Messeerfolg & Lead-Gewinnung: Wie eine Eventlocation 400 Geräte im Saal stabil hält
Das Gästenetzwerk der MULTIMEDIAFABRIK ist ein vom Firmennetz getrenntes WLAN für Gäste, mit Anmeldeseite, Funkplanung und Betreuung aus einer Hand. In einer Eventlocation heißt das: Das Netz ist auf den vollen Saal geplant und nicht auf einen ruhigen Dienstag.
Ausgangssituation
Ein Tagungshaus mit einem großen Saal für rund 200 Personen und vier Seminarräumen. An normalen Tagen läuft das WLAN gut. Bei einer Fachtagung oder einer Hausmesse sieht es anders aus.
Jede Person bringt Handy und Laptop mit, manche noch ein Tablet. Bei 200 Teilnehmenden sind das schnell 400 Geräte oder mehr. Um 9 Uhr melden sich alle gleichzeitig an, in der Kaffeepause laden alle ihre Mails. Genau dann wird das Netz langsam. Die Aussteller im Foyer hängen mit ihren Kassen und Lead-Scannern im selben Netz, und das Sammelpasswort steht auf einem Aufsteller am Eingang.
Was sich der Kunde wünschte
Der Betreiber wollte ein Netz, das bei voller Belegung hält, mit Zugängen, die nach der Veranstaltung von selbst enden. Aussteller und Bühnentechnik sollten ihr eigenes Netz bekommen.
Warum ein Gästenetzwerk die Lösung war
| Baustein | Was er bringt |
|---|---|
| Planung auf die Spitze | Die Funkausleuchtung rechnet mit dem vollen Saal. Wie viele Access Points es braucht, hängt an Gerätezahl, Raumhöhe und Bestuhlung. |
| Tagespässe | Die Anmeldeseite gibt zeitlich begrenzte Zugänge aus. Nach dem letzten Veranstaltungstag ist Schluss, ohne dass jemand ein Passwort ändern muss. |
| Getrennte Netze | Teilnehmende, Aussteller, Bühnentechnik und Verwaltung laufen in eigenen Netzen (VLAN). Ein überlastetes Gästenetz bremst den Lead-Scanner am Stand nicht aus. |
| Roaming | Wer vom Saal ins Foyer geht, bleibt verbunden, weil die Access Points abgestimmt sind. |
Umsetzung
Für eine Eventlocation dieser Größe passt das Paket PRO. Es enthält die vollständige Ausleuchtung, ab 16 Access Points und Wi-Fi 7.
| Bereich | Was geplant wurde |
|---|---|
| Saal | Access Points an der Decke, gleichmäßig verteilt, Leistung auf hohe Dichte eingestellt |
| Seminarräume | je Raum eigene Versorgung, weil volle Räume mit offenen Laptops die meiste Last machen |
| Foyer | Netz für Aussteller, getrennt vom Gästenetz |
| Bühne und Technik | eigenes Netz für Mischpult, Präsentationsrechner und Streaming |
| Anmeldeseite | Tagespass per Code oder Anmeldung mit E-Mail, Nutzungsbedingungen, Werbe-Einwilligung freiwillig und getrennt |
| Internetanschluss | Bandbreite je Veranstaltung geprüft, Verteilung so eingestellt, dass kein einzelnes Gerät alles belegt |
Wichtig war ein Testlauf vor der ersten großen Veranstaltung: Das Haus wurde einmal unter Last gemessen, bevor die Gäste kamen.
Output
- ein Gästenetz für Saal, Seminarräume und Foyer
- Tagespässe, die von selbst ablaufen
- eigene Netze für Aussteller, Bühnentechnik und Verwaltung
- Heatmap und Netzplan für künftige Raumbuchungen
- Fernüberwachung, Störungsdienst nach Vereinbarung im Angebot
Ergebnis
Rund 400 Geräte im Saal · Tagespässe statt Sammelpasswort · eigenes Netz für Aussteller und Bühnentechnik
Die Werte sind typische Erfahrungswerte aus Projekten dieser Art, keine Messung bei einem bestimmten Kunden. Die Gerätezahl ergibt sich aus 200 Personen mit je zwei Geräten.
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Gerätezahl, die das Netz trägt | bricht bei voller Belegung ein | rund 400 gleichzeitig, geplant und gemessen |
| Zugang für Teilnehmende | Sammelpasswort am Aufsteller | Tagespass mit Ablaufdatum |
| Aussteller im Foyer | im Gästenetz | eigenes Netz |
| Bühnentechnik und Streaming | teilt sich die Bandbreite | eigenes Netz mit festem Anteil |
| Nachfragen beim Veranstalter | WLAN als häufige Beschwerde | kein Thema mehr |
Was sich daraus ableiten lässt
Für Veranstalter zählt das WLAN bei der Wahl der Location mit. Ein Saal, in dem das Netz bei der Begrüßung einbricht, wird für die nächste Tagung seltener gebucht. Zwei Dinge entscheiden:
- Geplant wird für den vollen Saal, nicht für den Durchschnitt.
- Getrennte Netze schützen das, was im Betrieb laufen muss: Stand, Bühne und Verwaltung.
Wie die Messung abläuft, steht auf der Seite WLAN-Ausleuchtung und Heatmap.
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Aus der Praxis
Wissen & Hintergrund
Häufige Fragen
- Reicht nicht einfach ein guter Router aus dem Elektromarkt?
- Wie viele Access Points brauchen wir?
- Wie steht es um Gäste-WLAN und DSGVO in Österreich?
- Trennt ihr das Gäste-Netz wirklich sicher vom Firmennetz?
- Müssen wir auf Wi-Fi 7 gehen oder reicht Wi-Fi 6?
- Können sich Gäste über die Zimmernummer anmelden?
- Was, wenn das WLAN mal ausfällt?
- Arbeitet ihr auch außerhalb von Vorarlberg im Bodensee- und Alpenraum?
- Hafte ich, wenn Gäste über mein WLAN etwas Illegales tun?
- Was passiert mit dem WLAN, wenn der Internetanschluss ausfällt?
- Was muss in die Nutzungsbedingungen eines Gäste-WLANs?
- Was ist ein Captive Portal und brauche ich das?
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir hören zu, denken mit und zeigen dir, was für dein Vorhaben wirklich Sinn ergibt.