datenquellen, Inhalts-Umfang und die monatliche Rate schriftlich, ohne versteckte Folgekosten. Auch was nicht enthalten ist, steht benannt drin.

Wer ist beteiligt: Auf deiner Seite die Person, die entscheidet. Bei mehreren Gesellschaftern oder einer Betreibergruppe planen wir Abstimmungsrunden von Anfang an ein.

Was du vorbereiten solltest: Klarheit darüber, wer unterschreibt. Die Preislogik erklärt die Seite Kosten und Kostenlogik.

Preis berechnen

Blick über den Rezeptionstresen eines Hotels auf ein Display mit Tagesinfos

Schritt 4: Lieferung und Montage

Was passiert: Am vereinbarten Termin liefern und montieren wir: Halterung oder Stele, Verkabelung, Anschluss an Strom und Netzwerk, Ausrichtung, Einstellung der Helligkeit, bei Außenflächen die Nachtabsenkung. Die Montage läuft im laufenden Betrieb, abgestimmt auf Anreisetage und Stoßzeiten, damit der Check-in nicht steht.

Wer ist beteiligt: Unser Monteur-Team, bei Bedarf ein Elektriker und deine Haustechnik, wenn das Netzwerk eine Freigabe braucht.

Was du vorbereiten solltest: Freien Zugang zu den Montagestellen und ein Zeitfenster außerhalb der Anreisestunde. Ist das Hausnetzwerk gesichert, brauchen wir die Zugangsdaten am Termin.

Schritt 5: Content-Einrichtung

Was passiert: Alle Flächen werden angelegt, Vorlagen im Design deines Hauses hinterlegt, Playlists und Zeitpläne gesetzt, Sprachen im Wechsel programmiert und die Anbindung an Veranstaltungs- und Belegungsdaten eingerichtet.

Wer ist beteiligt: Unsere Technik und Gestaltung, dazu die Person bei dir, die Rezeption oder Marketing für Inhalte vertritt.

Was du vorbereiten solltest: Logo, Farbvorgaben, Öffnungszeiten und die ersten Themen als Stichwortliste. Was sich dabei bewährt hat, steht auf Inhalte fürs Haus.

Übersichtsdisplay am Zugang zum Tagungsbereich eines Hotels

Schritt 6: Schulung

Was passiert: Rezeption, Haustechnik und Marketing lernen in einem Termin, wie Zeiten, Hinweise und Programm geändert werden. Wir zeigen die Bedienung im Browser an den echten Flächen.

Wer ist beteiligt: Alle, die künftig pflegen, mindestens zwei Personen, damit bei Urlaub oder Personalwechsel nichts liegen bleibt.

Was du vorbereiten solltest: Eine ruhige halbe Stunde außerhalb der Anreisestunde. Mehr braucht es dafür nicht.

Schritt 7: Betrieb und Betreuung

Was passiert: Ab jetzt arbeitet das System, und wir arbeiten im Hintergrund. Die Flächen werden aus der Ferne überwacht, Updates laufen mit, im Störfall melden wir uns idealerweise, bevor es an der Rezeption auffällt. Auf Wunsch übernehmen wir die laufende Inhalts-Pflege.

Wer ist beteiligt: Unser Support-Team und deine Hauptverantwortliche im Haus.

Was du vorbereiten solltest: Einen kurzen Draht zu uns, wenn etwas auffällt, und auf Wunsch einen festen Rhythmus, in dem jemand die Inhalte durchsieht.

Kleines digitales Türschild im Hochformat neben einer Tagungsraumtür

Migration vorhandener Bildschirme

Viele Häuser haben bereits einzelne Bildschirme im Einsatz, oft aus früheren Projekten oder als Übergangslösung. Diese werden in Schritt 2 geprüft und, wo es sinnvoll ist, weiterverwendet.

Ausgangslage	Was passiert
Gerät für Dauerbetrieb geeignet	wird in Player, Software und Rollen eingebunden
Gerät nicht für Dauerbetrieb geeignet	wird ersetzt, der Ort bleibt gleich, das Angebot weist das aus
Standort war falsch gewählt	wird mit der Lichtmessung neu bewertet, bevor investiert wird

Kurz zusammengefasst

Die Standortanalyse mit Lichtmessung bestimmt Geräteklasse und Montageort und ist der wichtigste Schritt.
Die Montage läuft im laufenden Betrieb, abgestimmt auf Anreisetage und Stoßzeiten.
Bestehende Bildschirme werden geprüft und, wo sinnvoll, weiterverwendet.
Bei der Schulung sollten mindestens zwei Personen dabei sein.

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