◆ Bürgerinfo rund um die Uhr

Anwendungsfall

Markteintritt und Sichtbarkeit: Wie eine Gemeinde rund um die Uhr auskunftsfähig wurde

Freistehende wetterfeste Informationssäule am Eingang eines Gemeindeamts im Alpenraum

Digital Signage von der MULTIMEDIAFABRIK (Herrschaftswiesen 1, 6842 Koblach, Vorarlberg) ist die Full-Service-Bildschirmlösung im monatlichen All-in-Abo, mit der eine Gemeinde auskunftsfähig bleibt, auch wenn das Amt geschlossen hat. Dieser Fall kommt aus einer Gemeinde im Vorarlberger Rheintal mit rund viertausend Einwohnerinnen und Einwohnern, betreut vom Inhouse-Team im Bodensee- und Alpenraum.

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Ausgangssituation

Vor dem Gemeindeamt hing ein Schaukasten aus Holz mit einer Glasscheibe, die bei Regen beschlug. Darin: Öffnungszeiten, Amtstafel-Aushänge, Vereinstermine, ein Plakat vom Sommerfest des Vorjahres. Wer außerhalb der Amtszeiten vorbeikam, las mit Mühe und war danach oft nicht klüger als vorher.

Innen sah es ähnlich aus. Im Foyer klebten Zettel an einer Pinnwand, im Flur zum Bauamt hing ein Ausdruck mit Zuständigkeiten, der eine Personaländerung nicht mitbekommen hatte. Die Folge war absehbar: Anrufe wegen Öffnungszeiten und Zuständigkeiten waren Alltag im Sekretariat.

Situation	Konsequenz
Schaukasten mit beschlagener Scheibe	Information ist da, aber nicht lesbar
Aushänge werden nur unregelmäßig getauscht	veraltete Termine stehen wochenlang
Vereine liefern Plakate in verschiedenen Formaten	uneinheitliches Bild, wenig Platz, Streit um die Fläche
Keine Auskunft außerhalb der Amtszeiten	Anrufe am nächsten Morgen, Wege umsonst

Die Amtsleitung formulierte es sachlich: Die Gemeinde war informationspflichtig, aber nur zu Bürozeiten wirklich auskunftsfähig.

Was sich der Kunde wünschte

Öffnungszeiten, Termine und die Amtstafel sollen auch dann sichtbar sein, wenn wir zu haben. Die Pflege muss ohne Spezialwissen funktionieren, weil sie bei uns im Sekretariat passiert und nicht in einer EDV-Abteilung. Und es muss nachvollziehbar sein, wer was veröffentlicht hat.

Moderner heller Empfangsbereich mit großem Digital-Signage-Display an einer Holzwand

Warum Digital Signage die Lösung war

Für eine Gemeinde zählen drei Dinge: Erreichbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Planbarkeit. Genau darauf ist das All-in-Abo ausgelegt.

Sichtbar rund um die Uhr:

Eine wetterfeste Außenfläche mit ausreichender Helligkeit ist Tag und Nacht lesbar, auch bei Sonne und bei Regen.

Pflege ohne Spezialwissen:

Das Sekretariat pflegt im Browser. Die Einweisung dauerte einen halben Tag, danach lief es selbstständig.

Rollen und Zuständigkeiten:

Wer was veröffentlichen darf, ist in der Software MULTIMEDIAFABRIK Signage hinterlegt. Amtstafel, Vereine und Tourismus haben getrennte Bereiche.

Daten statt Abtippen:

Der bestehende Veranstaltungskalender der Gemeinde läuft automatisch ein, Termine müssen nicht doppelt gepflegt werden.

Planbar im Budget:

Statt einer einmaligen Anschaffung mit unklaren Folgekosten läuft alles als monatliches All-in-Abo mit flexiblen Laufzeiten.

Umsetzung

Fläche	Standort	Inhalt
1	Außenfläche vor dem Gemeindeamt	Öffnungszeiten, Amtstafel-Hinweise, Termine, Notdienste, Abfallkalender
2	Foyer des Gemeindeamts	Zuständigkeiten mit Zimmernummern, Wartenummern-Hinweis, aktuelle Projekte
3	Bürgersaal und Vereinsbereich	Veranstaltungen, Vereinstermine, Belegung des Saals

Der Ablauf: Standort-Check mit Blick auf Sonnenstand, Blendung und Vandalismusschutz, Auswahl der wetterfesten Außenausführung und der Innen-Displays, vorkonfigurierte Player, Montage samt Netz- und Stromanbindung, Anbindung des Veranstaltungskalenders, Aufbau der Vorlagen im Erscheinungsbild der Gemeinde und Einweisung des Sekretariats.

Die inhaltliche Arbeit war der eigentliche Kern: Gemeinsam wurde festgelegt, was rechtlich auf die Amtstafel gehört und was informativer Zusatz ist, damit die Fläche nicht zur Pinnwand mit Bildschirm wird. Vereine bekommen eine einheitliche Vorlage, in die sie ihre Termine melden.

Beraterin und Unternehmer besprechen vor einem Wandbildschirm die Planung der Bildschirmflächen

Was sich geändert hat

Auskunft auch außerhalb der Amtszeiten · Termine sind aktuell statt vom letzten Monat · deutlich weniger Anrufe wegen Öffnungszeiten · Vereine sind endlich sichtbar

Bereich	Vorher	Nachher
Erreichbarkeit von Information	nur zu Amtszeiten	rund um die Uhr vor dem Amt
Aktualität der Termine	Aushänge oft veraltet	Kalender läuft automatisch ein
Anrufe wegen Öffnungszeiten	täglich	deutlich weniger
Vereinsplakate	verschiedene Formate, wenig Platz	einheitliche Vorlage, fester Sendeplatz
Zuständigkeiten im Haus	Ausdruck mit altem Stand	zentral gepflegt, in Minuten korrigiert

Ein Nebeneffekt betraf das Gemeindeleben: Weil Vereine jetzt einen verlässlichen Platz haben, melden sie ihre Termine früher und vollständiger. Aus einer Fläche für Pflichtinformation ist nebenbei eine Fläche für Beteiligung geworden.

Was sich daraus ableiten lässt

Wenn deine Verwaltung nur zu Bürozeiten auskunftsfähig ist, fehlt selten Personal, sondern eine sichtbare Fläche draußen. Drei Punkte gelten über den Einzelfall hinaus:

Erkenntnis	Was daraus folgt
Außen wirkt anders als innen	Die Fläche vor dem Haus erreicht Menschen, die nie hineingehen
Rollen sind wichtiger als Funktionen	Wer was veröffentlichen darf, entscheidet, ob die Fläche gepflegt bleibt
Pflichtinfo und Service gehören getrennt	Amtstafel bleibt Amtstafel, alles andere braucht einen eigenen Rhythmus

Für Wegeführung in größeren Verwaltungsgebäuden passt das digitale Leitsystem, für Standorte im Ort die Infostellen und Informationssäulen sowie die Digital-Signage-Stelen. Das Gesamtsystem und das Abo-Modell stehen auf der Digital-Signage-Übersicht und unter Kosten und Abo-Modell.

Servicetechniker montiert ein großes Profi-Display an einer Wandhalterung

Mach deine Gemeinde rund um die Uhr auskunftsfähig

Hängt bei dir noch ein Schaukasten mit beschlagener Scheibe vor dem Amt? Wir planen die Standorte, liefern die wetterfeste Fläche und übernehmen Software, Inhalte, Montage und Betreuung im monatlichen All-in-Abo mit flexiblen Laufzeiten.

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