Besprechungsprotokoll mit KI schreiben: Schritt für Schritt
Ein KI-Protokoll entsteht in vier Schritten: aufnehmen, transkribieren, zusammenfassen, prüfen. Die Agendi KI APP ist eine Meeting-Software der MULTIMEDIAFABRIK, die genau diese Schritte übernimmt: Sie zeichnet Besprechungen auf, transkribiert auch im Dialekt und erstellt daraus automatisch ein Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben, das ein Mensch nur noch freigibt.
Diese Story zeigt den Weg vom Mitschnitt zum fertigen Ergebnisprotokoll, rechnet offen nach, wie viel Zeit das spart, und sagt, wo der Mensch unverzichtbar bleibt. Was die Software im Detail kann, steht unter Protokoll mit KI erstellen.
Wo beim Protokoll die Zeit verloren geht
Die Besprechung selbst steht im Kalender. Die Arbeit danach steht nirgends. Sie ist trotzdem da, jede Woche.
| Phase | Was passiert | Problem |
|---|---|---|
| Mitschreiben | eine Person tippt während der Besprechung | sie kann kaum mitdiskutieren |
| Erinnern | Lücken werden aus dem Gedächtnis gefüllt | Fehler und Auslassungen |
| Ausformulieren | Stichworte werden zu Sätzen | nach einer Herstellerangabe 30 bis 45 Minuten je Meeting-Stunde |
| Abstimmen | Unklares wird nachgefragt | Antworten kommen erst Tage später |
| Freigeben und verteilen | Protokoll geht raus | wenn es kommt, ist die Hälfte schon erledigt |
Eine Umfrage von Microsoft unter 31.000 Beschäftigten zeigt, wie verbreitet das Problem ist: 56 Prozent fällt es schwer, das Besprochene zusammenzufassen, bei 55 Prozent sind die nächsten Schritte nach dem Meeting unklar. Und 80 Prozent wünschen sich KI-Hilfe genau dabei (Quelle unten).
Schritt 1: aufnehmen
Vor der Aufnahme informierst du alle Teilnehmenden und holst die Zustimmung ein. Das ist rechtlich wichtig und schafft Vertrauen. Dann startest du die Aufnahme am Laptop, Tablet oder Handy.
Der Ton entscheidet über die Qualität. Für ein Gespräch zu zweit reicht das Handy in der Tischmitte. Bei acht Personen an einem langen Tisch hilft ein Grenzflächenmikrofon, in Sitzungssälen helfen Funk-Sprechstellen je Platz.
| Raum | Was reicht |
|---|---|
| zwei bis vier Personen | Laptop oder Handy in der Tischmitte |
| bis acht Personen | Grenzflächenmikrofon oder Videobar |
| Sitzungssaal | Funk-Sprechstellen oder Deckenmikrofon |
| Online-Meeting | Meeting-Bot in der Videokonferenz, jede Person mit Headset |
Schritt 2: transkribieren
Aus der Aufnahme entsteht ein Wortlaut mit Sprechererkennung. Hier zeigt sich der größte Unterschied zwischen den Werkzeugen. Viele Spracherkennungen sind auf Hochdeutsch trainiert. Wird am Tisch Vorarlbergerisch, Tirolerisch, Bairisch oder Schweizerdeutsch gesprochen, entstehen Lücken. Die Agendi KI APP ist auf Dialekt ausgelegt und schreibt das Protokoll in Hochdeutsch. Details zeigt die Seite Dialekt transkribieren.
Schritt 3: zusammenfassen
Jetzt arbeitet die KI. Aus dem Wortlaut wird ein Protokoll in der Gliederung, die zu deiner Besprechung passt, meistens als Ergebnisprotokoll:
| Teil | Was die KI tut |
|---|---|
| Kopf | Datum, Teilnehmende aus Termin und Sprechererkennung |
| Tagesordnungspunkte | aus der Tagesordnung oder dem Gesprächsverlauf |
| Ergebnisse | kurze Zusammenfassung je Punkt |
| Entscheidungen | eigene Zeile je Festlegung |
| Aufgaben | Was, Wer, Bis wann, soweit im Gespräch genannt |
Eine passende Gliederung zum Nachbauen findest du in der Vorlage für dein Besprechungsprotokoll.
Schritt 4: prüfen und freigeben
Der Entwurf ist ein Entwurf. Eine Person, die dabei war, liest ihn, korrigiert Namen und Fachbegriffe und streicht, was nicht hineingehört. Erst dann wird er freigegeben und verteilt. Bei Gemeinden ist das ohnehin vorgeschrieben: Die Verhandlungsschrift unterschreiben Vorsitz und Schriftführung.
Diese Prüfung kostet Minuten, keine Stunden. Und sie ist der Grund, warum das Protokoll verlässlich bleibt.
Rechenbeispiel: wie viel Zeit du sparst
Eine unabhängige Studie zum Protokollaufwand je Meeting-Stunde gibt es nicht. Wir rechnen deshalb mit offenen Annahmen und bewusst vorsichtig.
| Annahme | Wert | Herkunft |
|---|---|---|
| Aufwand von Hand je Meeting-Stunde | 30 Minuten | untere Grenze einer Herstellerangabe (30 bis 45 Minuten) |
| Aufwand mit Transkript und KI je Meeting-Stunde | 10 Minuten | untere Grenze derselben Angabe (10 bis 15 Minuten) |
| Meetings mit Protokoll | 5 pro Woche, je eine Stunde | Annahme |
| Arbeitswochen | 46 im Jahr | Annahme |
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Ersparnis je Protokoll | 30 minus 10 Minuten | 20 Minuten |
| je Woche | 5 mal 20 Minuten | 100 Minuten |
| je Jahr | 46 mal 100 Minuten | rund 77 Stunden |
Braucht jedes von zehn Meetings pro Woche ein Protokoll, sind es rund 153 Stunden im Jahr. Sobald eigene Messwerte aus Pilotprojekten vorliegen, ersetzen sie diese Annahmen.
Protokoll von Hand gegen Protokoll mit Agendi KI APP
| Von Hand | Mit Agendi KI APP | |
|---|---|---|
| Während der Besprechung | eine Person schreibt mit | alle reden mit |
| Dialekt | wird beim Mitschreiben übersetzt | Protokoll entsteht in Hochdeutsch |
| Entwurf | am nächsten Tag oder später | kurz nach der Besprechung |
| Aufgaben | aus dem Gedächtnis | aus dem Wortlaut, mit Name und Termin |
| Prüfung | oft keine | Mensch prüft und gibt frei |
| Wiederfinden | Ordner durchsuchen | gesammelt im Firmen-Account, im Paket PRO per Frage |
Wo der Mensch bleibt
Die KI schreibt den Entwurf, die Verantwortung bleibt beim Menschen. Das gilt für drei Punkte:
- Was vertraulich ist und nicht ins Protokoll gehört, entscheidest du.
- Ob eine Aussage eine Entscheidung war oder nur ein Vorschlag, prüfst du.
- Wer das Protokoll bekommt, legst du fest.
Wo die KI-Verordnung der EU bei Protokollen greift, erklärt die Story Meetings mit KI aufzeichnen.
Unternehmen und Gemeinden
In Firmen zählt vor allem die Menge: viele Meetings, viele kleine Protokolle. In Gemeinden ist es umgekehrt. Es gibt weniger Sitzungen, die gesetzliche Untergrenze in Vorarlberg liegt bei einer Sitzung der Gemeindevertretung je Vierteljahr (§ 40 Gemeindegesetz). Dafür ist jedes Protokoll länger und hat eine Frist: Es muss spätestens ab der Einberufung der nächsten Sitzung zur Einsicht bereitliegen (§ 47). Wie Gemeinden damit arbeiten, zeigt das Protokoll der Gemeinderatssitzung.
Quellen
- Microsoft, Work Trend Index „Will AI Fix Work?“, 9. Mai 2023, Umfrage unter 31.000 Beschäftigten: https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/will-ai-fix-work
- RecordMeeting, Blog „Meeting Minutes“ (Herstellerangabe, ohne veröffentlichte Methode): https://recordmeeting.com/blog/meeting-minutes
- Gemeindegesetz Vorarlberg, §§ 40 und 47, Rechtsinformationssystem des Bundes: https://ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=LrVbg&Gesetzesnummer=20000047
Probier es mit deiner Besprechung
In der Vorführung nehmen wir eine kurze Besprechung auf, gern in deinem Dialekt, und du siehst den Protokoll-Entwurf direkt danach.
Die Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertig
- Guide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-Vorlagen
- Warum Standard-Spracherkennung am Dialekt scheitert und was die Agendi KI APP anders macht
- Betrieb im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware im eigenen Haus
- Die Pakete BASIC, SMART und PRO und wann sich der Wechsel lohnt
Das passt dazu
Gratis-ePaper · PDFDie Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertigGuide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-VorlagenePaper laden ProduktProduktseite Agendi KI APPAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was ein KI-Protokoll kostetSie kostet einen festen Monatsbetrag je Paket, und das Paket richtet sich nach der Zahl der User und danach, ob die Corporate KI APP dabei sein soll.
- KI-Transkription und FunktionenDiese Seite zeigt jede Funktion einzeln, vom Mikrofon bis zum freigegebenen KI-Protokoll.
- Diktier-App mit KIDu sprichst eine Notiz oder einen längeren Text ins Handy, die App macht daraus sauberen Text.
- Wo deine Aufnahmen liegenDiese Seite beantwortet die Frage, die in jeder Vorführung zuerst kommt: Wo landen unsere Gespräche?
- So läuft die EinführungDein Team braucht vor allem eine Schulung und auf Wunsch eine erste begleitete Sitzung.
- Präsenz, online und hybridSie funktioniert am Besprechungstisch, in der Videokonferenz und in hybriden Runden, bei denen ein Teil im Raum sitzt und ein Teil zugeschaltet ist.
- Meeting-Recorder im VergleichAuf dieser Seite stellen wir sie den Werkzeugen gegenüber, mit denen Teams heute Meetings festhalten, ohne Herstellernamen, nach sieben Kriterien.
- Dialekt transkribierenDie Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte und schreibt das Protokoll in Hochdeutsch.
- Protokoll-VorlageEine gute Protokoll-Vorlage hält fest, wer da war, was entschieden wurde und wer bis wann was erledigt.
Aus der Praxis
- Teamsitzung ohne MitschreibenAufgaben stehen irgendwo im Fließtext, und in der nächsten Runde ist unklar, wer was bis wann zugesagt hat.
- Kundentermine mit KI protokollierenNotizen entstehen auf dem Block oder gar nicht. Am Abend trägt die Verkäuferin nach, was sie noch weiß.
- Workshops als FirmenwissenWissen über Abläufe, Maschinen und Kundenwünsche steckt in den Köpfen der Erfahrenen.
- Protokoll der GemeinderatssitzungFür Gemeinden erstellt die Agendi KI APP aus der Aufnahme einer Sitzung der Gemeindevertretung einen Protokoll-Entwurf, den das Amt prüft und freigibt.
- KI-Protokoll für mehrere GemeindenGemeinden in einer Region arbeiten ohnehin zusammen, etwa bei Bauhof, Schule oder Abwasser.
Wissen & Hintergrund
- Warum Spracherkennung am Dialekt scheitertSpracherkennung scheitert am Dialekt, weil sie meist aus Hochdeutsch und Schriftsprache gelernt hat und Mundart andere Wörter, Laute und Satzbau verwendet.
- Meetings mit KI aufzeichnenIn der Regel ja: Du darfst Meetings mit KI aufzeichnen, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Wie Protokolle Firmenwissen werdenProtokolle aus der Agendi KI APP fließen in die Corporate KI APP, damit Entscheidungen aus früheren Meetings per Frage mit Quellenangabe auffindbar sind.
Häufige Fragen
- Versteht die Agendi KI APP Dialekt und Schweizerdeutsch?Die Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte, ob Vorarlbergerisch, Tirolerisch, Bairisch oder Schweizerdeutsch, und schreibt das Ergebnis als Hochdeutsch ins Protokoll.
- Wie kommt das Protokoll ins Firmenwissen?Im Paket PRO fließen freigegebene Protokolle der Agendi KI APP in die Corporate KI APP.
- Was ist der Unterschied zwischen BASIC, SMART und PRO?Die Pakete unterscheiden sich in der Zahl der User und darin, ob die Corporate KI APP dabei ist.
- Wo liegen meine Aufnahmen und Protokolle?Im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware in deinem eigenen Haus.
- Wie viel Aufwand ist die Einführung der Agendi KI APP?Überschaubar: eine Vorführung, die Einrichtung durch die MULTIMEDIAFABRIK, eine Schulung und auf Wunsch eine begleitete erste Sitzung.
- Wer hat Zugriff auf Aufnahmen und Protokolle?Deine User, je nach Berechtigung im Firmen-Account.
- Funktioniert die Agendi KI APP bei Online- und Hybrid-Meetings?Bei Online-Meetings in Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet nimmt ein Meeting-Bot teil, bei hybriden Sitzungen kommt ein Mikrofon im Raum dazu.
- Wie genau ist das Protokoll, und wer prüft es?Die KI liefert einen Entwurf, ein Mensch prüft und gibt frei.
- Darf man ein Meeting mit KI aufzeichnen?In der Regel ja, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Kann die Agendi KI APP im eigenen Haus laufen?Die Agendi KI APP läuft auf Wunsch auf kleiner Hardware in deinem Serverraum oder Büro, die Aufnahmen verlassen dann das Gebäude nicht.
- Kann ich mit der Agendi KI APP auch unterwegs diktieren?Du sprichst Notizen und längere Texte am Handy ein, auch im Dialekt, und die KI macht daraus Text.
- Was ist ein Ergebnisprotokoll?Ein Ergebnisprotokoll hält nur die Ergebnisse einer Besprechung fest: Entscheidungen, Aufgaben und Termine.
- Darf eine Gemeinde Sitzungen der Gemeindevertretung aufzeichnen?In Vorarlberg ja: Ton- und Bildaufnahmen öffentlicher Sitzungen der Gemeindevertretung sind zulässig, wenn die Gemeindevertretung das beschließt.
- Wie schreibt man ein Protokoll mit KI?In vier Schritten: Besprechung aufnehmen, transkribieren lassen, von der KI zusammenfassen lassen, dann prüfen und freigeben.