Anwendungsfall
KI-Protokoll für mehrere Gemeinden: ein Ansprechpartner
Wenn mehrere Gemeinden einer Region gemeinsam starten, bekommt jede Gemeinde einen eigenen Zugang zur Agendi KI APP, die Einführung läuft aber einmal für alle. Die Agendi KI APP ist eine Meeting-Software der MULTIMEDIAFABRIK, die Sitzungen aufzeichnet, auch im Dialekt transkribiert und daraus einen Protokoll-Entwurf erstellt, den das jeweilige Amt prüft und freigibt.
Ausgangssituation
Vorarlberg hat 96 Gemeinden (Quelle unten). In kleinen Gemeinden macht oft eine Person im Amt die Schriftführung neben vielen anderen Aufgaben. Gemeinden in einer Region arbeiten ohnehin zusammen, etwa bei Bauhof, Schule oder Abwasser. Die Idee liegt nahe, auch beim Protokoll gemeinsam vorzugehen.
Was sich die Gemeinden wünschen
Ein Werkzeug für alle, aber getrennte Daten. Eine gemeinsame Schulung statt zehn einzelner. Ein Ansprechpartner, der die Region kennt. Und Betrieb im Land.
Warum die Agendi KI APP passt
| Anforderung | Lösung |
|---|---|
| getrennte Daten je Gemeinde | eigener Firmen-Account je Gemeinde |
| gleiche Gliederung | Verhandlungsschrift nach § 47 Gemeindegesetz für alle gleich eingerichtet |
| Mundart aus verschiedenen Tälern | alle Dialekte, Dialekt-Training für die Mundart einzelner Gemeinden |
| Betrieb im Land | Rechenzentrum in Vorarlberg, Auftragsverarbeitungsvertrag je Gemeinde |
| ein Ansprechpartner | MULTIMEDIAFABRIK in Koblach |
Umsetzung
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| 1. Gemeinsame Vorführung | für Amtsleitungen und Bürgermeisterinnen und Bürgermeister der beteiligten Gemeinden |
| 2. Angebot | je Gemeinde ein Paket, Einführung gemeinsam |
| 3. Einrichtung | ein Firmen-Account je Gemeinde, gleiche Gliederung |
| 4. Raumtechnik | Sitzungssäle prüfen, wo nötig Funk-Sprechstellen oder Deckenmikrofon |
| 5. Gemeinsame Schulung | ein Termin für alle Schriftführungen |
| 6. Erste Sitzungen | auf Wunsch Begleitung je Gemeinde |
Ergebnis
Jede Gemeinde arbeitet in ihrem eigenen Account mit ihren eigenen Protokollen. Die Schriftführungen kennen sich aus der gemeinsamen Schulung und können sich austauschen. Für Fragen gibt es einen Ansprechpartner.
Für eine einzelne Gemeinde rechnen wir mit rund 10 Stunden weniger Schreibarbeit im Jahr (Rechenbeispiel mit sechs Sitzungen der Gemeindevertretung und zwölf Ausschusssitzungen, siehe Protokoll der Gemeinderatssitzung). Eine Hochrechnung auf eine ganze Region geben wir bewusst nicht an, weil die Zahl der Sitzungen je Gemeinde stark schwankt.
Was sich daraus ableiten lässt
| Erkenntnis | Warum |
|---|---|
| gemeinsam einführen, getrennt arbeiten | spart Schulungszeit, schützt die Daten |
| gleiche Gliederung für alle | Vertretung zwischen Gemeinden wird einfacher |
| Raumtechnik früh prüfen | ein schlechter Saal kostet mehr Korrekturzeit als alles andere |
Alle Pakete stehen auf der Produktseite der Agendi KI APP.
Quellen
- WKO Vorarlberg, „Vorarlberg in Zahlen“, Datenquelle Landesstatistik: https://www.wko.at/vlbg/zahlen-daten-fakten/viz2022-web.pdf
- Gemeindegesetz Vorarlberg, § 47: https://ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=LrVbg&Gesetzesnummer=20000047
Gratis-ePaper · PDF
Die Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertig
- Guide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-Vorlagen
- Warum Standard-Spracherkennung am Dialekt scheitert und was die Agendi KI APP anders macht
- Betrieb im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware im eigenen Haus
- Die Pakete BASIC, SMART und PRO und wann sich der Wechsel lohnt
Das passt dazu
Gratis-ePaper · PDFDie Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertigGuide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-VorlagenePaper laden ProduktProduktseite Agendi KI APPAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was ein KI-Protokoll kostetSie kostet einen festen Monatsbetrag je Paket, und das Paket richtet sich nach der Zahl der User und danach, ob die Corporate KI APP dabei sein soll.
- KI-Transkription und FunktionenDiese Seite zeigt jede Funktion einzeln, vom Mikrofon bis zum freigegebenen KI-Protokoll.
- Diktier-App mit KIDu sprichst eine Notiz oder einen längeren Text ins Handy, die App macht daraus sauberen Text.
- Wo deine Aufnahmen liegenDiese Seite beantwortet die Frage, die in jeder Vorführung zuerst kommt: Wo landen unsere Gespräche?
- So läuft die EinführungDein Team braucht vor allem eine Schulung und auf Wunsch eine erste begleitete Sitzung.
- Präsenz, online und hybridSie funktioniert am Besprechungstisch, in der Videokonferenz und in hybriden Runden, bei denen ein Teil im Raum sitzt und ein Teil zugeschaltet ist.
- Meeting-Recorder im VergleichAuf dieser Seite stellen wir sie den Werkzeugen gegenüber, mit denen Teams heute Meetings festhalten, ohne Herstellernamen, nach sieben Kriterien.
- Dialekt transkribierenDie Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte und schreibt das Protokoll in Hochdeutsch.
- Protokoll-VorlageEine gute Protokoll-Vorlage hält fest, wer da war, was entschieden wurde und wer bis wann was erledigt.
Aus der Praxis
- Teamsitzung ohne MitschreibenAufgaben stehen irgendwo im Fließtext, und in der nächsten Runde ist unklar, wer was bis wann zugesagt hat.
- Kundentermine mit KI protokollierenNotizen entstehen auf dem Block oder gar nicht. Am Abend trägt die Verkäuferin nach, was sie noch weiß.
- Workshops als FirmenwissenWissen über Abläufe, Maschinen und Kundenwünsche steckt in den Köpfen der Erfahrenen.
- Protokoll der GemeinderatssitzungFür Gemeinden erstellt die Agendi KI APP aus der Aufnahme einer Sitzung der Gemeindevertretung einen Protokoll-Entwurf, den das Amt prüft und freigibt.
Wissen & Hintergrund
- Warum Spracherkennung am Dialekt scheitertSpracherkennung scheitert am Dialekt, weil sie meist aus Hochdeutsch und Schriftsprache gelernt hat und Mundart andere Wörter, Laute und Satzbau verwendet.
- Besprechungsprotokoll mit KI schreibenEin KI-Protokoll entsteht in vier Schritten: aufnehmen, transkribieren, zusammenfassen, prüfen.
- Meetings mit KI aufzeichnenIn der Regel ja: Du darfst Meetings mit KI aufzeichnen, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Wie Protokolle Firmenwissen werdenProtokolle aus der Agendi KI APP fließen in die Corporate KI APP, damit Entscheidungen aus früheren Meetings per Frage mit Quellenangabe auffindbar sind.
Häufige Fragen
- Versteht die Agendi KI APP Dialekt und Schweizerdeutsch?Die Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte, ob Vorarlbergerisch, Tirolerisch, Bairisch oder Schweizerdeutsch, und schreibt das Ergebnis als Hochdeutsch ins Protokoll.
- Wie kommt das Protokoll ins Firmenwissen?Im Paket PRO fließen freigegebene Protokolle der Agendi KI APP in die Corporate KI APP.
- Was ist der Unterschied zwischen BASIC, SMART und PRO?Die Pakete unterscheiden sich in der Zahl der User und darin, ob die Corporate KI APP dabei ist.
- Wo liegen meine Aufnahmen und Protokolle?Im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware in deinem eigenen Haus.
- Wie viel Aufwand ist die Einführung der Agendi KI APP?Überschaubar: eine Vorführung, die Einrichtung durch die MULTIMEDIAFABRIK, eine Schulung und auf Wunsch eine begleitete erste Sitzung.
- Wer hat Zugriff auf Aufnahmen und Protokolle?Deine User, je nach Berechtigung im Firmen-Account.
- Funktioniert die Agendi KI APP bei Online- und Hybrid-Meetings?Bei Online-Meetings in Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet nimmt ein Meeting-Bot teil, bei hybriden Sitzungen kommt ein Mikrofon im Raum dazu.
- Wie genau ist das Protokoll, und wer prüft es?Die KI liefert einen Entwurf, ein Mensch prüft und gibt frei.
- Darf man ein Meeting mit KI aufzeichnen?In der Regel ja, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Kann die Agendi KI APP im eigenen Haus laufen?Die Agendi KI APP läuft auf Wunsch auf kleiner Hardware in deinem Serverraum oder Büro, die Aufnahmen verlassen dann das Gebäude nicht.
- Kann ich mit der Agendi KI APP auch unterwegs diktieren?Du sprichst Notizen und längere Texte am Handy ein, auch im Dialekt, und die KI macht daraus Text.
- Was ist ein Ergebnisprotokoll?Ein Ergebnisprotokoll hält nur die Ergebnisse einer Besprechung fest: Entscheidungen, Aufgaben und Termine.
- Darf eine Gemeinde Sitzungen der Gemeindevertretung aufzeichnen?In Vorarlberg ja: Ton- und Bildaufnahmen öffentlicher Sitzungen der Gemeindevertretung sind zulässig, wenn die Gemeindevertretung das beschließt.
- Wie schreibt man ein Protokoll mit KI?In vier Schritten: Besprechung aufnehmen, transkribieren lassen, von der KI zusammenfassen lassen, dann prüfen und freigeben.