Teamsitzung ohne Mitschreiben: Aufgaben stehen danach fest
In einem Industriebetrieb mit wöchentlichen Projektrunden ist die Frage nach jeder Besprechung dieselbe: Wer schreibt das Protokoll? Die Agendi KI APP ist eine Meeting-Software der MULTIMEDIAFABRIK, die Besprechungen aufzeichnet, auch im Dialekt transkribiert und daraus automatisch ein Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben erstellt, damit alle am Tisch mitdenken statt einer mitschreibt.
Ausgangssituation
Ein typischer Mittelständler im Rheintal: Montag Teamrunde, Mittwoch Projektbesprechung, Freitag Abstimmung mit der Geschäftsführung. Mitgeschrieben wird reihum, meistens von den Jüngsten. Die Protokolle kommen unterschiedlich spät und sehen jedes Mal anders aus. Aufgaben stehen irgendwo im Fließtext, und in der nächsten Runde ist unklar, wer was bis wann zugesagt hat.
Das Problem ist verbreitet. In einer Umfrage von Microsoft unter 31.000 Beschäftigten gaben 55 Prozent an, dass die nächsten Schritte am Ende eines Meetings unklar sind (Microsoft Work Trend Index).
Was sich Teams wünschen
Ein Protokoll nach jeder Besprechung, immer im gleichen Aufbau, mit einer klaren Liste: Was, Wer, Bis wann. Und niemand soll dafür auf das Mitreden verzichten müssen.
Warum die Agendi KI APP passt
| Anforderung | Lösung |
|---|---|
| niemand schreibt mit | Aufnahme startet am Laptop, die KI schreibt mit |
| gleicher Aufbau jedes Mal | feste Gliederung für Teamrunde und Projektbesprechung |
| Aufgaben klar | eigene Liste mit Name und Termin, soweit genannt |
| Mundart am Tisch | Transkription auf Dialekt ausgelegt |
| schnell verfügbar | Entwurf kurz nach der Besprechung |
Umsetzung
| Baustein | Inhalt |
|---|---|
| Paket | SMART für das ganze Team, bis zu 100 User |
| Raumtechnik | Grenzflächenmikrofon im Besprechungsraum, Videobar im Raum mit Videokonferenz |
| Gliederung | Teamrunde: offene Aufgaben, Neuigkeiten, Themen, neue Aufgaben |
| Freigabe | Teamleitung prüft und gibt frei, das Team bekommt das Protokoll |
| Einführung | Schulung, auf Wunsch eine begleitete Runde |
Ergebnis
Die Teamleitung bekommt nach jeder Runde einen Entwurf, prüft ihn in wenigen Minuten und schickt ihn frei. Offene Aufgaben aus der letzten Runde stehen beim nächsten Mal oben.
Rechenbeispiel mit offenen Annahmen: fünf Meetings pro Woche mit Protokoll, je eine Stunde, 46 Arbeitswochen. Von Hand 30 Minuten je Meeting-Stunde, mit Agendi KI APP 10 Minuten für die Prüfung (untere Grenzen einer Herstellerangabe). Das ergibt rund 100 Minuten pro Woche und rund 77 Stunden im Jahr. Eigene Messwerte ersetzen diese Annahmen, sobald sie vorliegen.
| Vorher | Mit Agendi KI APP | |
|---|---|---|
| Mitschreiben | reihum, eine Person pro Runde | niemand |
| Protokoll | unterschiedlich spät, unterschiedlich aufgebaut | Entwurf kurz nach der Runde, immer gleich gegliedert |
| Aufgaben | im Fließtext versteckt | eigene Liste |
| Wiederfinden | Laufwerk durchsuchen | gesammelt im Firmen-Account, mit PRO per Frage |
Was sich daraus ableiten lässt
Wer regelmäßig Besprechungen hat, gewinnt am meisten durch zwei Dinge: eine feste Gliederung und eine Person, die freigibt. Die KI liefert den Entwurf, der Mensch die Verantwortung. Das gilt für Teamrunden genauso wie für Projektbesprechungen, Baubesprechungen oder Leitungssitzungen.
Wie du ein Protokoll mit KI Schritt für Schritt schreibst, zeigt die Story Besprechungsprotokoll mit KI schreiben. Alle Pakete stehen auf der Produktseite der Agendi KI APP.
Die Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertig
- Guide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-Vorlagen
- Warum Standard-Spracherkennung am Dialekt scheitert und was die Agendi KI APP anders macht
- Betrieb im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware im eigenen Haus
- Die Pakete BASIC, SMART und PRO und wann sich der Wechsel lohnt
Das passt dazu
Gratis-ePaper · PDFDie Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertigGuide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-VorlagenePaper laden ProduktProduktseite Agendi KI APPAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was ein KI-Protokoll kostetSie kostet einen festen Monatsbetrag je Paket, und das Paket richtet sich nach der Zahl der User und danach, ob die Corporate KI APP dabei sein soll.
- KI-Transkription und FunktionenDiese Seite zeigt jede Funktion einzeln, vom Mikrofon bis zum freigegebenen KI-Protokoll.
- Diktier-App mit KIDu sprichst eine Notiz oder einen längeren Text ins Handy, die App macht daraus sauberen Text.
- Wo deine Aufnahmen liegenDiese Seite beantwortet die Frage, die in jeder Vorführung zuerst kommt: Wo landen unsere Gespräche?
- So läuft die EinführungDein Team braucht vor allem eine Schulung und auf Wunsch eine erste begleitete Sitzung.
- Präsenz, online und hybridSie funktioniert am Besprechungstisch, in der Videokonferenz und in hybriden Runden, bei denen ein Teil im Raum sitzt und ein Teil zugeschaltet ist.
- Meeting-Recorder im VergleichAuf dieser Seite stellen wir sie den Werkzeugen gegenüber, mit denen Teams heute Meetings festhalten, ohne Herstellernamen, nach sieben Kriterien.
- Dialekt transkribierenDie Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte und schreibt das Protokoll in Hochdeutsch.
- Protokoll-VorlageEine gute Protokoll-Vorlage hält fest, wer da war, was entschieden wurde und wer bis wann was erledigt.
Aus der Praxis
- Kundentermine mit KI protokollierenNotizen entstehen auf dem Block oder gar nicht. Am Abend trägt die Verkäuferin nach, was sie noch weiß.
- Workshops als FirmenwissenWissen über Abläufe, Maschinen und Kundenwünsche steckt in den Köpfen der Erfahrenen.
- Protokoll der GemeinderatssitzungFür Gemeinden erstellt die Agendi KI APP aus der Aufnahme einer Sitzung der Gemeindevertretung einen Protokoll-Entwurf, den das Amt prüft und freigibt.
- KI-Protokoll für mehrere GemeindenGemeinden in einer Region arbeiten ohnehin zusammen, etwa bei Bauhof, Schule oder Abwasser.
Wissen & Hintergrund
- Warum Spracherkennung am Dialekt scheitertSpracherkennung scheitert am Dialekt, weil sie meist aus Hochdeutsch und Schriftsprache gelernt hat und Mundart andere Wörter, Laute und Satzbau verwendet.
- Besprechungsprotokoll mit KI schreibenEin KI-Protokoll entsteht in vier Schritten: aufnehmen, transkribieren, zusammenfassen, prüfen.
- Meetings mit KI aufzeichnenIn der Regel ja: Du darfst Meetings mit KI aufzeichnen, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Wie Protokolle Firmenwissen werdenProtokolle aus der Agendi KI APP fließen in die Corporate KI APP, damit Entscheidungen aus früheren Meetings per Frage mit Quellenangabe auffindbar sind.
Häufige Fragen
- Versteht die Agendi KI APP Dialekt und Schweizerdeutsch?Die Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte, ob Vorarlbergerisch, Tirolerisch, Bairisch oder Schweizerdeutsch, und schreibt das Ergebnis als Hochdeutsch ins Protokoll.
- Wie kommt das Protokoll ins Firmenwissen?Im Paket PRO fließen freigegebene Protokolle der Agendi KI APP in die Corporate KI APP.
- Was ist der Unterschied zwischen BASIC, SMART und PRO?Die Pakete unterscheiden sich in der Zahl der User und darin, ob die Corporate KI APP dabei ist.
- Wo liegen meine Aufnahmen und Protokolle?Im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware in deinem eigenen Haus.
- Wie viel Aufwand ist die Einführung der Agendi KI APP?Überschaubar: eine Vorführung, die Einrichtung durch die MULTIMEDIAFABRIK, eine Schulung und auf Wunsch eine begleitete erste Sitzung.
- Wer hat Zugriff auf Aufnahmen und Protokolle?Deine User, je nach Berechtigung im Firmen-Account.
- Funktioniert die Agendi KI APP bei Online- und Hybrid-Meetings?Bei Online-Meetings in Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet nimmt ein Meeting-Bot teil, bei hybriden Sitzungen kommt ein Mikrofon im Raum dazu.
- Wie genau ist das Protokoll, und wer prüft es?Die KI liefert einen Entwurf, ein Mensch prüft und gibt frei.
- Darf man ein Meeting mit KI aufzeichnen?In der Regel ja, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Kann die Agendi KI APP im eigenen Haus laufen?Die Agendi KI APP läuft auf Wunsch auf kleiner Hardware in deinem Serverraum oder Büro, die Aufnahmen verlassen dann das Gebäude nicht.
- Kann ich mit der Agendi KI APP auch unterwegs diktieren?Du sprichst Notizen und längere Texte am Handy ein, auch im Dialekt, und die KI macht daraus Text.
- Was ist ein Ergebnisprotokoll?Ein Ergebnisprotokoll hält nur die Ergebnisse einer Besprechung fest: Entscheidungen, Aufgaben und Termine.
- Darf eine Gemeinde Sitzungen der Gemeindevertretung aufzeichnen?In Vorarlberg ja: Ton- und Bildaufnahmen öffentlicher Sitzungen der Gemeindevertretung sind zulässig, wenn die Gemeindevertretung das beschließt.
- Wie schreibt man ein Protokoll mit KI?In vier Schritten: Besprechung aufnehmen, transkribieren lassen, von der KI zusammenfassen lassen, dann prüfen und freigeben.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir hören zu, denken mit und zeigen dir, was für dein Vorhaben wirklich Sinn ergibt.