Kundentermine mit KI protokollieren: Zusagen schwarz auf weiß
Im Außendienst eines Großhändlers entscheidet die Nacharbeit nach dem Termin darüber, ob ein Angebot pünktlich rausgeht. Die Agendi KI APP ist eine Meeting-Software der MULTIMEDIAFABRIK, die Gespräche aufzeichnet, auch im Dialekt transkribiert und daraus eine Gesprächsnotiz mit Zusagen und nächsten Schritten erstellt, die im Firmen-Account abgelegt wird.
Ausgangssituation
Drei Kundentermine am Tag, dazwischen Autofahrten. Notizen entstehen auf dem Block oder gar nicht. Am Abend trägt die Verkäuferin nach, was sie noch weiß. Was der Kunde zur Lieferzeit gesagt hat, ist da schon unscharf. Wenn sie in Urlaub geht, weiß die Vertretung wenig über den Stand.
Was sich der Vertrieb wünscht
Nach jedem Termin eine kurze, saubere Notiz: Wer war da, was wurde besprochen, was hat wer zugesagt, was ist der nächste Schritt. Abgelegt so, dass das ganze Team sie findet.
Warum die Agendi KI APP passt
| Situation | Was die Agendi KI APP tut |
|---|---|
| Kunde ist mit Aufnahme einverstanden | Gespräch aufnehmen, Notiz mit Zusagen und nächsten Schritten erhalten |
| Kunde möchte keine Aufnahme | nach dem Termin im Auto eine Sprachnotiz einsprechen, die KI macht Text daraus |
| Kunde spricht Mundart | Transkription auf Dialekt ausgelegt |
| Vertretung braucht den Stand | Notiz liegt im Firmen-Account, nicht im privaten Handy |
| Später nachfragen | im Paket PRO per Frage in der Corporate KI APP, mit Quelle |
Vor jeder Aufnahme holt die Verkäuferin die Zustimmung des Kunden ein. Was dabei zu beachten ist, steht in der Story Meetings mit KI aufzeichnen.
Umsetzung
| Baustein | Inhalt |
|---|---|
| Paket | SMART für das Vertriebsteam, PRO wenn Notizen per Frage auffindbar sein sollen |
| Gerät | Handy mit der App, kein Zusatzgerät nötig |
| Gliederung | Gesprächsnotiz: Teilnehmende, Themen, Zusagen Kunde, Zusagen Vertrieb, nächster Schritt |
| Teilen | Vertrieb teilt die Notiz mit Innendienst und Leitung |
Ergebnis
Die Gesprächsnotiz liegt vor, bevor die Verkäuferin beim nächsten Kunden ankommt. Der Innendienst sieht die Zusagen und kann das Angebot vorbereiten. Die Vertretung im Urlaub findet den Stand im Firmen-Account.
| Vorher | Mit Agendi KI APP | |
|---|---|---|
| Notiz | am Abend, aus dem Gedächtnis | direkt nach dem Termin |
| Zusagen | unscharf | im Wortlaut nachprüfbar, wenn aufgenommen wurde |
| Ablage | privater Block, private Mails | Firmen-Account |
| Übergabe an Vertretung | Telefonat | Notiz lesen |
Eine Zeitersparnis in Stunden rechnen wir hier bewusst nicht vor, weil sie stark von der Zahl der Termine abhängt. Das Rechenbeispiel für regelmäßige Meetings steht unter Besprechungsprotokoll mit KI schreiben.
Was sich daraus ableiten lässt
Je mehr Termine außer Haus stattfinden, desto wichtiger ist die Sprachnotiz. Für sie nimmst du den Kunden nicht auf, weil nur du sprichst, und sie ist in einer Minute erledigt. Mehr zur Sprachnotiz unter Diktier-App mit KI, alle Pakete auf der Produktseite der Agendi KI APP.
Die Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertig
- Guide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-Vorlagen
- Warum Standard-Spracherkennung am Dialekt scheitert und was die Agendi KI APP anders macht
- Betrieb im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware im eigenen Haus
- Die Pakete BASIC, SMART und PRO und wann sich der Wechsel lohnt
Das passt dazu
Gratis-ePaper · PDFDie Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist fertigGuide zur Agendi KI APP mit Ablauf, Checkliste und Protokoll-VorlagenePaper laden ProduktProduktseite Agendi KI APPAlle Funktionen, Technik und Anwendungsfälle im Überblick.Produkt ansehen Im Detail
- Was ein KI-Protokoll kostetSie kostet einen festen Monatsbetrag je Paket, und das Paket richtet sich nach der Zahl der User und danach, ob die Corporate KI APP dabei sein soll.
- KI-Transkription und FunktionenDiese Seite zeigt jede Funktion einzeln, vom Mikrofon bis zum freigegebenen KI-Protokoll.
- Diktier-App mit KIDu sprichst eine Notiz oder einen längeren Text ins Handy, die App macht daraus sauberen Text.
- Wo deine Aufnahmen liegenDiese Seite beantwortet die Frage, die in jeder Vorführung zuerst kommt: Wo landen unsere Gespräche?
- So läuft die EinführungDein Team braucht vor allem eine Schulung und auf Wunsch eine erste begleitete Sitzung.
- Präsenz, online und hybridSie funktioniert am Besprechungstisch, in der Videokonferenz und in hybriden Runden, bei denen ein Teil im Raum sitzt und ein Teil zugeschaltet ist.
- Meeting-Recorder im VergleichAuf dieser Seite stellen wir sie den Werkzeugen gegenüber, mit denen Teams heute Meetings festhalten, ohne Herstellernamen, nach sieben Kriterien.
- Dialekt transkribierenDie Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte und schreibt das Protokoll in Hochdeutsch.
- Protokoll-VorlageEine gute Protokoll-Vorlage hält fest, wer da war, was entschieden wurde und wer bis wann was erledigt.
Aus der Praxis
- Teamsitzung ohne MitschreibenAufgaben stehen irgendwo im Fließtext, und in der nächsten Runde ist unklar, wer was bis wann zugesagt hat.
- Workshops als FirmenwissenWissen über Abläufe, Maschinen und Kundenwünsche steckt in den Köpfen der Erfahrenen.
- Protokoll der GemeinderatssitzungFür Gemeinden erstellt die Agendi KI APP aus der Aufnahme einer Sitzung der Gemeindevertretung einen Protokoll-Entwurf, den das Amt prüft und freigibt.
- KI-Protokoll für mehrere GemeindenGemeinden in einer Region arbeiten ohnehin zusammen, etwa bei Bauhof, Schule oder Abwasser.
Wissen & Hintergrund
- Warum Spracherkennung am Dialekt scheitertSpracherkennung scheitert am Dialekt, weil sie meist aus Hochdeutsch und Schriftsprache gelernt hat und Mundart andere Wörter, Laute und Satzbau verwendet.
- Besprechungsprotokoll mit KI schreibenEin KI-Protokoll entsteht in vier Schritten: aufnehmen, transkribieren, zusammenfassen, prüfen.
- Meetings mit KI aufzeichnenIn der Regel ja: Du darfst Meetings mit KI aufzeichnen, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Wie Protokolle Firmenwissen werdenProtokolle aus der Agendi KI APP fließen in die Corporate KI APP, damit Entscheidungen aus früheren Meetings per Frage mit Quellenangabe auffindbar sind.
Häufige Fragen
- Versteht die Agendi KI APP Dialekt und Schweizerdeutsch?Die Agendi KI APP transkribiert alle Dialekte, ob Vorarlbergerisch, Tirolerisch, Bairisch oder Schweizerdeutsch, und schreibt das Ergebnis als Hochdeutsch ins Protokoll.
- Wie kommt das Protokoll ins Firmenwissen?Im Paket PRO fließen freigegebene Protokolle der Agendi KI APP in die Corporate KI APP.
- Was ist der Unterschied zwischen BASIC, SMART und PRO?Die Pakete unterscheiden sich in der Zahl der User und darin, ob die Corporate KI APP dabei ist.
- Wo liegen meine Aufnahmen und Protokolle?Im Rechenzentrum in Vorarlberg oder auf kleiner Hardware in deinem eigenen Haus.
- Wie viel Aufwand ist die Einführung der Agendi KI APP?Überschaubar: eine Vorführung, die Einrichtung durch die MULTIMEDIAFABRIK, eine Schulung und auf Wunsch eine begleitete erste Sitzung.
- Wer hat Zugriff auf Aufnahmen und Protokolle?Deine User, je nach Berechtigung im Firmen-Account.
- Funktioniert die Agendi KI APP bei Online- und Hybrid-Meetings?Bei Online-Meetings in Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet nimmt ein Meeting-Bot teil, bei hybriden Sitzungen kommt ein Mikrofon im Raum dazu.
- Wie genau ist das Protokoll, und wer prüft es?Die KI liefert einen Entwurf, ein Mensch prüft und gibt frei.
- Darf man ein Meeting mit KI aufzeichnen?In der Regel ja, wenn alle Teilnehmenden vorher informiert sind und zustimmen.
- Kann die Agendi KI APP im eigenen Haus laufen?Die Agendi KI APP läuft auf Wunsch auf kleiner Hardware in deinem Serverraum oder Büro, die Aufnahmen verlassen dann das Gebäude nicht.
- Kann ich mit der Agendi KI APP auch unterwegs diktieren?Du sprichst Notizen und längere Texte am Handy ein, auch im Dialekt, und die KI macht daraus Text.
- Was ist ein Ergebnisprotokoll?Ein Ergebnisprotokoll hält nur die Ergebnisse einer Besprechung fest: Entscheidungen, Aufgaben und Termine.
- Darf eine Gemeinde Sitzungen der Gemeindevertretung aufzeichnen?In Vorarlberg ja: Ton- und Bildaufnahmen öffentlicher Sitzungen der Gemeindevertretung sind zulässig, wenn die Gemeindevertretung das beschließt.
- Wie schreibt man ein Protokoll mit KI?In vier Schritten: Besprechung aufnehmen, transkribieren lassen, von der KI zusammenfassen lassen, dann prüfen und freigeben.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir hören zu, denken mit und zeigen dir, was für dein Vorhaben wirklich Sinn ergibt.