Darfst du Meetings mit KI aufzeichnen?
In der Regel ja: Du darfst Meetings mit KI aufzeichnen, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen, und wenn klar ist, wo die Aufnahme liegt und wann sie gelöscht wird. Die Agendi KI APP ist eine Meeting-Software der MULTIMEDIAFABRIK, die Besprechungen aufzeichnet, auch im Dialekt transkribiert und ein Protokoll erstellt, und sie verarbeitet die Aufnahmen im Rechenzentrum in Vorarlberg oder im eigenen Haus des Kunden.
Diese Story erklärt die vier Fragen, die vor dem Start fast immer kommen. Sie ist ein Überblick und keine Rechtsberatung. Im Einzelfall klärst du die Punkte mit deiner Rechtsberatung oder der oder dem Datenschutzbeauftragten.
Frage 1: Brauche ich die Zustimmung der Teilnehmenden?
In Österreich stellt § 120 des Strafgesetzbuchs unter Strafe, wer mit einem Aufnahmegerät eine nicht öffentliche Äußerung eines anderen festhält, die nicht für ihn bestimmt ist. Für Besprechungen heißt das praktisch: Alle wissen vorher, dass aufgenommen wird, und sind einverstanden.
| Situation | Was du tust |
|---|---|
| internes Teammeeting | zu Beginn ansagen, Zustimmung einholen, im Protokoll vermerken |
| Kundentermin | vorab fragen, bei Nein ohne Aufnahme arbeiten oder nur eine Sprachnotiz danach einsprechen |
| Videokonferenz mit Externen | Hinweis in der Einladung und zu Beginn |
| öffentliche Sitzung der Gemeindevertretung | in Vorarlberg sind Ton- und Bildaufnahmen zulässig, wenn die Gemeindevertretung das beschließt (§ 46 Gemeindegesetz) |
Eine Faustregel, die sich bewährt: Wer nicht aufgenommen werden will, wird nicht aufgenommen. Das Protokoll entsteht dann auf klassischem Weg oder per Sprachnotiz nach dem Termin.
Frage 2: Wo liegt die Aufnahme?
Das ist die Frage, bei der sich Werkzeuge am stärksten unterscheiden. Viele Meeting-Recorder speichern in Rechenzentren außerhalb der EU, oft ohne Wahlmöglichkeit.
| Betrieb | Speicherort | Vertrag |
|---|---|---|
| Agendi KI APP im Rechenzentrum | Server in Vorarlberg, betrieben vom Partner Agendi | Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Agendi KI APP im eigenen Haus | kleine Hardware in deinem Gebäude | Auftragsverarbeitungsvertrag |
| typischer US-Meeting-Recorder | häufig außerhalb der EU | Standardbedingungen des Anbieters |
In beiden Varianten der Agendi KI APP verlassen die Daten die Region nicht. Der Partner Agendi betreibt eigene KI-Modelle auf eigenen Servern. Alle Details zu Speicherort und Zugriff stehen unter wo deine Aufnahmen liegen.
Frage 3: Wie lange wird gespeichert?
Für Aufnahmen gilt der Grundsatz: so kurz wie möglich. Die Tonspur braucht niemand mehr, wenn das Protokoll freigegeben ist. Das Protokoll selbst hat oft eigene Aufbewahrungsregeln.
| Datenart | Empfehlung |
|---|---|
| Tonspur | nach Freigabe des Protokolls löschen |
| Transkript | so lange wie für Rückfragen nötig, dann löschen |
| Protokoll | nach euren Ablageregeln, bei Gemeinden im Gemeindearchiv (§ 47 Abs. 9 Gemeindegesetz) |
| Sprachnotizen | nach Erledigung löschen oder ins Firmenwissen übernehmen |
Die Löschfristen sind in der Software einstellbar. Welche Fristen zu euch passen, klären wir im Erstgespräch.
Frage 4: Was sagt der EU AI Act?
Die KI-Verordnung der EU teilt KI-Anwendungen nach Risiko ein. Die Liste der Hochrisiko-Bereiche in Anhang III nennt unter anderem Biometrie, Bildung, Beschäftigung und Justiz. Transkription und Protokollierung kommen dort nicht vor. Nach dieser Lesart ist ein reines Werkzeug für Transkription und Protokoll keine Hochrisiko-Anwendung. Das ist eine Auslegung und keine amtliche Feststellung.
Zwei Punkte aus Artikel 50 (Transparenz) sind trotzdem relevant:
| Punkt | Was er bedeutet | Wie die Agendi KI APP damit umgeht |
|---|---|---|
| Emotionserkennung | wer Gefühle von Personen auswertet, muss sie informieren | die Agendi KI APP wertet keine Stimmung und keine Emotionen aus |
| KI-erzeugter Text zu öffentlichen Themen | ist zu kennzeichnen, außer ein Mensch hat ihn geprüft und trägt die Verantwortung | Menschen prüfen und unterschreiben jedes Protokoll |
Derselbe Speicherort in jedem Paket
Bei der Agendi KI APP gilt der Betrieb in Vorarlberg für alle Pakete, von BASIC bis PRO. Der Betrieb im eigenen Haus ist eine Option für alle, die Aufnahmen nicht aus dem Gebäude lassen wollen. Was die Pakete enthalten, steht auf der Produktseite der Agendi KI APP.
Checkliste vor der ersten Aufnahme
| Punkt | Erledigt, wenn |
|---|---|
| Zustimmung | alle Teilnehmenden wissen Bescheid und sind einverstanden |
| Speicherort | Rechenzentrum in Vorarlberg oder eigenes Haus gewählt |
| Vertrag | Auftragsverarbeitungsvertrag unterschrieben |
| Löschfristen | für Tonspur, Transkript und Protokoll festgelegt |
| Rollen | klar, wer aufnimmt, wer prüft, wer freigibt |
| Gemeinde | Beschluss der Gemeindevertretung zu Aufnahmen öffentlicher Sitzungen, falls nötig |
Quellen
- Strafgesetzbuch § 120, Rechtsinformationssystem des Bundes: https://www.ris.bka.gv.at/eli/bgbl/1974/60/P120/NOR40033809
- Gemeindegesetz Vorarlberg, §§ 46 und 47: https://ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=LrVbg&Gesetzesnummer=20000047
- KI-Verordnung der EU, Anhang III: https://artificialintelligenceact.eu/annex/3/
- KI-Verordnung der EU, Artikel 50: https://artificialintelligenceact.eu/article/50/
Die Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertig
- Guide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-Vorlagen
- Warum Standard-Spracherkennung am Dialekt scheitert und was die Agendi KI APP anders macht
- Betrieb im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware im eigenen Haus
- Die Pakete BASIC, SMART und PRO und wann sich der Wechsel lohnt
Das passt dazu
Gratis-ePaper · PDFDie Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertigGuide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-VorlagenePaper laden ProduktProduktseite Agendi KI APPAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was ein KI-Protokoll kostetSie kostet einen festen Monatsbetrag je Paket, und das Paket richtet sich nach der Zahl der User und danach, ob die Corporate KI APP dabei sein soll.
- KI-Transkription und FunktionenDiese Seite zeigt jede Funktion einzeln, vom Mikrofon bis zum freigegebenen KI-Protokoll.
- Diktier-App mit KIDu sprichst eine Notiz oder einen längeren Text ins Handy, die App macht daraus sauberen Text.
- Wo deine Aufnahmen liegenDiese Seite beantwortet die Frage, die in jeder Vorführung zuerst kommt: Wo landen unsere Gespräche?
- So läuft die EinführungDein Team braucht vor allem eine Schulung und auf Wunsch eine erste begleitete Sitzung.
- Präsenz, online und hybridSie funktioniert am Besprechungstisch, in der Videokonferenz und in hybriden Runden, bei denen ein Teil im Raum sitzt und ein Teil zugeschaltet ist.
- Meeting-Recorder im VergleichAuf dieser Seite stellen wir sie den Werkzeugen gegenüber, mit denen Teams heute Meetings festhalten, ohne Herstellernamen, nach sieben Kriterien.
- Dialekt transkribierenDie Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte und schreibt das Protokoll in Hochdeutsch.
- Protokoll-VorlageEine gute Protokoll-Vorlage hält fest, wer da war, was entschieden wurde und wer bis wann was erledigt.
Aus der Praxis
- Teamsitzung ohne MitschreibenAufgaben stehen irgendwo im Fließtext, und in der nächsten Runde ist unklar, wer was bis wann zugesagt hat.
- Kundentermine mit KI protokollierenNotizen entstehen auf dem Block oder gar nicht. Am Abend trägt die Verkäuferin nach, was sie noch weiß.
- Workshops als FirmenwissenWissen über Abläufe, Maschinen und Kundenwünsche steckt in den Köpfen der Erfahrenen.
- Protokoll der GemeinderatssitzungFür Gemeinden erstellt die Agendi KI APP aus der Aufnahme einer Sitzung der Gemeindevertretung einen Protokoll-Entwurf, den das Amt prüft und freigibt.
- KI-Protokoll für mehrere GemeindenGemeinden in einer Region arbeiten ohnehin zusammen, etwa bei Bauhof, Schule oder Abwasser.
Wissen & Hintergrund
- Warum Spracherkennung am Dialekt scheitertSpracherkennung scheitert am Dialekt, weil sie meist aus Hochdeutsch und Schriftsprache gelernt hat und Mundart andere Wörter, Laute und Satzbau verwendet.
- Besprechungsprotokoll mit KI schreibenEin KI-Protokoll entsteht in vier Schritten: aufnehmen, transkribieren, zusammenfassen, prüfen.
- Wie Protokolle Firmenwissen werdenProtokolle aus der Agendi KI APP fließen in die Corporate KI APP, damit Entscheidungen aus früheren Meetings per Frage mit Quellenangabe auffindbar sind.
Häufige Fragen
- Versteht die Agendi KI APP Dialekt und Schweizerdeutsch?Die Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte, ob Vorarlbergerisch, Tirolerisch, Bairisch oder Schweizerdeutsch, und schreibt das Ergebnis als Hochdeutsch ins Protokoll.
- Wie kommt das Protokoll ins Firmenwissen?Im Paket PRO fließen freigegebene Protokolle der Agendi KI APP in die Corporate KI APP.
- Was ist der Unterschied zwischen BASIC, SMART und PRO?Die Pakete unterscheiden sich in der Zahl der User und darin, ob die Corporate KI APP dabei ist.
- Wo liegen meine Aufnahmen und Protokolle?Im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware in deinem eigenen Haus.
- Wie viel Aufwand ist die Einführung der Agendi KI APP?Überschaubar: eine Vorführung, die Einrichtung durch die MULTIMEDIAFABRIK, eine Schulung und auf Wunsch eine begleitete erste Sitzung.
- Wer hat Zugriff auf Aufnahmen und Protokolle?Deine User, je nach Berechtigung im Firmen-Account.
- Funktioniert die Agendi KI APP bei Online- und Hybrid-Meetings?Bei Online-Meetings in Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet nimmt ein Meeting-Bot teil, bei hybriden Sitzungen kommt ein Mikrofon im Raum dazu.
- Wie genau ist das Protokoll, und wer prüft es?Die KI liefert einen Entwurf, ein Mensch prüft und gibt frei.
- Darf man ein Meeting mit KI aufzeichnen?In der Regel ja, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Kann die Agendi KI APP im eigenen Haus laufen?Die Agendi KI APP läuft auf Wunsch auf kleiner Hardware in deinem Serverraum oder Büro, die Aufnahmen verlassen dann das Gebäude nicht.
- Kann ich mit der Agendi KI APP auch unterwegs diktieren?Du sprichst Notizen und längere Texte am Handy ein, auch im Dialekt, und die KI macht daraus Text.
- Was ist ein Ergebnisprotokoll?Ein Ergebnisprotokoll hält nur die Ergebnisse einer Besprechung fest: Entscheidungen, Aufgaben und Termine.
- Darf eine Gemeinde Sitzungen der Gemeindevertretung aufzeichnen?In Vorarlberg ja: Ton- und Bildaufnahmen öffentlicher Sitzungen der Gemeindevertretung sind zulässig, wenn die Gemeindevertretung das beschließt.
- Wie schreibt man ein Protokoll mit KI?In vier Schritten: Besprechung aufnehmen, transkribieren lassen, von der KI zusammenfassen lassen, dann prüfen und freigeben.