Protokoll-Vorlage für Besprechung und Sitzung
Eine gute Protokoll-Vorlage hält fest, wer da war, was entschieden wurde und wer bis wann was erledigt. Auf dieser Seite findest du den Aufbau für Besprechung, Teamsitzung und Sitzung der Gemeindevertretung, dazu eine Vorlage zum Herunterladen und eine Anleitung, wie die Agendi KI APP, die Meeting-Software der MULTIMEDIAFABRIK, die Vorlage aus einer Aufnahme für dich füllt.
Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll
Bevor du eine Vorlage wählst, klärst du die Form. Drei Formen sind üblich:
| Form | Was drinsteht | Wann sie passt |
|---|---|---|
| Ergebnisprotokoll | nur Ergebnisse: Entscheidungen, Aufgaben, Termine | Teammeetings, Projektrunden, die meisten Besprechungen |
| Verlaufsprotokoll | zusätzlich der Gang der Diskussion, wer was gesagt hat | strittige Themen, Verhandlungen, Sitzungen mit Nachweispflicht |
| Beschlussprotokoll | Anträge, Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse | Vereine, Gremien, Ausschüsse |
Für Gemeinden in Vorarlberg schreibt das Gemeindegesetz die Inhalte der Verhandlungsschrift vor. Sie liegt zwischen Verlaufs- und Beschlussprotokoll. Was genau hinein muss, steht in der Vorlage für die Gemeindevertretung weiter unten. Kurz erklärt wird die häufigste Form in der Frage Was ist ein Ergebnisprotokoll?
Vorlage Besprechungsprotokoll
Die Vorlage für Besprechungen ist ein Ergebnisprotokoll auf einer Seite.
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Titel der Besprechung, Datum, Uhrzeit, Ort oder Videokonferenz |
| Teilnehmende | anwesend, entschuldigt, Protokoll führt |
| Tagesordnung | Punkte mit Nummer |
| Ergebnisse je Punkt | zwei bis drei Sätze, was besprochen wurde |
| Entscheidungen | eine Zeile je Entscheidung |
| Aufgaben | Was, Wer, Bis wann |
| Nächster Termin | Datum und Ort |
Vorlage Teamsitzung
Die Teamsitzung läuft oft nach festen Rubriken. Die Vorlage spart dir das Neuschreiben jede Woche.
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Team, Datum, Moderation |
| Offene Aufgaben aus der letzten Sitzung | Stand je Aufgabe: erledigt, in Arbeit, verschoben |
| Neuigkeiten | kurze Punkte aus Geschäftsführung und Team |
| Themen | je Thema Ergebnis und Entscheidung |
| Neue Aufgaben | Was, Wer, Bis wann |
| Offene Fragen | Punkte für die nächste Sitzung |
Vorlage Sitzung der Gemeindevertretung
Für Vorarlberg regelt § 47 des Gemeindegesetzes, was in die Verhandlungsschrift gehört. Die Vorlage folgt dieser Aufzählung.
| Abschnitt | Inhalt nach § 47 Abs. 1 Gemeindegesetz Vorarlberg |
|---|---|
| Einladung | Angaben zur Einladung der Mitglieder |
| Ort und Zeit | Ort und Zeit der Sitzung |
| Teilnehmende | Namen der Anwesenden, Vorsitz, Schriftführung |
| Beschlussfähigkeit | ob die Gemeindevertretung beschlussfähig war |
| Tagesordnung | alle Punkte der Tagesordnung |
| Verlauf | Verlauf der Beratungen je Punkt |
| Anträge und Beschlüsse | Wortlaut der Anträge, gefasste Beschlüsse |
| Abstimmung | Abstimmungsergebnis je Beschluss |
| Unterfertigung | Vorsitz und Schriftführung (§ 47 Abs. 3) |
Wichtig: Andere Bundesländer und die Schweiz haben eigene Gemeindeordnungen mit anderen Vorgaben. Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung. Prüfe sie mit deiner Amtsleitung gegen das Recht deines Landes.
Protokoll schreiben in fünf Schritten
| Schritt | Was du tust |
|---|---|
| 1. Vorbereiten | Vorlage öffnen, Kopf und Tagesordnung vor der Sitzung ausfüllen |
| 2. Mitschreiben | je Punkt Ergebnis, Entscheidung und Aufgabe notieren, nicht jeden Satz |
| 3. Ausformulieren | direkt nach der Sitzung, solange alles frisch ist |
| 4. Abstimmen | Unklares bei den Beteiligten nachfragen |
| 5. Freigeben und verteilen | Protokoll freigeben, an alle schicken, ablegen |
Der aufwendigste Teil sind Schritt 2 und 3. Wer mitschreibt, kann kaum mitdiskutieren, und das Ausformulieren kostet nach einer Herstellerangabe 30 bis 45 Minuten je Meeting-Stunde. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Rechenbeispiel steht in der Story Besprechungsprotokoll mit KI schreiben.
Die Vorlage mit KI füllen lassen
Mit der Agendi KI APP fallen Mitschreiben und Ausformulieren weg. Du nimmst die Besprechung auf, die Software transkribiert, auch im Dialekt, und füllt die Vorlage: Kopf, Teilnehmende, Ergebnisse je Punkt, Entscheidungen und Aufgaben. Du prüfst den Entwurf und gibst ihn frei.
| Schritt in der Vorlage | Von Hand | Mit Agendi KI APP |
|---|---|---|
| Kopf und Teilnehmende | eintippen | aus Termin und Sprechererkennung |
| Ergebnisse je Punkt | mitschreiben, ausformulieren | Zusammenfassung aus der Aufnahme |
| Entscheidungen | aus Notizen heraussuchen | eigene Zeile je Entscheidung |
| Aufgaben | aus dem Gedächtnis ergänzen | mit Name und Termin, soweit genannt |
| Prüfung | entfällt oft | Mensch prüft und gibt frei |
Alle Funktionen und Pakete stehen auf der Produktseite der Agendi KI APP.
So bekommst du die Vorlage
Die Vorlage steht im Guide zur Agendi KI APP, zum Ausdrucken oder Ausfüllen am Tablet. Sie passt für Besprechung, Teamsitzung und Sitzung im Gemeindeamt. Ein kurzes Formular mit Name und E-Mail-Adresse genügt, danach kannst du alles herunterladen.
Die Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertig
- Guide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-Vorlagen
- Warum Standard-Spracherkennung am Dialekt scheitert und was die Agendi KI APP anders macht
- Betrieb im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware im eigenen Haus
- Die Pakete BASIC, SMART und PRO und wann sich der Wechsel lohnt
Das passt dazu
Gratis-ePaper · PDFDie Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertigGuide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-VorlagenePaper laden ProduktProduktseite Agendi KI APPAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was ein KI-Protokoll kostetSie kostet einen festen Monatsbetrag je Paket, und das Paket richtet sich nach der Zahl der User und danach, ob die Corporate KI APP dabei sein soll.
- KI-Transkription und FunktionenDiese Seite zeigt jede Funktion einzeln, vom Mikrofon bis zum freigegebenen KI-Protokoll.
- Diktier-App mit KIDu sprichst eine Notiz oder einen längeren Text ins Handy, die App macht daraus sauberen Text.
- Wo deine Aufnahmen liegenDiese Seite beantwortet die Frage, die in jeder Vorführung zuerst kommt: Wo landen unsere Gespräche?
- So läuft die EinführungDein Team braucht vor allem eine Schulung und auf Wunsch eine erste begleitete Sitzung.
- Präsenz, online und hybridSie funktioniert am Besprechungstisch, in der Videokonferenz und in hybriden Runden, bei denen ein Teil im Raum sitzt und ein Teil zugeschaltet ist.
- Meeting-Recorder im VergleichAuf dieser Seite stellen wir sie den Werkzeugen gegenüber, mit denen Teams heute Meetings festhalten, ohne Herstellernamen, nach sieben Kriterien.
- Dialekt transkribierenDie Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte und schreibt das Protokoll in Hochdeutsch.
Aus der Praxis
- Teamsitzung ohne MitschreibenAufgaben stehen irgendwo im Fließtext, und in der nächsten Runde ist unklar, wer was bis wann zugesagt hat.
- Kundentermine mit KI protokollierenNotizen entstehen auf dem Block oder gar nicht. Am Abend trägt die Verkäuferin nach, was sie noch weiß.
- Workshops als FirmenwissenWissen über Abläufe, Maschinen und Kundenwünsche steckt in den Köpfen der Erfahrenen.
- Protokoll der GemeinderatssitzungFür Gemeinden erstellt die Agendi KI APP aus der Aufnahme einer Sitzung der Gemeindevertretung einen Protokoll-Entwurf, den das Amt prüft und freigibt.
- KI-Protokoll für mehrere GemeindenGemeinden in einer Region arbeiten ohnehin zusammen, etwa bei Bauhof, Schule oder Abwasser.
Wissen & Hintergrund
- Warum Spracherkennung am Dialekt scheitertSpracherkennung scheitert am Dialekt, weil sie meist aus Hochdeutsch und Schriftsprache gelernt hat und Mundart andere Wörter, Laute und Satzbau verwendet.
- Besprechungsprotokoll mit KI schreibenEin KI-Protokoll entsteht in vier Schritten: aufnehmen, transkribieren, zusammenfassen, prüfen.
- Meetings mit KI aufzeichnenIn der Regel ja: Du darfst Meetings mit KI aufzeichnen, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Wie Protokolle Firmenwissen werdenProtokolle aus der Agendi KI APP fließen in die Corporate KI APP, damit Entscheidungen aus früheren Meetings per Frage mit Quellenangabe auffindbar sind.
Häufige Fragen
- Versteht die Agendi KI APP Dialekt und Schweizerdeutsch?Die Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte, ob Vorarlbergerisch, Tirolerisch, Bairisch oder Schweizerdeutsch, und schreibt das Ergebnis als Hochdeutsch ins Protokoll.
- Wie kommt das Protokoll ins Firmenwissen?Im Paket PRO fließen freigegebene Protokolle der Agendi KI APP in die Corporate KI APP.
- Was ist der Unterschied zwischen BASIC, SMART und PRO?Die Pakete unterscheiden sich in der Zahl der User und darin, ob die Corporate KI APP dabei ist.
- Wo liegen meine Aufnahmen und Protokolle?Im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware in deinem eigenen Haus.
- Wie viel Aufwand ist die Einführung der Agendi KI APP?Überschaubar: eine Vorführung, die Einrichtung durch die MULTIMEDIAFABRIK, eine Schulung und auf Wunsch eine begleitete erste Sitzung.
- Wer hat Zugriff auf Aufnahmen und Protokolle?Deine User, je nach Berechtigung im Firmen-Account.
- Funktioniert die Agendi KI APP bei Online- und Hybrid-Meetings?Bei Online-Meetings in Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet nimmt ein Meeting-Bot teil, bei hybriden Sitzungen kommt ein Mikrofon im Raum dazu.
- Wie genau ist das Protokoll, und wer prüft es?Die KI liefert einen Entwurf, ein Mensch prüft und gibt frei.
- Darf man ein Meeting mit KI aufzeichnen?In der Regel ja, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Kann die Agendi KI APP im eigenen Haus laufen?Die Agendi KI APP läuft auf Wunsch auf kleiner Hardware in deinem Serverraum oder Büro, die Aufnahmen verlassen dann das Gebäude nicht.
- Kann ich mit der Agendi KI APP auch unterwegs diktieren?Du sprichst Notizen und längere Texte am Handy ein, auch im Dialekt, und die KI macht daraus Text.
- Was ist ein Ergebnisprotokoll?Ein Ergebnisprotokoll hält nur die Ergebnisse einer Besprechung fest: Entscheidungen, Aufgaben und Termine.
- Darf eine Gemeinde Sitzungen der Gemeindevertretung aufzeichnen?In Vorarlberg ja: Ton- und Bildaufnahmen öffentlicher Sitzungen der Gemeindevertretung sind zulässig, wenn die Gemeindevertretung das beschließt.
- Wie schreibt man ein Protokoll mit KI?In vier Schritten: Besprechung aufnehmen, transkribieren lassen, von der KI zusammenfassen lassen, dann prüfen und freigeben.